Servisni modul – pregled

Servisni modul pokriva cjelokupan proces rada servisne radionice: od unosa vozila i postavljanja radnog vremena, preko prijema vozila i radnih naloga, do izdavanja ponuda i računa. Modul je namijenjen autoservisima, karoserijama, PDR radionicama, servisima mobilnih uređaja (GSM), vulkanizerima, auto-električarima i sličnim djelatnostima.

Dubinski članci:

• PDR – procjena šteta i tipovi cjenika – kompletno objašnjenje svih 4 tipa PDR cjenika (normativni, fiksni, promjenjiva satnica, cijena po udubini), matrica veličine × raspon udubina, modifikatori i prijenos u radni nalog.
• Online rezervacije (Booking modul) – javna stranica za rezervacije, konfiguracija radnog vremena, slotova, potvrđivanje rezervacija i pretvaranje u servis.

Tijek rada – od prvog kontakta do računa

Tipičan životni ciklus jednog servisa u sustavu izgleda ovako:

1. Narudžba / Rezervacija — klijent rezervira termin (preko javne booking stranice, telefonski ili dolaskom). Sustav kreira dokument tipa REZ (Rezervacija).
2. Prijem vozila (SV) — na dogovoreni termin vozilo dolazi u servis. Iz rezervacije se jednim klikom otvara dokument tipa SV (Servis) s prepisanim podacima.
3. Procjena i opis kvara — unose se stanje km, razina goriva, opis radova, slike vozila i oštećenja, dokumenti vozila.
4. Radni nalozi i stavke — iz odabrane vrste servisa sustav automatski dodaje normativne stavke (rad + dijelovi). Stavke se mogu ručno dodati, izmijeniti i brisati.
5. Ponuda (opcionalno) — ako servis zahtijeva odobrenje klijenta, iz prijema se generira ponuda i šalje klijentu. Status servisa prelazi u Čeka odobrenje.
6. Izvođenje radova — serviser mijenja status u Radovi u tijeku, po završetku u Radovi gotovi.
7. Izdavanje računa — iz radnog naloga generira se račun (fiskalizira se automatski ako je uključena fiskalizacija).
8. Završetak — servis se zaključava statusom Završeno, klijent prima obavijest da je vozilo gotovo.

Postavke servisa

Sve postavke modula nalaze se u izborniku Opcije → Postavke servisa. Postavke su po poslovnici – svaka poslovnica može imati drukčije radno vrijeme, trajanje slotova i industriju.

Servisne lokacije

Ako ste uključili opciju Koristi servisne lokacije, u izborniku Opcije → Servisne lokacije možete definirati do 20 fizičkih lokacija po poslovnici. Svaka lokacija ima:

Brisanje lokacije: Lokaciju nije moguće obrisati ako postoji bilo koji prijem vozila vezan za nju. U tom slučaju lokaciju postavite na neaktivno, čime se skriva iz novih unosa, a povijest ostaje netaknuta.

Vozila – master podaci

Vozilo (Opcije → Vozila ili direktno iz prijema) je središnji podatak servisa. Jedno vozilo ima jednog vlasnika (klijenta) i neograničen broj prijema tijekom životnog vijeka.

Polja vozila

Privremeni podaci vozila na prijemu

Pri brzom prijemu (npr. nepoznati klijent koji dolazi samo na pranje, jednom u životu) ne morate kreirati potpuni zapis o vozilu. U prijemu postoje privremena polja (reg. oznaka, marka, model, VIN) koja se spremaju izravno na dokument. Kad klijent postane redovan, iz tih podataka možete jednim klikom kreirati stvarni zapis vozila i vezati klijenta.

Vrste servisa i normativi

Vrste servisa (Opcije → Vrste servisa) su predlošci koji ubrzavaju prijem. Umjesto da svaki put ručno tipkate stavke, definirate "Redovni servis – zamjena ulja" jednom i kada ga odaberete na prijemu, sve stavke se automatski dodaju.

Polja vrste servisa

Kategorije naplate

Kategorija naplate određuje tko plaća servis i kako se prikazuje u izvještajima:

Načini obrade (workflow)

Normativi – "recept" servisa

Za svaku vrstu servisa možete definirati normative – popis artikala (rada, dijelova, potrošnog materijala) koji se automatski dodaju na prijem kada se ta vrsta servisa odabere.

Primjer: "Redovni servis – zamjena ulja"

• Usluga: Mehaničarski rad (norma) × 0,50 sati
• Artikl: Motorno ulje 5W-30 × 5 litara
• Artikl: Filter ulja OE-4152 × 1 kom
• Artikl: Brtva ispusnog čepa × 1 kom

Kada serviser odabere tu vrstu servisa na prijemu, sve četiri stavke se automatski dodaju u radni nalog s cijenama iz cjenika artikala. Serviser može ručno povećati/smanjiti količine, dodati stavke, ili ih ukloniti.

Prijem vozila – dokument

Prijem vozila je centralni dokument servisnog modula. Svi radni nalozi, ponude, slike, dokumenti i razgovori su vezani za jedan prijem.

Dvije vrste dokumenata

Svaki dokument ima svoj godišnji brojač po poslovnici – npr. SV-00001/2026 je prvi servisni prijem u 2026. godini u toj poslovnici.

Polja pri prijemu

Polja za osiguranje

Ako je kategorija naplate Osiguranje, otključavaju se dodatna polja:

• Osiguravajuće društvo – klijent koji je osiguravatelj.
• Podružnica osiguranja – lokalna podružnica.
• Broj police – broj osiguranja.
• Broj štete – interni broj prijave štete.

Ova polja se povuku automatski na ponudu i račun koji se izdaju osiguravajućem društvu.

Statusi prijema – kompletni ciklus

Status prijema se ručno mijenja kroz izbornik na vrhu detaljne stranice prijema. Svaki status prikazuje se različitom bojom u listi i kalendaru.

Ciklus rezervacije (REZ):

Ciklus servisa (SV):

Radni nalozi, ponude i računi

Iz jednog prijema se može generirati više dokumenata koji su povezani s tim prijemom:

Svi dokumenti dijele iste stavke. Ako na radnom nalogu promijenite količinu ulja s 5 na 6 litara, ta se promjena odražava i na ponudi i na računu.

Kalendar, slotovi i termini

Kalendar je vizualni prikaz svih rezervacija i prijema. Dostupan je u izborniku Servis → Kalendar.

Kako se generiraju slobodni termini

Sustav računa slobodne termine na osnovi:

1. Radnog vremena poslovnice – definirano u Postavkama programa za svaki dan u tjednu.
2. Pauze za ručak – iz postavki servisa.
3. Trajanja slota – npr. 30 min generira slotove 09:00, 09:30, 10:00…
4. Postojećih događaja – termini koji se preklapaju s već kreiranim prijemima i rezervacijama se označavaju kao zauzeti.
5. Trajanja vrste servisa – ako vrsta servisa traje 60 min, zauzima dva 30-minutna slota.

Aktivacija slot sustava

Slot sustav je opcionalan. Da se aktivira, potrebna su sva četiri preduvjeta:

• Postavljeno radno vrijeme u Postavkama programa
• Postavljeno trajanje slota u Postavkama servisa
• Postavljeno trajanje u vrsti servisa (ili u prijemu)
• (opcionalno) Pauza za ručak

Ako slot sustav nije aktivan, vrijeme termina se unosi slobodnim tekstom i ne provodi se kontrola preklapanja.

Cjenici u servisu

U servisnom modulu postoji nekoliko različitih sustava cijena koji zajedno određuju konačnu cijenu servisa. Važno je razumjeti koji kontrolira što.

Primjer izračuna cijene: zamjena ulja

Vrsta servisa: Redovni servis – zamjena ulja
Normativi (iz postavki vrste servisa):
  - Mehaničarski rad           × 0,50 h
  - Motorno ulje 5W-30          × 5 l
  - Filter ulja OE-4152         × 1 kom
  - Brtva ispusnog čepa         × 1 kom

Cijene iz cjenika artikala (prodajna bez PDV-a):
  - Mehaničarski rad           = 30,00 €/h
  - Motorno ulje 5W-30          = 8,00 €/l
  - Filter ulja OE-4152         = 12,00 €/kom
  - Brtva ispusnog čepa         = 1,50 €/kom

Izračun:
  0,50 × 30,00  =  15,00 €
  5 × 8,00      =  40,00 €
  1 × 12,00     =  12,00 €
  1 × 1,50      =   1,50 €
  -----------------------
  Ukupno VPC    =  68,50 €
  PDV 25%       =  17,13 €
  Ukupno MPC    =  85,63 €
    

Dokumenti i slike vozila

Uz svaki prijem možete dodati neograničen broj dokumenata i slika (fotografije kvarova, prometna, polica osiguranja, ovjerene izjave…).

• Kategorije dokumenata – definirate ih u Opcije → Kategorije dokumenata vozila (npr. "Prometna dozvola", "Slika kvara", "Polica osiguranja", "Ovjereni zapisnik").
• Drag & drop upload – jednostavno povučete datoteke u prozor.
• Upload s mobitela – direktno otvaranje kamere na mobilnim uređajima, bez pohrane u galeriju.
• Galerija slika – klik na sliku otvara preview s navigacijom.
• Povezivanje s PDR štetom – u PDR workflowu, slike se automatski vežu za konkretnu prijavu štete.

Nadzorna ploča (Dashboard) i izvještaji

Servisni dashboard daje pregled statusa svih aktivnih prijema:

• Brojači po statusu – koliko je u procjeni, u radu, čeka odobrenje, završeno danas…
• Trend otvaranja servisa – graf po danima, tjednima ili mjesecima.
• Najopterećeniji serviseri – tko trenutno ima najviše otvorenih naloga.
• Prosječno trajanje servisa – od prijema do završetka.
• Rasporedi po vrsti servisa – koliko ste redovnih, koliko garancijskih, koliko PDR popravaka imali u određenom razdoblju.
• Pretraga – globalna pretraga po broju dokumenta, reg. oznaci, VIN-u, klijentu, opisu radova.

Prava pristupa i preduvjeti

Servisni modul ima svoj skup ovlasti koje možete dodijeliti po djelatniku u Opcije → Tvrtka → Djelatnici → Prava pristupa:

• Pregled servisa – smije vidjeti listu i detalje prijema.
• Kreiranje prijema – smije otvoriti novi prijem.
• Uređivanje prijema – smije mijenjati postojeće prijeme.
• Brisanje prijema – smije obrisati (obično samo administratori).
• Izdavanje ponuda i računa – smije kreirati financijske dokumente.
• Pregled svih servisa vs. samo svojih – neki serviseri mogu vidjeti samo svoje naloge (scope filter).
• PDR procjene – smije raditi karoserijske procjene.
• PDR cjenici – smije mijenjati cjenike (obično administrator).
• Booking modul – smije potvrđivati online rezervacije.

Česta pitanja

Povezani članci

• PDR – procjena šteta i tipovi cjenika – sve o paintless dent repair procesu, 4 tipa cjenika i matrici izračuna.
• Online rezervacije (Booking modul) – javna stranica za rezervacije, konfiguracija i potvrđivanje termina.
• Grupe, Artikli i Usluge – kako postaviti cjenik artikala i usluga koji koristi servisni modul.
• CRM i klijenti – upravljanje bazom klijenata koji su vlasnici vozila.
• Opće postavke – globalna konfiguracija uključujući radno vrijeme poslovnice.