Online rezervacije (Booking modul)

Booking modul omogućuje klijentima da sami online rezerviraju termin bez potrebe za telefonskim pozivom ili dolaskom u servis. Klijent otvara javnu rezervacijsku stranicu (link dijelite preko web-a, Google-a, SMS-a…), popuni obrazac, odabere slobodan slot i potvrdi rezervaciju.

Booking modul je uparen sa servisnim modulom ali funkcionira kao zasebna jedinica – radi i bez PDR-a, i bez servisnog modula, ako koristite samo generičke usluge (npr. frizer, kozmetičar, trener). Ovaj članak pokriva oba slučaja.

Tijek rada – od klika klijenta do odrađenog servisa

1. Klijent otvori javni link – npr. https://app.kigo.cloud/booking/ABC-123-DEF. Stranica prikazuje vaše podatke (naziv, adresu, logo, boje), opis usluga i obrazac.
2. Klijent odabere uslugu i datum – za servis vozila: odabere vrstu servisa i datum. Za generičku uslugu: odabere zaposlenika i uslugu.
3. Sustav prikazuje slobodne termine – generirane iz konfiguracije radnog vremena minus postojeće rezervacije i kalendarski događaji.
4. Klijent popuni podatke – ime, prezime, e-mail, telefon, napomena, a za vozilo: marka, model, godina, VIN, reg. oznaka, km.
5. Klijent pošalje rezervaciju – spremi se u bazu sa statusom Na čekanju. Klijent prima e-mail potvrde.
6. Admin dobiva obavijest – e-mail na definiranu adresu + notifikacija u sučelju.
7. Admin potvrđuje rezervaciju – u Booking → Rezervacije. Status postaje Potvrđeno. Klijent prima drugu e-mail obavijest o potvrdi.
8. Automatska napomena klijentu – X sati prije termina sustav automatski šalje podsjetnik e-mailom.
9. Dolazak u servis – iz booking rezervacije jednim klikom kreirate prijem vozila (ili je to već učinjeno automatski ako ste tako postavili).
10. Izvršavanje servisa – nastavak po klasičnom servisnom tijeku rada, kao što je opisano u glavnom servisnom članku.
11. Zatvaranje – rezervacija se označava kao Završeno, ili u slučaju da klijent nije došao, Nije se pojavio/la.

Konfiguracija booking modula

Otvorite Booking → Postavke. Postavke su po poslovnici (i po servisnoj lokaciji, ako koristite multi-lokaciju).

Osnovne postavke

Slotovi i kapacitet

Radno vrijeme (po danu u tjednu)

Za svaki dan u tjednu unosite raspon radnog vremena u formatu HH:MM-HH:MM. Ako dan nije radni, ostavljate prazno.

Pauza za ručak – dodatno polje u formatu HH:MM-HH:MM (npr. 12:00-13:00) koji se primjenjuje na sve dane. Termini unutar pauze se ne generiraju.

Podsjetnici i obavijesti

Podaci o lokaciji (override)

Ako želite da se na javnoj booking stranici prikažu drugi podaci od onih u općim postavkama poslovnice (npr. druga adresa, druga mapa), unosite ih ovdje:

• Naziv lokacije – opcionalni override
• Adresa lokacije – opcionalni override
• Google Maps URL – opcionalni override (ako je prazno, auto-generira se iz naziva + adrese)

Kako se generiraju slobodni termini

Slotovi se u realnom vremenu računaju na sljedeći način:

1. Provjera dana u tjednu – ako za taj dan nije definirano radno vrijeme, nema slotova.
2. Provjera blokiranog datuma – postoji lista ručno blokiranih datuma (praznici, kolektivni dopust). Blokirani dan = nema slotova.
3. Učitavanje radnog vremena – npr. 08:00-16:00 za ponedjeljak.
4. Generiranje slotova – u koracima od Trajanje slota (npr. 30 min): 08:00, 08:30, 09:00, 09:30, …
5. Preskakanje pauze za ručak – slotovi koji se preklapaju s pauzom se ne generiraju (npr. 12:00, 12:30 se preskaču ako je pauza 12:00-13:00).
6. Provjera postojećih rezervacija – sustav broji koliko rezervacija već postoji za svaki slot. Ako je broj jednak Max. rezervacija po slotu, slot je pun.
7. Provjera servisnih događaja – slotovi koji se preklapaju s već kreiranim servisnim prijemima (iz servisnog modula) se označavaju kao zauzeti. Ovo omogućuje da se booking i ručno kreirani servisi ne sudaraju.
8. Provjera min. sati unaprijed – slotovi koji su manje od min_sati_unaprijed u budućnosti se prikazuju ali kao nedostupni (ili se uopće ne prikazuju).

Slotovi po zaposleniku (generičke usluge)

Za tip rezervacije Generička usluga, slotovi se računaju po zaposleniku. Svaki zaposlenik ima svoj vlastiti "kanal" slobodnih termina. Klijent prvo odabere zaposlenika i uslugu, pa tek onda vidi slobodne termine tog zaposlenika. Ovo je korisno za kozmetičarske salone, frizere, privatne liječnike i slične djelatnosti.

Usluge u bookingu

Servis vozila

Kada je vrsta bookinga Servis vozila, popis usluga koje klijent vidi dolazi iz Vrsta servisa. U Booking → Usluge možete odabrati koje vrste servisa su vidljive na javnoj stranici i u kojem redoslijedu. Možete npr. sakriti "Interni servis" ili "Tvornički opoziv" koje nisu za kupce.

Trajanje termina se povlači iz polja Trajanje (min) u vrsti servisa (npr. "Zamjena ulja" = 60 min, "Diagnosis" = 30 min). Sustav onda blokira odgovarajući broj 30-minutnih slotova u kalendaru.

Generičke usluge (Bookable service)

Kada je vrsta bookinga Generička usluga, umjesto vrsta servisa definirate vlastite usluge u Booking → Generičke usluge. Polja:

Klijent može u istoj rezervaciji odabrati više generičkih usluga (npr. "šišanje + brijanje"). Sustav zbraja trajanje i blokira odgovarajuće slotove.

Blokirani datumi

U Booking → Blokirani datumi definirate datume kada klijenti ne mogu rezervirati termin, bez obzira na postavke radnog vremena:

• Državni praznici (Božić, Nova godina, Dan državnosti…)
• Kolektivni godišnji odmor (npr. 1-15 kolovoza)
• Pojedinačni dani bez rada (liječnički pregled, seminar, kvar uređaja)

Blokirani datumi se prikazuju klijentu kao sivi/nedostupni u kalendaru.

Statusi rezervacija

Svaka rezervacija prolazi kroz jedan od sljedećih statusa:

E-mail obavijesti

Booking modul automatski šalje sljedeće e-mailove:

Javni URL i kako ga dijeliti

Svaka poslovnica ima jedinstveni UUID (univerzalni identifikator) koji tvori javni booking URL:

https://app.kigo.cloud/booking/[UUID-POSLOVNICE]
    

Kako doći do linka:

1. Otvorite Booking → Postavke.
2. Na vrhu je prikazan Javni link s gumbom za kopiranje.
3. Kopirajte i podijelite:
   • Na vašoj web stranici kao gumb "Rezerviraj termin".
   • U Google My Business profilu (Moj posao → Rezervacije).
   • Na Facebook i Instagram biografiji.
   • U email potpisu.
   • Preko QR koda na vizitkama, na recepciji, na svjetlećim natpisima.
   • Kao SMS link nakon poziva.

Sigurnost i spam zaštita

Javna booking stranica je otvorena za sve – pa je zaštita od spam rezervacija važna. Sustav implementira:

• Rate limiting po IP-u – jedna IP adresa ne može napraviti desetke rezervacija u minuti.
• Validacija e-maila – format se provjerava, te se povremeno (opcionalno) šalje verifikacija.
• Min. sati unaprijed – sprječava last-minute troll rezervacije.
• Podaci za trag – sustav bilježi IP adresu i user agent za svaku rezervaciju (za reviziju).
• Ručno potvrđivanje – ako ne koristite auto-potvrdu, admin pregleda svaku rezervaciju prije nego što postaje aktivna.

Prava pristupa

Booking modul zahtijeva sljedeća prava za zaposlenike:

• Booking – postavke – samo admin obično, za izmjenu javne stranice, radnog vremena i predložaka.
• Booking – pregled rezervacija – tko smije vidjeti listu pristiglih rezervacija.
• Booking – potvrđivanje / odbijanje – tko smije mijenjati status (potvrditi, odbiti, otkazati).
• Booking – samo svoje – djelatnik vidi samo rezervacije gdje je on dodijeljen kao zaposlenik (za generičke usluge).

Česta pitanja

Povezani članci

• Servisni modul – potpuni vodič – glavni članak, kontekst za cjelokupan servisni modul.
• PDR – procjena šteta i cjenici – za PDR rezervacije.
• Opće postavke – globalna konfiguracija, uključujući radno vrijeme.