Inventura - postupak korak po korak

Inventura je postupak fizickog prebrojavanja robe na skladistu i usporedba sa stanjem u Kigo sustavu. Ovaj vodic opisuje kompletan postupak od pripreme do zavrsnog knjizenja razlika.

Korak 1: Priprema prije inventure

Prije pokretanja inventure preporucamo sljedece:

• Zavrsite sve otvorene primke - provjerite da su sve zaprimljene robe unesene u sustav kako bi stanje u Kigo bilo azurno.
• Zavrsite sve izdane racune - pobrinite se da su svi prodani artikli fakturirani kako stanje skladista ne bi bilo netocno.
• Odaberite pravo skladiste - ako imate vise skladista, inventura se provodi za svako skladiste zasebno.
• Pripremite popis za brojanje - mozete izvesti trenutno stanje u Excel (Spremi kao Excel) i koristiti ga kao podlogu za fizicko prebrojavanje.
• Odaberite datum - inventura biljezi stanje na odredjeni datum. Uobicajeno se radi na kraju mjeseca ili godine.

Korak 2: Kreiranje inventurne liste

Otvorite Skladiste → Inventura → Inventurne liste → Nova inventurna lista.

1. Pregledajte stanje skladista - koristite filtere za datum, kategoriju, artikle bez stanja 0, sifru i poredak.
2. Kliknite Prikazi da vidite trenutno stanje artikala na skladistu.
3. Provjerite da su prikazani svi artikli koje zelite popisati.
4. Popunite polja: Datum, Opis (npr. "Godisnja inventura") i Skladiste.
5. Kliknite Spremi - sustav kreira inventurnu listu i automatski preuzima sve prikazane artikle s trenutnim stanjem.

Korak 3: Fizicko prebrojavanje i unos stanja

Nakon kreiranja, inventura ima status Otvorena. Sada provedite fizicko prebrojavanje:

1. Otvorite inventurnu listu (kliknite na nju u popisu).
2. Za svaki artikl kliknite na polje Inv. stanje ili ikonu olovke.
3. Unesite stvarno prebrojano stanje.
4. Pritisnite Enter za spremanje - sustav automatski sprema promjenu.
5. Koristite polje za pretragu za brzo pronalazenje artikala po nazivu, sifri ili barkodu.

Korisni gumbi tijekom brojavnja:

• Postavi sve na 0 - ako zelite krenuti od nule i unositi samo prebrojane artikle. Idealno za manja skladista gdje je brze unijeti samo ono sto postoji.
• Resetiraj Inv. Stanje - vraca sva inventurna stanja na vrijednosti iz sustava. Koristite ako zelite poceti ispocetka.
• Dodaj sve artikle koji nisu na listi - dodaje artikle koji nisu bili na skladistu u trenutku kreiranja, ali su u medjuvremenu dodani u sustav.

Korak 4: Zatvaranje inventure

Kada ste zavrsili s prebrojavanjem i provjerili sve unesene kolicine:

1. Pregledajte listu - redovi oznaceni zuto pokazuju razlike izmedju stanja u sustavu i inventurnog stanja.
2. Na dnu stranice kliknite zeleni gumb Zatvori.
3. Status inventure mijenja se u Zatvorena.

Nakon zatvaranja ne mozete vise mijenjati inventurna stanja. Ako trebate ispraviti gresku, koristite gumb Otvori za ponovno otvaranje.

Korak 5: Obrada razlika (visak i manjak)

Nakon zatvaranja, na dnu stranice pojavljuju se gumbi za obradu razlika. Odaberite odgovarajucu opciju:

• Napravi inventurnu primku - kreira standardnu primku s razlikama. Prebacuju se samo artikli kod kojih postoji razlika.
• Napravi inv.visak (tip IV) - za artikle kojih imate vise nego sto sustav pokazuje. Primjer: sustav kaze 8 kom, prebrojili ste 10 kom → visak 2 kom. Visak povecava stanje na skladistu.
• Napravi inv.manjak (tip IM) - za artikle kojih imate manje nego sto sustav pokazuje. Primjer: sustav kaze 8 kom, prebrojili ste 6 kom → manjak 2 kom. Manjak smanjuje stanje na skladistu.

Ispis i izvoz

U bilo kojem trenutku mozete:

• Printaj A4 - ispis inventurne liste na A4 formatu za arhivu ili potpis (dostupno na desktopu).
• Spremi kao Excel - izvoz u Excel za detaljnu analizu, usporedbu ili arhiviranje.

Najbolje prakse i savjeti

• Radite inventuru u vrijeme najmanje aktivnosti - idealno izvan radnog vremena ili na kraju radnog dana, kada nema prodaje.
• Koristite strategiju "postavi na 0" za mala skladista - postavite sve na 0, zatim unosite samo ono sto prebrojite.
• Koristite strategiju "samo razlike" za velika skladista - ostavite sve na trenutnom stanju, zatim mijenjajte samo artikle gdje uocite razliku.
• Inventuru radite redovito - preporuca se barem jednom godisnje, idealno na kraju poslovne godine prije zatvaranja.
• Provjerite sve primke i racune prije inventure kako bi stanje u sustavu bilo azurno.
• Izvezite u Excel prije zatvaranja za sigurnosnu kopiju podataka.
• Odvojite visak od manjka - ako imate i viskove i manjkove, mozete kreirati zasebne dokumente za svaki tip.
• Pazite na arhivski nacin - u arhivskom nacinu (pregledavanje prethodnih godina) nije moguce mijenjati inventurna stanja niti zatvarati inventure.