KIGO.CLOUD

Poznata situacija: kupac je u međuvremenu postao obrt

Kupac vam prvo zatraži ponudu kao fizička osoba pa ga tako i unesete u Kigo. Nakon nekog vremena otvori obrt ili tvrtku, ali to ne javi (ili se u gužvi zaboravi), a vi mu izdate račun kao i dosad. Budući da je na kartici i dalje označen kao fizička osoba, Kigo račun odredi kao F1, iako je za poslovni subjekt trebao biti F2. Najčešće se primijeti prekasno, pri zaključivanju mjeseca.

Kigo tu promjenu ne može sam prepoznati: otvaranje obrta događa se izvan aplikacije, a u Kigu i dalje stoji ono što je zadnje upisano. Zato točan tip upišete kad vam kupac javi da je postao obrt.

Ukratko: krivi račun stornirate onakav kakav jest, zatim promijenite kupca, pa opcijom Kopiraj napravite novi račun (da ne prepisujete stavke) – tip se tada sam osvježi na F2. Ako račun još nije fiskaliziran, dovoljno je promijeniti kupca i kliknuti Osvježi tip računa.

Po čemu Kigo odlučuje je li račun F1 ili F2

Tip računa ne birate ručno – Kigo ga sam odredi iz podataka na računu, prije svega prema tipu kupca i načinu plaćanja:

  • F1 – kupac je fizička osoba (B2C). Klasična maloprodaja, gotovinsko ili kartično plaćanje.
  • F2 – kupac je poslovni subjekt: tvrtka ili obrt (B2B), odnosno država i javna uprava (B2G), s ispravnim OIB-om, uz transakcijsko plaćanje (preko računa). Takav račun može ići i kao eRačun.
Za F2 nije dovoljno samo prebaciti kupca na B2B. Ako je OIB neispravan ili prazan, Kigo kupca automatski vrati na B2C i račun ostane F1. Isto tako, ako plaćanje nije transakcijsko (npr. gotovina), račun ostaje F1 bez obzira na tip kupca.

Kako ispraviti već izdani račun

Izdani (zaključen i fiskaliziran) račun ne smije se prepravljati. Zato se ispravak radi u nekoliko koraka: račun se prvo stornira, zatim se promijeni kupac, pa se opcijom Kopiraj napravi novi račun da ne prepisujete stavke ručno.

  1. Stornirajte krivi račun onakav kakav jest. Otvorite ga i kliknite Storno!. Ništa ne mijenjajte prije storna – račun se stornira točno kakav je izdan (kao original). Za storno je potrebno pravo storniranja.
  2. Promijenite kupca u poslovni subjekt. Otvorite karticu kupca (Klijenti → Partneri), u polju Tip klijenta odaberite B2B – Tvrtka / Pravna osoba i upišite ispravan OIB obrta, pa spremite.
  3. Upotrijebite opciju Kopiraj. Otvorite taj račun i u izborniku Ostale akcije kliknite Kopiraj.... Nastaje novi račun sa svim stavkama, pa ne morate ponovno prepisivati cijeli račun.
  4. Tip računa se sam osvježi. Budući da ste promijenili kupca, novom se računu tip odredi na temelju tipa klijenta i račun postane F2. Zaključite ga i po potrebi pošaljite kao eRačun.
Stari (krivi) račun ostaje storniran, a kupac dobiva novi račun s novim brojem. To je uobičajen i uredan postupak ispravka, a kupcu po potrebi objasnite da je prvi račun zamijenjen novim.

Ako račun još nije fiskaliziran: "Osvježi tip računa"

Ako je račun još "svjež" – nije fiskaliziran ni poslan kao eRačun – ne trebate ga stornirati ni kopirati. Dovoljno je da promijenite kupca (kao u koraku 2 gore) i zatim na računu, u izborniku Ostale akcije, kliknete Osvježi tip računa. Kigo ponovno odredi tip prema kupcu i račun postane F2 (prikaže se potvrda "Tip računa osvježen!").

Gumb Osvježi tip računa pojavljuje se samo dok račun nema JIR/ZKI i nije poslan kao eRačun. Ako ga na računu ne vidite, račun je već fiskaliziran ili poslan – tada vrijedi postupak sa storniranjem (gore).

Kako to izbjeći i lako uočiti ubuduće

  • Ažurirajte kupca odmah – čim vam javi da je otvorio obrt ili tvrtku, promijenite mu Tip klijenta na B2B i upišite OIB. Tada svi novi računi automatski idu kao F2 i nema ispravaka.
  • Pratite oznake na popisu računa – svaki račun ima oznaku F2 ili f1 (te NF za nefiskalizirano). Na prvi pogled vidite je li nešto otišlo krivo, što je posebno korisno pri zaključivanju mjeseca.
Ako često imate kupce koji iz fizičke osobe "prelaze" u obrt, uzmite si naviku da im prije izdavanja računa bacite pogled na Tip klijenta na kartici. Nekoliko sekundi provjere spašava storno kasnije.

Povezano

Cash register