Was ist eine Anzahlungsrechnung?

Die Anzahlungsrechnung ist eine fiskalisierte Rechnung, die ausgestellt wird, wenn der Käufer im Voraus einen Teil oder den gesamten Betrag für Waren oder Dienstleistungen bezahlt, die noch nicht geliefert wurden. In Kroatien ist sie gesetzlich vorgeschrieben, wenn eine Zahlung vor der Lieferung eingeht.

Typische Anwendungsszenarien:

• Kaution/Anzahlung – der Käufer zahlt einen Teil des Betrags im Voraus als Sicherheit für eine zukünftige Lieferung
• Anzahlung für Sonderanfertigung – die Ware wird erst nach Zahlungseingang bestellt
• Anzahlung für Dienstleistung – die Dienstleistung wird nachträglich erbracht, die Zahlung erfolgt im Voraus (z.B. Bauwesen, Beratung)
• Teilzahlung – der Käufer zahlt 30-50% im Voraus, den Rest nach Abschluss der Arbeit

Gemäß kroatischen Vorschriften entsteht bei Erhalt einer Anzahlung die MwSt.-Pflicht, daher muss die Anzahlungsrechnung eine korrekte Steuerberechnung enthalten. Bei der Lieferung wird eine Schlussrechnung ausgestellt, auf der der Betrag der zuvor geleisteten Anzahlung abgezogen wird.

Möglichkeiten zur Erstellung einer Anzahlungsrechnung

Kigo bietet drei Möglichkeiten zur Erstellung einer Anzahlungsrechnung:

1. Neue Anzahlungsrechnung aus dem Hauptmenü

Öffnen Sie im Hauptmenü Verkauf → Neue Anzahlungsrechnung. Das System erstellt automatisch eine leere Rechnung mit dem speziellen Artikel "Anzahlung" (Dienstleistung vom Typ Anzahlung). Die Rechnung erhält eine interne Nummer und die Anzahlungskennzeichnung.

Auf der neuen Rechnung können Sie:

• Den Anzahlungsbetrag ändern (bearbeiten Sie den Preis der Position "Anzahlung")
• Einen Kunden hinzufügen
• Einen Mitarbeiter auswählen
• Eine Anmerkung eingeben

Die Zahlungsart wird automatisch auf Überweisung gesetzt, kann aber geändert werden.

2. Anzahlungsrechnung aus Angebot oder Kundenbestellung

Öffnen Sie ein abgeschlossenes Angebot oder eine Kundenbestellung, klicken Sie auf das Menü Weitere Aktionen und wählen Sie Anzahlungsrechnung erstellen.

Das System dann:

• Erstellt eine neue Rechnung vom Typ Anzahlung
• Übernimmt den Kunden aus dem Quelldokument
• Setzt eine Verknüpfung zum Quelldokument und teilt dieselbe interne Nummer, die alle Dokumente in der Kette verbindet
• Fügt in der Anmerkung eine Referenz zum Quelldokument hinzu (z.B. "Bezogen auf Angebot: PO-00123")
• Fügt den Artikel "Anzahlung" mit einem voreingestellten Betrag hinzu – bearbeiten Sie den Betrag gemäß der Vereinbarung mit dem Käufer

3. Bestehende Rechnung in Anzahlungsrechnung umwandeln

Wenn Sie bereits eine reguläre Rechnung ausgestellt haben und nachträglich feststellen, dass es eigentlich eine Anzahlungsrechnung hätte sein sollen, öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie auf Weitere Aktionen → In Anzahlungsrechnung umwandeln. Diese Option ist nur für reguläre Rechnungen (nicht bereits Anzahlungsrechnungen) mit dem Status abgeschlossen oder storniert verfügbar.

Das System setzt die Anzahlungskennzeichnung auf diese Rechnung, ohne ein neues Dokument zu erstellen.

Was passiert technisch bei der Erstellung einer Anzahlung?

Wenn Kigo eine Anzahlungsrechnung erstellt, laufen im Hintergrund folgende Schritte ab:

1. Es wird ein neues Dokument vom Typ Rechnung mit der Hilfskennzeichnung ANZAHLUNG erstellt
2. Das System sucht einen Artikel mit dem speziellen Typ "Anzahlung". Wenn keiner vorhanden ist, wird er automatisch unter dem Namen "Anzahlung" mit 25% MwSt. erstellt
3. Dieser Artikel wird als einzige Position der Rechnung mit Menge 1 hinzugefügt
4. Wenn die Anzahlung aus einem Angebot/einer Bestellung erstellt wurde, werden Verknüpfungen gesetzt:
   • Direkte Verknüpfung – verbindet die Anzahlung mit dem Quelldokument
   • Interne Nummer – gemeinsame Nummer, die alle Dokumente in der Kette verbindet (Angebot → Anzahlung → Storno → Schlussrechnung)
5. Die Rechnung wird im Editor geöffnet und Sie können den Anzahlungsbetrag anpassen, eine Anmerkung hinzufügen usw.

Erstellung der Schlussrechnung aus der Anzahlung

Wenn die Ware/Dienstleistung geliefert wurde, muss eine Schlussrechnung ausgestellt werden. Dieser Prozess hat mehrere Wege:

Weg A: Schlussrechnung aus aktiver (abgeschlossener) Anzahlung

Öffnen Sie die Anzahlungsrechnung in der Rechnungsübersicht. Am unteren Rand wird die Schaltfläche Schlussrechnung erstellen angezeigt.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche – ein Bestätigungsdialog öffnet sich
2. Wenn Sie mehrere aktive Mitarbeiter haben, geben Sie die PIN des Mitarbeiters ein, der die Aktion ausführt
3. Das System automatisch:
   • Storniert die Anzahlungsrechnung (erstellt ein Stornodokument mit negativen Beträgen)
   • Wenn mehrere Anzahlungen mit derselben internen Nummer existieren, storniert alle abgeschlossenen Anzahlungen der Gruppe – einschließlich Anzahlungen aus dem Vorjahr
   • Erstellt eine neue Rechnung mit der Kennzeichnung der Schlussrechnung aus der Anzahlung
   • Wenn die Anzahlung mit einem Angebot verknüpft war, übernimmt alle Positionen aus dem Angebot in die Schlussrechnung
   • Trägt in der Anmerkung Referenzen zu allen stornierten Anzahlungen und deren Stornodokumenten ein
4. Der Editor öffnet sich mit der neuen Schlussrechnung – fügen Sie Positionen hinzu/bearbeiten Sie sie und schließen Sie die Rechnung ab

Weg B: Schlussrechnung aus stornierter Anzahlung

Wenn die Anzahlung bereits storniert wurde (z.B. manuell oder aus einem anderen Grund), öffnen Sie das Stornodokument der Anzahlung. Die Schaltfläche Schlussrechnung erstellen ist auf dem Stornodokument verfügbar.

Das System dann:

• Sucht die originale Anzahlung über die direkte Verknüpfung oder über die interne Nummer
• Wenn die originale Anzahlung im Vorjahr (Archiv) liegt, durchsucht das System automatisch die Archivtabelle
• Erstellt die Schlussrechnung unter Verwendung der Daten aus der originalen Anzahlung

Weg C: Schlussrechnung aus dem Angebot (neu)

Bei einem Angebot, das verknüpfte Anzahlungen hat, wird eine Schaltfläche Schlussrechnung erstellen angezeigt (in der Archivansicht: Schlussrechnung im [laufendes Jahr] erstellen). Beim Klicken öffnet sich ein detaillierter Vorschau-Dialog mit folgenden Informationen:

• Angebotsbetrag – der Gesamtwert des Angebots
• Liste aller Anzahlungen – aktive (abgeschlossene) und bereits stornierte, mit Beträgen
• Was storniert wird – Liste der aktiven Anzahlungen, die automatisch storniert werden
• Noch zu zahlen – die Differenz zwischen Angebot und Summe der geleisteten Anzahlungen

Nach der Bestätigung (und Eingabe der Mitarbeiter-PIN, falls mehrere Mitarbeiter vorhanden sind) storniert das System die aktiven Anzahlungen automatisch und erstellt die Schlussrechnung mit allen Positionen aus dem Angebot.

Anzeige der Anzahlung auf der Schlussrechnung

Wenn die Schlussrechnung aus einer Anzahlung erstellt wurde, zeigt das System automatisch spezielle Zeilen am unteren Rand der Rechnung an:

• Für jede Anzahlung, die mit derselben internen Nummer verknüpft war, wird eine Zeile "Anzahlung (RECHNUNGSNR.)" mit negativem Betrag angezeigt
• Wenn die Anzahlung aus dem Vorjahr stammt, wird das Jahr an die Rechnungsnummer angehängt (z.B. "Anzahlung (RN-00045/2025)")
• Am Ende wird eine Zeile "Gesamtbetrag zu zahlen" mit dem um alle Anzahlungen reduzierten Betrag angezeigt

Beispiel für zwei Anzahlungen von 500,00 EUR (eine aus dem Vorjahr) und eine Schlussrechnung von 2.000,00 EUR:

Diese Beträge werden automatisch berechnet, indem alle Anzahlungen mit derselben internen Nummer durchsucht werden, die den Status Abgeschlossen oder Storniert haben – einschließlich Anzahlungen aus dem Vorjahr (Archiv).

Mehrfache Anzahlungen für eine Schlussrechnung

Kigo unterstützt mehrere Anzahlungsrechnungen, die mit derselben Schlussrechnung verknüpft sind. Dies ist nützlich, wenn der Käufer in mehreren Raten vor der Lieferung zahlt.

So funktioniert es:

1. Erstellen Sie aus demselben Angebot oder derselben Bestellung mehrere Anzahlungsrechnungen – jede erhält dieselbe interne Nummer
2. Bei der Erstellung der Schlussrechnung durchsucht das System alle Anzahlungen mit derselben internen Nummer, die den Status Abgeschlossen oder Storniert haben – in beiden Tabellen (laufendes Jahr und Vorjahresarchiv)
3. Alle gefundenen Anzahlungen werden automatisch storniert (falls noch nicht geschehen)
4. Auf der Schlussrechnung wird jede Anzahlung als separate Abzugszeile angezeigt
5. In der Anmerkung der Schlussrechnung werden Referenzen zu allen Anzahlungen und deren Stornodokumenten eingetragen

Storno der Anzahlungsrechnung

Eine Anzahlungsrechnung kann auf mehrere Arten storniert werden:

1. Automatisches Storno (bei Erstellung der Schlussrechnung)

Wenn Sie auf Schlussrechnung erstellen klicken, storniert das System die Anzahlung automatisch. Ein manuelles Storno ist nicht erforderlich und sollte nicht vor der Erstellung der Schlussrechnung durchgeführt werden.

2. Storno als Fehler

Wenn die Anzahlungsrechnung mit dem falschen Betrag oder dem falschen Kunden ausgestellt wurde, verwenden Sie die Option Weitere Aktionen → Als Fehler stornieren!. Diese Option ist besonders, weil:

• In der Storno-Anmerkung wird "STORNO (ALS FEHLER) VON: ..." anstelle des üblichen "STORNO VON: ..." eingetragen
• Die interne Nummer wird neu generiert bei der originalen Anzahlung – damit wird die Verknüpfung mit anderen Dokumenten in der Kette (Angebot, Bestellung) getrennt. Dies verhindert, dass die fehlerhafte Anzahlung die zukünftige Schlussrechnung beeinflusst
• Die Option ist nur bei abgeschlossenen Anzahlungsrechnungen verfügbar und nicht bei regulären Rechnungen sichtbar

3. Storno der Anzahlung aus dem Archiv ins laufende Jahr

Wenn Sie eine Anzahlungsrechnung in der Archivansicht (Vorjahr) betrachten, zeigt das Menü Weitere Aktionen zwei Optionen:

• Anzahlung im [laufendes Jahr] stornieren – Standard-Storno, behält die interne Nummer und Verknüpfungen bei
• Anzahlung als Fehler im [laufendes Jahr] stornieren – trennt alle Verknüpfungen mit der Kette

Beide Optionen erstellen das Stornodokument im laufenden Jahr, während die originale Anzahlung im Archiv den Status "Storniert" erhält.

Felder und Kennzeichnungen spezifisch für Anzahlungsrechnungen

Anzahlungsrechnungen verwenden mehrere spezielle Felder, die sie von regulären Rechnungen unterscheiden:

Die interne Nummer (internal_number) ist ein gemeinsamer Identifikator, der alle Dokumente in der Anzahlungskette verbindet: Angebot, Bestellung, eine oder mehrere Anzahlungen, Stornos und Schlussrechnung. Dank dieser Nummer kann das System alle verknüpften Dokumente finden und die Anzahlungsbeträge auf der Schlussrechnung automatisch berechnen – auch wenn die Dokumente über mehrere Jahre verteilt sind.

Die Verknüpfung zwischen Dokumenten (parent_id_pos) ermöglicht die direkte Verbindung und Navigation – durch Klick auf die Dokumentnummer in der Übersicht der verknüpften Dokumente können Sie zu jedem Dokument in der Kette wechseln.

Jahreswechsel: Anzahlung in einem Jahr, Schlussrechnung im anderen

Häufiges Szenario: Die Anzahlung wird im Dezember ausgestellt, die Schlussrechnung im Januar des Folgejahres. Kigo unterstützt dieses Szenario vollständig mit automatischer jahresübergreifender Suche.

Automatische jahresübergreifende Anzahlungssuche

Bei der Erstellung der Schlussrechnung durchsucht das System automatisch beide Tabellen – das laufende Jahr und das Vorjahresarchiv – nach interner Nummer. Das bedeutet:

• Anzahlungen aus dem Vorjahr werden automatisch gefunden und in Bestätigungsdialogen angezeigt
• Jede gefundene Anzahlung trägt eine Jahreskennzeichnung, die ihre Herkunft anzeigt (z.B. RN-00045/2025)
• Das Stornieren einer Anzahlung aus dem Vorjahr erstellt das Stornodokument im laufenden Jahr
• Auf der Schlussrechnung, im Druck und in der eRechnung werden Anzahlungen aus beiden Jahren korrekt angezeigt

Erstellung der Anzahlung aus dem Archiv in das laufende Jahr

Wenn Sie sich in der Archivansicht befinden (Ansicht des Vorjahres), erscheint bei Angeboten die Option Weitere Aktionen → Anzahlung im [laufendes Jahr] erstellen.

Diese Aktion:

• Deaktiviert die Archivansicht und kehrt zum laufenden Jahr zurück
• Liest Daten aus dem Archivdokument (Angebot aus dem Vorjahr)
• Erstellt eine Anzahlungsrechnung im laufenden Jahr mit Verknüpfung zum Archivdokument
• Trägt in der Anmerkung eine Referenz zum Quelldokument mit Jahreskennzeichnung ein (z.B. "Bezogen auf Angebot: PO-00123/2025")

Schlussrechnung aus einem Angebot im Archiv

Bei einem Angebot in der Archivansicht, das verknüpfte Anzahlungen hat, wird die Schaltfläche Schlussrechnung im [laufendes Jahr] erstellen angezeigt. Der Bestätigungsdialog zeigt alle Anzahlungen aus beiden Jahren. Die Schlussrechnung wird im laufenden Jahr mit den Positionen aus dem Angebot erstellt.

Storno der Anzahlung aus dem Archiv

Bei einer Anzahlungsrechnung im Archiv stehen im Menü Weitere Aktionen die Optionen Anzahlung im [laufendes Jahr] stornieren und Anzahlung als Fehler im [laufendes Jahr] stornieren zur Verfügung.

MwSt.-Abrechnung bei Anzahlung und Schlussrechnung

Die MwSt. auf die Anzahlungsrechnung wird zum Zeitpunkt des Erhalts der Anzahlung berechnet. Der Artikel "Anzahlung", den das System automatisch erstellt, hat einen MwSt.-Satz von 25%.

Bei der Schlussrechnung:

• Die Schlussrechnung enthält den Gesamtwert der Lieferung mit vollständiger MwSt.-Berechnung
• Auf der Rechnung werden Abzüge für jede zuvor geleistete Anzahlung angezeigt
• Wenn die Schlussrechnung aus einem Angebot des Vorjahres erstellt wurde (Jahreswechsel), wird in der Anmerkung automatisch eine detaillierte MwSt.-Abrechnung eingetragen:
  • Anzahlungsbetrag ohne MwSt.
  • MwSt.-Differenz zwischen Schlussrechnung und Anzahlung
  • Gesamter Anzahlungsbetrag
  • Endgültiger Zahlungsbetrag

Vollständiger Workflow: Vom Angebot zur Schlussrechnung

Hier ein typisches Szenario Schritt für Schritt:

1. Erstellen Sie ein Angebot mit einer vollständigen Positionsliste und schließen Sie es ab
2. Klicken Sie im Angebot auf Weitere Aktionen → Anzahlungsrechnung erstellen
3. Bearbeiten Sie den Anzahlungsbetrag (z.B. 30% des Gesamtangebots) und schließen/fiskalisieren Sie die Anzahlung
4. Wiederholen Sie bei Bedarf Schritt 2-3 für weitere Anzahlungen (z.B. zweite Rate)
5. Wenn die Ware/Dienstleistung geliefert wurde, öffnen Sie das Angebot oder die Anzahlungsrechnung
6. Klicken Sie auf Schlussrechnung erstellen – ein Dialog öffnet sich mit einer Vorschau aller Anzahlungen, der zu stornierenden Beträge und dem verbleibenden Zahlungsbetrag
7. Geben Sie die Mitarbeiter-PIN ein (falls erforderlich) und bestätigen Sie
8. Das System storniert automatisch alle aktiven Anzahlungen (einschließlich aus dem Vorjahr) und erstellt die Schlussrechnung
9. Die Positionen aus dem Angebot sind bereits in der Schlussrechnung übernommen – prüfen Sie sie und bearbeiten Sie sie bei Bedarf
10. Schließen und fiskalisieren Sie die Schlussrechnung

Alle Dokumente (Angebot, Anzahlungen, Stornos, Schlussrechnung) bleiben verknüpft und sind im Reiter Verknüpfte Dokumente in der Ansicht jedes Dokuments der Kette sichtbar.

Szenario mit Jahreswechsel

1. Im Dezember 2025: Erstellen Sie ein Angebot und eine oder mehrere Anzahlungen, fiskalisieren Sie diese
2. Führen Sie den Jahreswechsel durch (Archivierung)
3. Im Januar 2026: Öffnen Sie das Archiv, finden Sie das Angebot aus 2025
4. Erstellen Sie bei Bedarf eine zusätzliche Anzahlung: Weitere Aktionen → Anzahlung im 2026 erstellen
5. Klicken Sie auf Schlussrechnung im 2026 erstellen beim Angebot – der Dialog zeigt alle Anzahlungen aus 2025 und 2026
6. Bestätigen Sie – das System storniert alle aktiven Anzahlungen und erstellt die Schlussrechnung in 2026 mit den Positionen aus dem Angebot

Häufig gestellte Fragen

Kann ich eine Anzahlungsrechnung nach dem Abschluss bearbeiten?

Ja, wie bei jeder anderen Rechnung können Sie die Option Weitere Aktionen → Öffnen und bearbeiten verwenden, solange die Rechnung nicht storniert ist. Wenn die Rechnung jedoch bereits fiskalisiert ist, erfordert eine Betragsänderung ein Storno und die Ausstellung einer neuen Anzahlung.

Was tun, wenn der Anzahlungsbetrag falsch ist?

Verwenden Sie die Option Als Fehler stornieren bei der Anzahlungsrechnung. Diese Aktion trennt die Verknüpfung mit dem Angebot/der Bestellung und markiert die Anzahlung als fehlerhaft ausgestellt. Erstellen Sie dann eine neue Anzahlung mit dem korrekten Betrag.

Wie verfährt man bei Teillieferung?

Wenn nur ein Teil der Ware geliefert wurde, bearbeiten Sie die Positionen auf der Schlussrechnung so, dass sie nur den gelieferten Teil widerspiegeln. Den verbleibenden Anzahlungsbetrag können Sie mit einer neuen Anzahlungsrechnung oder einer Vereinbarung mit dem Käufer klären.

Kann ich eine Schlussrechnung erstellen, wenn der Betrag die Anzahlung übersteigt?

Ja. Die Schlussrechnung kann einen höheren Gesamtbetrag als die Anzahlung haben. Die Differenz (Gesamtbetrag zu zahlen) wird auf der Rechnung angezeigt und ist der Betrag, den der Käufer nachzahlen muss.

Was ist, wenn der Endbetrag geringer ist als die Anzahlung?

Auch das ist möglich. In diesem Fall wird der "Gesamtbetrag zu zahlen" negativ sein, was bedeutet, dass Sie dem Käufer die Differenz zurückerstatten müssen.

Kann ich die Schlussrechnung stornieren?

Ja, die Schlussrechnung wird wie eine reguläre Rechnung storniert. Beachten Sie jedoch, dass bereits stornierte Anzahlungen nicht automatisch wieder aktiviert werden – erstellen Sie bei Bedarf neue Anzahlungen.

Warum sehe ich die Schaltfläche "Anzahlungsrechnung erstellen" nicht?

Die Schaltfläche ist nur bei abgeschlossenen Angeboten und Kundenbestellungen sichtbar, und zwar ausschließlich wenn das Archiv nicht aktiv ist. Verwenden Sie in der Archivansicht die Option "Anzahlung im [laufendes Jahr] erstellen".

Warum sehe ich die Schaltfläche "Schlussrechnung erstellen" nicht auf dem Angebot?

Die Schaltfläche wird nur bei Angeboten angezeigt, die verknüpfte Anzahlungen haben. Hat das Angebot keine Anzahlungen, sehen Sie die Standard-Schaltfläche "Rechnung erstellen". Prüfen Sie außerdem, ob das Angebot eine interne Nummer (internal_number) hat.

Was wenn die Anzahlungen im Vorjahr sind, aber ich die Schlussrechnung im laufenden Jahr brauche?

Das System findet Anzahlungen automatisch aus beiden Jahren. Sie können Schlussrechnung erstellen von jeder Anzahlung oder vom Angebot (einschließlich Angeboten im Archiv) klicken und das System verarbeitet alle Anzahlungen aus beiden Jahren korrekt.