KIGO.CLOUD

Übersicht der E-Mail-Einstellungen

Die E-Mail-Einstellungen ermöglichen die Konfiguration des E-Mail-Versands aus dem System. Das System verwendet E-Mail für:

  • Versand von Rechnungen und Angeboten an Kunden.
  • Versand von Berichten an Benutzer.
  • Benachrichtigungen über Serviceangebote und -aufträge.

Zum Zugriff auf die Einstellungen gehen Sie zu Optionen → E-Mail-Einstellungen.

Art des E-Mail-Versands

Das System unterstützt zwei Versandmethoden:

  • KigoServer SMTP – E-Mails werden über den Kigo-Server versendet. Erfordert keine zusätzliche Konfiguration. Geeignet für Benutzer ohne eigenen Mailserver.
  • Eigener SMTP – verwenden Sie Ihren eigenen E-Mail-Server (z.B. Gmail, Outlook, eigene Domain). Erfordert die Eingabe von SMTP-Daten.

Wählen Sie die Option, die am besten zu Ihnen passt. Für einen professionelleren Eindruck empfehlen wir eigenes SMTP mit der E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens.

Konfiguration des eigenen SMTP

Wenn Sie eigenes SMTP wählen, müssen folgende Daten eingegeben werden:

  • Serveradresse (Host) – z.B. smtp.gmail.com oder mail.ihredomain.de
  • Port – am häufigsten 465 (SSL), 587 (TLS) oder 25 (ohne Verschlüsselung).
  • Sicherheit – wählen Sie SSL oder TLS je nach Ihrem Server.
  • Benutzername – Ihre E-Mail-Adresse oder Benutzername für die SMTP-Authentifizierung.
  • Passwort – Passwort für die SMTP-Authentifizierung (wird verschlüsselt in der Datenbank gespeichert).
  • Absender-E-Mail – Adresse, die als Absender angezeigt wird.
  • Absendername – Name, der neben der E-Mail-Adresse angezeigt wird (z.B. Firmenname).

E-Mail-Vorlagen

E-Mail-Vorlagen definieren das Erscheinungsbild und den Inhalt der E-Mails, die an Kunden gesendet werden. Zur Verwaltung der Vorlagen gehen Sie zu Optionen → E-Mail-Einstellungen. Jede Vorlage enthält:

  • E-Mail-Typ – für welchen Zweck (Rechnungen/Angebote, Berichte, Serviceangebote).
  • E-Mail-Betreff – Nachrichtentitel, den der Kunde sieht.
  • E-Mail-Inhalt – Nachrichtentext mit Variablen.
  • Sprache – für mehrsprachige Unterstützung können verschiedene Vorlagen pro Sprache erstellt werden.

Für jeden E-Mail-Typ und jede Sprache kann nur eine aktive Vorlage existieren.

Variablen in E-Mail-Vorlagen

Im Betreff und Inhalt der E-Mail können Sie Variablen einfügen, die automatisch ersetzt werden:

  • Firma: {LOGO}, {COMPANY_INFO}, {COMPANY_NAME}, {COMPANY_OIB}
  • Kunde: {CLIENT_NAME}, {CLIENT_ADDRESS}, {CLIENT_OIB}
  • Dokument: {DOCUMENT_NAME_AND_NUMBER}, {DOCUMENT_DATE}, {DOCUMENT_NUMBER}
  • Sonstiges: {ADDITIONAL_MESSAGE} – für eine zusätzliche Nachricht beim Versand.
Wenn Sie Gmail als SMTP-Server verwenden, müssen Sie möglicherweise ein "App-Passwort" in den Google-Einstellungen generieren, da Gmail die Anmeldung nur mit dem Kontopasswort für den SMTP-Zugriff nicht zulässt.

Integrationen