Online-Reservierungen (Buchungsmodul)

Das Buchungsmodul ermöglicht es Kunden, Termine selbst online zu buchen, ohne anrufen oder persönlich erscheinen zu müssen. Der Kunde öffnet eine öffentliche Buchungsseite (Sie teilen den Link über Ihre Website, Google, SMS …), füllt das Formular aus, wählt einen freien Slot und sendet die Anfrage.

Das Buchungsmodul ist mit dem Servicemodul gekoppelt, funktioniert aber als eigenständige Einheit – es läuft auch ohne PDR und ohne Servicemodul, wenn Sie nur generische Dienstleistungen verwenden (z. B. Friseur, Kosmetik, Personal Trainer). Dieser Artikel deckt beide Anwendungsfälle ab.

Ablauf – vom Kundenklick bis zum abgeschlossenen Service

1. Der Kunde öffnet den öffentlichen Link – z. B. https://app.kigo.cloud/booking/ABC-123-DEF. Die Seite zeigt Ihre Firmendaten (Name, Adresse, Logo, Farben), Dienstleistungsbeschreibungen und das Buchungsformular.
2. Der Kunde wählt Dienstleistung und Datum – für den Fahrzeugservice: wählt eine Serviceart und ein Datum. Für eine generische Dienstleistung: wählt einen Mitarbeiter und eine Dienstleistung.
3. Das System zeigt freie Slots – generiert aus der Konfiguration der Arbeitszeiten minus bestehenden Buchungen und Kalenderereignissen.
4. Der Kunde füllt seine Daten ein – Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Notiz, und für ein Fahrzeug: Marke, Modell, Baujahr, FIN, Kennzeichen, Kilometerstand.
5. Der Kunde sendet die Buchung – sie wird mit dem Status Wartend in der Datenbank gespeichert. Der Kunde erhält eine Bestätigungs-E-Mail.
6. Der Admin erhält eine Benachrichtigung – E-Mail an die konfigurierte Adresse + eine Benachrichtigung in der Admin-Oberfläche.
7. Der Admin bestätigt die Buchung – unter Buchungen → Reservierungen. Der Status wird zu Bestätigt. Der Kunde erhält eine zweite E-Mail mit der Bestätigung.
8. Automatische Erinnerung – X Stunden vor dem Termin sendet das System automatisch eine E-Mail-Erinnerung.
9. Ankunft im Service – aus der Buchung erstellt ein Klick eine Fahrzeugannahme (oder erfolgt automatisch, falls so konfiguriert).
10. Durchführung des Service – es geht klassisch weiter nach dem Service-Workflow, wie im Haupt-Servicemodul-Artikel beschrieben.
11. Abschluss – die Buchung wird als Abgeschlossen markiert, oder falls der Kunde nicht erschienen ist, als Nicht erschienen.

Konfiguration des Buchungsmoduls

Öffnen Sie Buchungen → Einstellungen. Die Einstellungen gelten pro Geschäftsstelle (und pro Service-Standort, wenn Sie Multi-Location verwenden).

Grundeinstellungen

Slots und Kapazität

Arbeitszeiten (pro Wochentag)

Geben Sie für jeden Wochentag die Arbeitszeiten im Format HH:MM-HH:MM ein. Leer lassen, wenn der Tag kein Arbeitstag ist.

Mittagspause – zusätzliches Feld im Format HH:MM-HH:MM (z. B. 12:00-13:00), das für alle Tage gilt. Slots innerhalb der Pause werden nicht erzeugt.

Erinnerungen und Benachrichtigungen

Standort-Informationen (Override)

Wenn auf der öffentlichen Buchungsseite andere Angaben als in den allgemeinen Einstellungen der Geschäftsstelle angezeigt werden sollen (z. B. andere Adresse, andere Karte), geben Sie diese hier ein:

• Standortname – optionaler Override
• Standortadresse – optionaler Override
• Google Maps URL – optionaler Override (leer = automatisch aus Name + Adresse generiert)

Wie freie Slots generiert werden

Slots werden in Echtzeit wie folgt berechnet:

1. Wochentag prüfen – wenn für diesen Tag keine Arbeitszeiten definiert sind, gibt es keine Slots.
2. Gesperrtes Datum prüfen – es gibt eine Liste manuell gesperrter Daten (Feiertage, Betriebsurlaub). Gesperrter Tag = keine Slots.
3. Arbeitszeiten laden – z. B. 08:00-16:00 für Montag.
4. Slots generieren – in Schritten von Slot-Dauer (z. B. 30 Min): 08:00, 08:30, 09:00, 09:30, …
5. Mittagspause überspringen – Slots, die sich mit der Pause überschneiden, werden nicht erzeugt (z. B. 12:00, 12:30 werden übersprungen, wenn die Pause 12:00-13:00 ist).
6. Bestehende Buchungen prüfen – das System zählt, wie viele Buchungen bereits für jeden Slot existieren. Wenn die Anzahl gleich Max. Buchungen pro Slot ist, ist der Slot voll.
7. Service-Ereignisse prüfen – Slots, die sich mit bereits erstellten Fahrzeugannahmen (aus dem Servicemodul) überschneiden, werden als belegt markiert. Das verhindert Kollisionen zwischen Buchungen und manuell erstellten Services.
8. Mindest-Stunden-im-Voraus-Prüfung – Slots, die näher als min_stunden_im_voraus in der Zukunft liegen, werden als nicht verfügbar angezeigt (oder gar nicht angezeigt).

Slots pro Mitarbeiter (generische Dienstleistungen)

Für die Buchungsart Generische Dienstleistung werden Slots pro Mitarbeiter berechnet. Jeder Mitarbeiter hat seinen eigenen "Kanal" freier Termine. Der Kunde wählt zuerst einen Mitarbeiter und eine Dienstleistung, und erst dann sieht er die verfügbaren Termine dieses Mitarbeiters. Das ist nützlich für Kosmetikstudios, Friseure, private Ärzte und ähnliche Betriebe.

Dienstleistungen im Buchungsmodul

Fahrzeugservice

Wenn die Buchungsart Fahrzeugservice ist, stammt die Liste der Dienstleistungen, die der Kunde sieht, aus den Servicearten. Unter Buchungen → Dienstleistungen können Sie auswählen, welche Servicearten auf der öffentlichen Seite sichtbar sind und in welcher Reihenfolge. Sie können z. B. "Interner Service" oder "Werksrückruf" ausblenden, die nicht für Kunden gedacht sind.

Die Termindauer wird aus dem Feld Dauer (Min) in der Serviceart übernommen (z. B. "Ölwechsel" = 60 Min, "Diagnose" = 30 Min). Das System blockiert dann die entsprechende Anzahl 30-Minuten-Slots im Kalender.

Generische Dienstleistungen (Bookable service)

Wenn die Buchungsart Generische Dienstleistung ist, definieren Sie anstelle der Servicearten Ihre eigenen Dienstleistungen unter Buchungen → Generische Dienstleistungen. Felder:

Der Kunde kann in derselben Buchung mehrere generische Leistungen auswählen (z. B. "Haarschnitt + Bartpflege"). Das System summiert die Dauern und blockiert die entsprechenden Slots.

Gesperrte Daten

Unter Buchungen → Gesperrte Daten definieren Sie Daten, an denen Kunden keinen Termin buchen können, unabhängig von den Arbeitszeiten:

• Feiertage (Weihnachten, Neujahr, Nationalfeiertag …)
• Betriebsurlaub (z. B. 1.–15. August)
• Einzelne Nicht-Arbeitstage (Arztbesuch, Seminar, Gerätedefekt)

Gesperrte Daten werden dem Kunden im Kalender als grau/nicht verfügbar angezeigt.

Buchungsstatus

Jede Buchung durchläuft einen der folgenden Status:

E-Mail-Benachrichtigungen

Das Buchungsmodul sendet automatisch folgende E-Mails:

Öffentliche URL und wie man sie teilt

Jede Geschäftsstelle hat eine eindeutige UUID (universelle Kennung), die die öffentliche Buchungs-URL bildet:

https://app.kigo.cloud/booking/[UUID-DER-GESCHAEFTSSTELLE]
    

So kommen Sie zum Link:

1. Öffnen Sie Buchungen → Einstellungen.
2. Oben wird der Öffentliche Link mit einer Kopier-Schaltfläche angezeigt.
3. Kopieren und teilen Sie:
   • Auf Ihrer Website als "Termin buchen"-Button.
   • Im Google Unternehmensprofil (Mein Unternehmen → Reservierungen).
   • In Ihrer Facebook- und Instagram-Biografie.
   • In der E-Mail-Signatur.
   • Per QR-Code auf Visitenkarten, am Empfang, auf Leuchtschildern.
   • Als SMS-Link nach einem Anruf.

Sicherheit und Spamschutz

Die öffentliche Buchungsseite ist für alle zugänglich – Schutz vor Spam-Buchungen ist daher wichtig. Das System implementiert:

• IP-Rate-Limiting – eine IP-Adresse kann nicht Dutzende Buchungen pro Minute vornehmen.
• E-Mail-Validierung – das Format wird geprüft, und gelegentlich (optional) wird eine Verifizierung gesendet.
• Mindest-Stunden im Voraus – verhindert Last-Minute-Trollbuchungen.
• Nachverfolgungsdaten – das System zeichnet IP-Adresse und User-Agent für jede Buchung auf (zur Revision).
• Manuelle Bestätigung – wenn Sie keine Auto-Bestätigung verwenden, prüft der Admin jede Buchung, bevor sie aktiv wird.

Zugriffsrechte

Das Buchungsmodul erfordert folgende Rechte für Mitarbeiter:

• Buchungen – Einstellungen – meist nur Admins für die Bearbeitung der öffentlichen Seite, Arbeitszeiten und Vorlagen.
• Buchungen – Reservierungen anzeigen – wer die Liste eingehender Buchungen sehen darf.
• Buchungen – Bestätigen / Ablehnen – wer den Status ändern darf (bestätigen, ablehnen, stornieren).
• Buchungen – nur eigene – ein Mitarbeiter sieht nur Buchungen, in denen er als zugewiesener Mitarbeiter eingetragen ist (für generische Dienstleistungen).

Häufige Fragen

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