Wiederkehrende Angebote und Rechnungen – Benutzerdokumentation
Das Modul Wiederkehrende Angebote/Rechnungen ermöglicht die automatische Erstellung von Angeboten oder Rechnungen nach vordefinierten Regeln und Zeitplänen. Diese Funktionalität ist ideal für wiederkehrende Dienstleistungen oder Produkte, die periodisch abgerechnet werden.
Hauptoptionen und Registerkarten
- Wiederkehrende Angebote – Verwaltung von Vorlagen für die automatische Angebotserstellung (Registerkarte „Liste wiederkehrender Angebote").
- Wiederkehrende Rechnungen – Verwaltung von Vorlagen für die automatische Rechnungserstellung (Registerkarte „Liste wiederkehrender Rechnungen").
- Für jede Art (Angebot/Rechnung) stehen folgende Optionen zur Verfügung: Ansicht, Erstellung, Bearbeitung und Löschung von Vorlagen.
- Jede Vorlage kann an ein bestehendes Angebot/eine bestehende Rechnung gebunden sein oder es kann eine völlig neue Vorlage erstellt werden.
Vorlagenübersicht
- Auf der Startseite jeder Registerkarte wird eine Liste aller wiederkehrenden Angebote oder Rechnungen in Tabellenform angezeigt.
- Jede Zeile enthält Basisdaten: Name, Beschreibung, Häufigkeit, Startdatum, nächster Termin, Erstellungszeit und letzte Änderung.
- Durch Klicken auf den Vorlagennamen öffnen Sie eine Detailansicht mit zusätzlichen Informationen, einschließlich Verknüpfung zum Original-Angebot/-Rechnung und Kunden, E-Mail-Versandstatus und Wiederholungszeitplan.
- Am Ende der Detailansicht befindet sich eine Tabelle mit allen bisherigen und zukünftigen Erstellungsterminen des Angebots/der Rechnung.
- Filter oberhalb der Tabelle ermöglichen die Suche nach Nummer, Datum, Kunde und anderen Kriterien.
Neue Vorlage erstellen
- Wählen Sie die Option „Neues wiederkehrendes Angebot" oder „Neue wiederkehrende Rechnung", um eine neue Vorlage zu definieren.
- Sie können ein bestehendes Angebot/eine bestehende Rechnung als Grundlage verwenden oder eine völlig neue Vorlage erstellen.
- Geben Sie Name, Beschreibung, Häufigkeit (z.B. wöchentlich, monatlich), Start-Datum und -Uhrzeit sowie die Option für automatischen E-Mail-Versand an den Kunden ein.
- Für den automatischen E-Mail-Versand an den Kunden muss dieser eine korrekt eingerichtete E-Mail-Adresse haben.
- Nach dem Speichern wird die Vorlage in der entsprechenden Liste angezeigt und erstellt automatisch Angebote/Rechnungen gemäß dem Zeitplan.
Vorlage bearbeiten
- Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf die Option „Bearbeiten".
- Sie können alle Daten ändern: Name, Beschreibung, Häufigkeit, Startdatum, E-Mail-Versandoptionen.
- Änderungen werden auf zukünftig erstellte Angebote/Rechnungen angewendet.
Vorlage löschen
- Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie löschen möchten, und klicken Sie auf die Option „Löschen".
- Das Löschen ist unwiderruflich – die Vorlage und alle zukünftigen Erstellungstermine werden entfernt.
- Um zur Vorlagenliste zurückzukehren, verwenden Sie das Menü oder die Breadcrumbs oben auf der Seite.
Suche und Filterung
- Filter oberhalb der Tabelle ermöglichen die Suche nach Nummer, Datum, Kunde und anderen Kriterien.
- Bei der Erstellung einer Vorlage können Sie bestehende Angebote/Rechnungen nach Nummer, Datum oder Kunde suchen und als Grundlage für die neue Vorlage verwenden.
Zugriffsrechte und Berechtigungen
- Zugriff auf dieses Modul und alle Aktionen (Ansicht, Erstellung, Bearbeitung, Löschung) haben nur Benutzer mit der Admin-Rolle.
- Für jede Aktion überprüft das System die Berechtigungen und zeigt entsprechende Meldungen an.
Hinweise und Tipps
- Wenn das Jahresarchiv aktiv ist, können keine Vorlagen erstellt oder bearbeitet werden, bis das Archiv geschlossen wird.
- Jede Vorlage kann an eine bestimmte Geschäftsstelle und ein Benutzerprofil gebunden sein.
- Für Hilfe oder weitere Informationen wenden Sie sich an den Systemadministrator.