Allgemeine Einstellungen

Alle Einstellungen befinden sich unter Optionen → Systemeinstellungen → Allgemeine Einstellungen, auf den Reitern Allgemeine Daten, Filiale / Fiskal. 1.0, Druckeinstellungen, POS-Ansicht, Öffnungszeiten und Sonstiges. Jede Filiale hat eigene Einstellungen, Änderungen in einer Filiale wirken sich also nicht auf andere aus.

Auf den Reitern sind die Einstellungen unter Überschriften gruppiert und werden direkt in der Zeile geändert. Ja/Nein-Einstellungen haben einen Schalter, der sofort speichert, Einstellungen mit Auswahl öffnen eine Auswahlliste, die übrigen ein Feld mit Speichern und Abbrechen. Einstellungen, die nicht frei geändert werden (zum Beispiel die Kurzbezeichnung der Geschäftsstelle und die Rechnungsfolge), öffnen über das Stiftsymbol eine eigene Seite. Auf dem Reiter Allgemeine Daten zeigt rechts der Rechnungskopf, wie die Unternehmensdaten oben auf der Rechnung aussehen, und wird beim Tippen aktualisiert.

Einige Einstellungen sind nur mit dem entsprechenden Paket (Standard, Business oder Premium) sichtbar. Wenn Sie eine Option nicht sehen, ueberpruefen Sie Ihr Paket.

Unternehmensdaten

Grunddaten des Unternehmens, die auf Rechnungen, Angeboten, eRechnungen und allen Ausdrucken verwendet werden.

EinstellungBeschreibungWerteHinweis
FirmennameOffizieller Firmenname. Wird im Kopfbereich aller Rechnungen und Dokumente angezeigt.TextPflichtfeld
Steuer-ID (OIB)Steueridentifikationsnummer. Wird fuer Fiskalisierung und eRechnungen verwendet.11 ZiffernPflicht fuer Fiskalisierung
Steuer-ID PraefixPraefix vor der Steuer-ID auf Rechnungen (z.B. "HR" fuer auslaendische Kunden).Text (z.B. HR)Optional
FirmenadresseEingetragene Adresse — wird auf Rechnungen und Dokumenten angezeigt.Text
FilialeName der Geschaeftsstelle/Filiale (z.B. "Zentrale", "Lager 1").Text
FilialadresseAdresse der konkreten Geschaeftsstelle.Text
IBANBankkontonummer. Wird auf HUB-3A Zahlungsscheinen und A4-Rechnungen verwendet.IBAN-FormatErforderlich fuer HUB-Zahlungsscheine
SWIFT/BICInternationaler Bank-Identifikator. Wird auf Rechnungen neben IBAN angezeigt.SWIFT-Code
Kontakt-E-MailE-Mail-Adresse auf Rechnungen und fuer den Versand.E-Mail
KontaktpersonName der Kontaktperson. Wird in UBL-eRechnungen verwendet.Text
KontakttelefonTelefonnummer auf Rechnungen und in E-Mail-Benachrichtigungen.Text
WebseiteURL der Firmenwebseite.URL
LogoFirmenlogo. Wird im Kopfbereich von A4-Rechnungen und Angeboten angezeigt.Bild-UploadEmpfohlene Groesse: 200x100px

Fiskalisierung & Finanzamt

Einstellungen fuer die Rechnungsfiskalisierung und steuerliche Pflichten.

EinstellungBeschreibungWerteHinweis
OrtOrt der Geschaeftsstelle — wird in UBL-eRechnungen und Deklarationen verwendet.Text
StrasseStrasse der Geschaeftsstelle fuer die Finanzamtmeldung.Text
HausnummerHausnummer der Geschaeftsstelle.Text
Hausnummer ZusatzZusatz zur Hausnummer (z.B. "A", "/1").TextOptional
PostleitzahlPostleitzahl — wird in Adressdaten auf UBL-Rechnungen verwendet.Zahl
GemeindeGemeinde/Verwaltungsgebiet der Filiale.Text
FilialkuerzelKurzer Code (1-2 Zeichen) fuer die Rechnungsnummer (z.B. "1" im Format NUMMER/FILIALE/KASSE).1-2 ZeichenNach Fiskalisierung nicht aendern!
Kassengeraet-NummerKennung des Kassengeraets in der Rechnungsnummer.ZahlNach Fiskalisierung nicht aendern!
RechnungsfolgeEbene der Rechnungsnummerierung: P = pro Filiale (alle Geraete teilen einen Zaehler), N = pro Kassengeraet (jedes Geraet hat eigenen Zaehler).P oder NNach erster fiskalisierter Rechnung nicht aenderbar
MwSt.-pflichtigOb das Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist. Wenn "nein", wird MwSt. nicht berechnet.ja / neinBetrifft alle Rechnungen und Berichte
Ist-VersteuerungMwSt.-Berechnungsmethode — nach Rechnungsdatum oder nach Zahlungseingang.ja / neinGesetzliche Option fuer Kleinunternehmer
Wichtig: Filialkuerzel, Kassengeraet-Nummer und Rechnungsfolge duerfen nach der ersten Fiskalisierung nicht geaendert werden. Aenderungen koennen zu Problemen mit dem Finanzamt fuehren.

Druckeinstellungen — POS-Drucker

Konfiguration des physischen POS-Thermodruckers fuer Bondrucke.

EinstellungBeschreibungWerteHinweis
DruckertypAusgabetyp: POS-Thermodrucker, A4-Papier, Mobildruck oder Web-POS.pos / a4 / mobile / pos-webBestimmt das gesamte Druckformat
DruckernameSystemname des POS-Druckers (wie vom OS erkannt).TextMuss dem OS-Druckernamen entsprechen
BerichtsdruckerSeparater Drucker fuer Berichte (Tagesabschluss, Finanzen).TextLeer = gleicher Drucker
SpaltenanzahlPapierbreite in Zeichen. Beeinflusst die Textformatierung auf Bons.Zahl (typisch 32 oder 40)Leer = Standard 40
SchneidecodeESC/POS-Befehl zum Papierschneiden nach dem Druck.Zahlenfolge (Standard: 27,105)Abhaengig vom Druckermodell
SchneidetypArt des Papierschnitts am POS-Drucker.partial / full / none
Kassenlade-CodeESC/POS-Befehl zum Oeffnen der Kassenlade.ZahlenfolgeAbhaengig vom Druckermodell
Laden-PinPhysischer Pin am Drucker fuer die Kassenlade (0 oder 1).0 / 1
NachlaufzeilenLeerzeilen nach dem Bon zum leichteren Abreissen.0 - 9
Anzahl KopienWie viele Exemplare automatisch gedruckt werden.Zahl (Standard: 1)
Bon-FusszeileText am Ende des POS-Bons (z.B. "Vielen Dank fuer Ihren Besuch!").Text
Einzeilige ArtikelArtikelnamen werden gekuerzt, um in eine Zeile zu passen.ja / neinKompakterer Bon
Init-BefehleESC/POS-Befehle, die vor dem Druckbeginn gesendet werden.ZahlenfolgeFuer fortgeschrittene Benutzer
Legacy-DruckermodusKompatibilitaet mit aelteren Druckermodellen (Zebra etc.).ja / nein / old
SchriftstileFett-/Kursivformatierung am POS-Drucker verwenden.ja / neinDeaktivieren wenn Drucker nicht unterstuetzt
PrintService-BetriebssystemBetriebssystem des PrintService-Computers.win / linux / mac / otherBeeinflusst ESC/POS-Kompatibilitaet
Waehrung auf POS-BonWaehrungssymbol auf POS-Bons anzeigen.ja / nein
Mitarbeiter-Steuer-ID druckenSteuer-ID des Mitarbeiters auf der Rechnung drucken.ja / neinIn manchen Faellen gesetzlich vorgeschrieben
Artikelbeschreibungen druckenArtikelbeschreibungen neben den Artikelnamen drucken.ja / nein
ArtikelreihenfolgeReihenfolge der Artikel auf dem Bon.row_number / alphabet / reference

Druckeinstellungen — A4-Rechnung

Einstellungen fuer den A4-Druck von Rechnungen, Angeboten und anderen Dokumenten.

EinstellungBeschreibungWerteHinweis
A4-FusszeileText am Ende von A4-Rechnungen — enthaelt meist IBAN, Webseite, Stammkapital etc.HTML-TextUnterstuetzt <br> fuer Zeilenumbrueche
A4-Kopfzeile LayoutAnordnung von Logo und Daten im Kopfbereich.lr (Logo links) / rl (Logo rechts) / lrac / llac
A4-SchriftartSchriftart fuer A4-Dokumente.SchriftnameLeer = Systemstandard
A4-SchriftgroesseSchriftgroesse auf A4-Rechnungen.Vordefinierte Groesse
A4-RaenderCSS-Raender fuer A4-Druck.Format: oben rechts unten links (z.B. 4cm 2cm 4cm 2cm)Leer = Standardraender
KuvertrandZusaetzliche Raender fuer Positionierung im Kuvertfenster.Format: links oben (z.B. 1cm 2cm)Nur fuer R1-Rechnungen
A4-Spalten anpassenSpalten der A4-Rechnung. Sie werden in einem Fenster gewählt: ausgewählte Spalten ordnen Sie durch Ziehen oder mit den Pfeilen nach oben und unten, weitere fügen Sie per Klick hinzu, und die Vorschau darüber zeigt den Tabellenkopf so, wie er gedruckt wird. Die Reihenfolge der ausgewählten Spalten ist die Druckreihenfolge. Ohne Auswahl werden die Standardspalten gedruckt, die von den übrigen Druckeinstellungen abhängen. Verfuegbare Spaltencodes finden Sie in der Tabelle unten.SpaltenauswahlReihenfolge = Druckreihenfolge
Lieferantenbestellungs-SpaltenSpalten der A4-Lieferantenbestellung, im selben Fenster gewählt. Ohne Auswahl werden die Standardspalten gedruckt: Code, Artikel/Leistung, Menge, Einheit, Verkaufspreis und Betrag.SpaltenauswahlReihenfolge = Druckreihenfolge
Preise auf Bestellungen ausblendenGesamtbetraege auf Lieferantenbestellungen ausblenden.ja / neinNuetzlich fuer Preisdiskretion
Berichte nur auf A4Finanzberichte immer auf A4 drucken unabhaengig vom Druckertyp.ja / nein
RechnungstypStandard-Rechnungstyp: R0 (Einzelhandel), R1 (mit Kunde), R2 (Sonstige).R0 / R1 / R2
RechnungsbezeichnungBenutzerdefinierter Text anstelle der Standard-Rechnungsbezeichnung.TextLeer = Standardbezeichnung
Referenzcode druckenArtikelreferenz/SKU-Code auf Rechnungen anzeigen.ja / nein
R1 nur auf A4R1-Rechnungen (mit Kunde) immer auf A4-Papier drucken.ja / nein
Einzelhandel nur auf POSEinzelhandelsrechnungen (R0) immer auf POS-Drucker drucken.ja / nein
Kassenberichte nur auf POSKassenberichte nur auf POS-Drucker drucken.ja / nein
Rabatt druckenRabatt-/Nachlass-Spalte auf Rechnungen anzeigen.ja / nein
Positionsnummern druckenZeilennummern neben jedem Artikel anzeigen.ja / nein
Stempel & UnterschriftFelder fuer "Stempel" und "Kaeuferunterschrift" auf Rechnungen anzeigen.ja / neinWird immer auf Lieferscheinen gedruckt
Digitale Signatur druckenGesetzlichen Text ueber digitale Rechnungsausstellung drucken.ja / nein
Einzelpreis ohne MwSt.Preis ohne MwSt. (VPC) anstelle von oder neben MPC anzeigen.ja / nein
EUR-Symbol auf A4Waehrungssymbol auf A4-Rechnungen anzeigen.ja / nein
EUR-Symbol auf MobilWaehrungssymbol auf mobilen Rechnungen anzeigen.ja / nein
Doppelwaehrung ausblendenZweitwaehrungsanzeige auf Rechnungen ausblenden.ja / nein
IBAN in KopfzeileIBAN im Rechnungskopf statt nur in der Fusszeile anzeigen.ja / neinNuetzlich fuer schnelle Zahlung
ZahlungszielZahlungsfrist fuer Ueberweisungsrechnungen (z.B. "10 Tage").TextWird auf allen Ueberweisungsrechnungen angezeigt
Verfuegbare Spaltencodes fuer den A4-Druck

Bei der Auswahl der Spalten fuer A4-Rechnungen (Einstellung A4-Spalten anpassen) stehen folgende Spalten zur Verfuegung:

SpaltencodeBezeichnungBeschreibung
rbrPos.-Nr.Positionsnummer
referenceReferenz/SKUArtikelreferenzcode oder SKU
item_nameArtikel/DienstleistungArtikel- oder Dienstleistungsname
quantityMengeArtikelmenge
id_qunatity_typeEinheitMengeneinheit (Stk, kg, l...)
ncEinkaufspreisEinkaufseinzelpreis
cijena_bez_pdvPreis ohne MwSt.Einzelpreis ohne Steuer
price_no_pdvGrosshandelspreisGrosshandelspreis (ohne MwSt.)
mpcEinzelhandelspreisEinzelhandelspreis (inkl. MwSt.)
mpc_2PreisAlternative Preisanzeige
rabat_postotakRabatt %Rabatt-/Nachlassprozentsatz
tax_baseGrosshandel-RGrosshandelspreis nach Rabatt
priceEinzelhandel-REinzelhandelspreis nach Rabatt
price_2Preis mit RabattAlternative rabattierte Preisanzeige
tax_pdv_percentMwSt. %Mehrwertsteuersatz in Prozent
tax_pdvMwSt.-BetragBerechneter Mehrwertsteuerbetrag
petPfandPET/Pfandrueckgabe-Betrag
row_priceBetragPositionsgesamtbetrag
netto_iznosNettobetragPositionsnettobetrag (ohne MwSt.)
barcodeBarcodeArtikel-EAN/Barcode
kpd_codeKPD-CodeProduktklassifizierungscode (statistische Daten)
Waehlen Sie nur die Spalten aus, die Sie wirklich benoetigen. Weniger Spalten ergeben eine besser lesbare Rechnung. Eine gaengige Auswahl fuer den Einzelhandel ist: rbr, item_name, quantity, id_qunatity_type, mpc, row_price.

Kasseneinstellungen

Optionen zur Steuerung des Kassenverhaltens bei der Rechnungserstellung.

EinstellungBeschreibungWerteHinweis
Preisbearbeitung erlaubenAenderung des Gesamtpreises von Positionen auf offenen Rechnungen erlauben.ja / nein
Artikelname bearbeitenAenderung von Artikel-/Dienstleistungsnamen auf Rechnungen erlauben.ja / nein
Einzelpreis bearbeitenAenderung des Einzelpreises (MPC) auf Rechnungen erlauben.ja / nein
Preisaenderung aktualisiert EinzelpreisBei Aenderung des Gesamtpreises wird der Einzelpreis automatisch aktualisiert.ja / nein
Kasse nach jeder Rechnung sperrenKasse wird nach Abschluss einer Rechnung gesperrt und erfordert erneute Anmeldung.ja / neinSicherheitsfunktion
Standard-ZahlungsartVorausgewaehlte Zahlungsart bei neuen Rechnungen.G (Bar) / T (Ueberweisung) / K (Karte)Leer = keine Vorauswahl
R1 immer UeberweisungR1-Rechnungen setzen automatisch Ueberweisung als Zahlungsart.ja / neinSteuerliche Anforderung
Ueberweisungsrechnungen fiskalisierenUeberweisungsrechnungen an das Finanzamt zur Fiskalisierung senden.ja / nein
RundungstypRundungsrichtung fuer Betraege: auf oder ab.0 (ab) / 1 (auf)Beeinflusst Endbetraege
MwSt. aus Gesamtbetrag berechnenMwSt. wird aus dem Gesamtpositionspreis statt aus dem Einzelpreis berechnet.ja / neinBeeinflusst Steuerberechnung
StartrechnungsnummerStartnummer fuer Rechnungen eines neuen Kassengeraets.ZahlLeer = beginnt bei 1
Trinkgeld-FiskalisierungTrinkgeld auf Rechnungen mit steuerlicher Meldung erlauben.ja / nein
TageseinlageVordefinierter Betrag fuer die taegliche Kasseneinlage.Zahl (z.B. 100, 500)Leer = manuelle Eingabe
Zusammenfassung vor DruckUebersicht der Gesamtbetraege vor dem Drucken anzeigen.ja / nein
WechselgeldrechnerRechner fuer Rueckgeldberechnung anzeigen.ja / nein
Standard-MwSt.-SatzStandard-MwSt.-Prozentsatz fuer neue Artikel/Dienstleistungen.Zahl (z.B. 25, 13, 0)Leer = 25%
0%-MwSt.-Button ausblenden0%-MwSt.-Option vom Rechnungserstellungsbildschirm entfernen.ja / neinVerhindert versehentliche 0%-Rechnungen
Kassenlade manuell oeffnenButton zum Oeffnen der Kassenlade ohne Drucken anzeigen.ja / nein
Besonderer MwSt.-HinweisBenutzerdefinierter Hinweis anstelle des gesetzlichen Standardhinweises (z.B. fuer Pauschalbesteuerte).TextLeer = Standardhinweis
R1-Storno-HinweisText auf stornierten R1-Rechnungen (Antrag auf Vorsteuerberichtigung).Text

Touchscreen & Mobil

Einstellungen zur Anpassung der Oberflaeche auf Touchscreens, Tablets und Mobilgeraeten.

EinstellungBeschreibungWerteHinweis
TouchscreenTouch-optimierte Oberflaeche mit groesseren Buttons aktivieren.ja / neinAktiviert alle Touch-Optionen
Grosse ButtonsArtikel als grosse Buttons statt als Liste anzeigen.ja / nein
Touch-SchriftgroesseSchriftgroesse fuer Artikel am Touchscreen.Vordefinierte Groesse
EingabehilfeHilfstexte bei der Dateneingabe am Touch-Interface anzeigen.ja / nein
Textauswahl deaktivierenAutomatische Textauswahl beim Antippen von Eingabefeldern verhindern.ja / neinVerhindert ungewollte Auswahl bei Touch
Nach Kategorien trennenArtikel werden in Kategorie-Tabs auf der Touch-Kasse gruppiert.ja / nein
ArtikelsortierungSortierung der Artikel auf der Touch-Kasse.alphabet / reference / category
Geteilter BildschirmRechnung und Artikelliste auf demselben Bildschirm anzeigen.ja / neinIdeal fuer Tablets
Geteilter Bildschirm erzwingenGeteilte Ansicht auch auf kleineren Bildschirmen erzwingen.ja / neinUeberschreibt responsives Design
Referenz nach Hinzufuegen leerenReferenzeingabefeld nach dem Hinzufuegen eines Artikels automatisch leeren.ja / neinSchnellere Mehrfacheingabe
Lagerbestaende anzeigenBestandsspalte in der Artikelliste anzeigen.ja / nein
Datum auf Mobil ausblendenDatumsfelder auf der mobilen Oberflaeche ausblenden.ja / neinMehr Platz auf kleinen Bildschirmen
Eingeklappte PositionsdetailsRechnungspositionen sind standardmaessig eingeklappt, Tippen oeffnet Details.ja / nein
Ueberweisung auf Mobil ausblendenUeberweisungszahlungsoption auf Mobil entfernen.ja / neinVereinfacht Zahlungsauswahl
Schnelleingabe obenReferenz- und Mengeneingabe oben auf dem mobilen Bildschirm anzeigen.ja / nein
Kamera-Scan ausblendenBarcode-Kamera-Scan-Button auf Mobil entfernen.ja / nein
Modale Dialoge auf MobilAnzeige modaler Dialogfenster auf der mobilen Version steuern.ja / nein
Status in RechnungslisteRechnungsstatus (offen/geschlossen/fiskalisiert) in der mobilen Rechnungsuebersicht anzeigen.ja / nein

Lager & Erweiterte Funktionen

Optionen fuer Lagerverwaltung, Bestandsverfolgung und erweiterte Module. Die meisten erfordern das Standard-Paket.

EinstellungBeschreibungWerteHinweis
Lager aktivierenAktiviert Bestandsverfolgung, Wareneingaenge, Lieferscheine und Inventurmodule.ja / neinStandard-Paket
StandardlagerVorausgewaehltes Lager fuer neue Lagervorgaenge.Lager-ID
Bestand fuer Rechnungen erforderlichRechnungserstellung blockieren wenn Artikel nicht auf Lager.ja / neinStandard-Paket. Erfordert aktives Lager
Bestand fuer AusgangsdokumenteAusgehende Lagerdokumente blockieren bei unzureichendem Bestand.ja / neinStandard-Paket
Pfandrueckgabe aktivierenPET/Pfand-Verfolgung auf Artikeln und Rechnungen aktivieren.ja / neinStandard-Paket
Kommission aktivierenVerfolgung von Kommissionsware von Lieferanten aktivieren.ja / neinStandard-Paket
Reservierungen aktivierenArtikelreservierungen fuer Kunden aktivieren.ja / neinStandard-Paket
WareneingangsverfolgungBestellte aber noch nicht eingetroffene Artikel verfolgen.ja / neinStandard-Paket
Automatischer KassenbelegBarzahlungen erstellen automatisch einen Kassenbeleg.ja / nein
Automatischer EinlagebelegTageseinlagen erstellen automatisch einen Kassenbeleg.ja / neinErfordert aktive Kasse
Artikelexport erlaubenArtikelexport-Funktion zwischen Filialen aktivieren.ja / nein
Dateiimport erlaubenMassenimport von Artikeln ueber CSV/Excel-Dateien aktivieren.ja / nein

HUB-Barcode & Zahlungsscheine

Optionen fuer 2D-Barcodes und HUB-3A-Zahlungsscheine auf Rechnungen und Angeboten.

EinstellungBeschreibungWerteHinweis
2D-Barcode auf RechnungenQR/2D-Barcode auf A4-Rechnungen fuer digitales Scannen hinzufuegen.ja / nein
2D-Barcode auf AngebotenQR/2D-Barcode auf A4-Angeboten hinzufuegen.ja / nein
HUB-3A auf RechnungenHUB-3A-Zahlungsschein am Ende von A4-Rechnungen fuer Ueberweisungen anzeigen.ja / neinStandard-Paket. IBAN erforderlich
HUB-3A auf AngebotenHUB-3A-Zahlungsschein am Ende von A4-Angeboten anzeigen.ja / neinStandard-Paket
HUB-3A HintergrundVisuelle Hintergrundvorlage fuer Zahlungsschein anzeigen.ja / nein

eRechnung

Einstellungen fuer das elektronische Rechnungssystem (eRechnung/UBL).

EinstellungBeschreibungWerteHinweis
API-TokenAuthentifizierungstoken fuer den eRechnungs-Dienst.Text (geheimer Schluessel)Vom eRechnungs-Dienst bereitgestellt
eRechnungs-LimitMaximale Anzahl erlaubter eRechnungen im Paket.ZahlAbhaengig von der Lizenz
eRechnungs-ZaehlerZaehler der ausgestellten eRechnungen — wird automatisch erhoeht.Zahl (schreibgeschuetzt)

CRM & Fahrzeugservice

EinstellungBeschreibungWerteHinweis
CRM aktivierenKundenbeziehungsmanagement-Modul mit Deals und Pipeline aktivieren.ja / neinPremium-Paket
Fahrzeugservice aktivierenFahrzeugservice-Modul mit Arbeitsauftraegen und Fahrzeugannahme aktivieren.ja / neinPremium-Paket

Sonstige Einstellungen

EinstellungBeschreibungWerteHinweis
Dunkler ModusDunkles Thema fuer die Oberflaeche aktivieren.ja / nein
BCC-E-MailAlle vom System gesendeten E-Mails werden automatisch an diese Adresse kopiert.E-Mail-AdresseFuer Archivierung oder Ueberwachung
OeffnungszeitenGeschaeftszeiten definieren — wird fuer Online-Buchungen und Service-Slots verwendet.JSON-Format
POS-LayoutVisuelle Vorlage fuer die Kassenoberflaeche.Vorlagennummer
App-SchriftgroesseGlobale Schriftgroesse in der gesamten Anwendung.Vordefinierte Groesse
Euro-KonvertierungZeigt an, dass Preise in EUR konvertiert wurden.1 (konvertiert)Automatisch gesetzt

Leitfaden: Erste Schritte

Dieser Artikel ist Schritt 3 von 10 des Leitfadens für die ersten Schritte. Vorheriger Schritt: Geschäftsräume und interner Akt. Nächster Schritt: Mitarbeiterverwaltung. Alle Schritte: Erste Schritte.