Was sind Dokumentvorlagen?

Dokumentvorlagen ermöglichen die Erstellung individueller Ausdrucke für verschiedene Dokumenttypen. Anstelle des Standardlayouts einer Rechnung oder eines Angebots können Sie Ihre eigene Vorlage mit HTML und Systemvariablen gestalten. Vorlagen werden verwendet für:

• Rechnungen und Angebote mit individuellem Design.
• Ausdrucke bezogen auf Kunden (z.B. Verträge, Bestätigungen).
• Ausdrucke bezogen auf Artikel (z.B. Deklarationen, Etiketten).
• Ausdrucke bezogen auf Mitarbeiter.
• Serviceaufträge für Fahrzeuge.

Vorlage erstellen

Um eine neue Vorlage zu erstellen, gehen Sie zu Optionen → Dokumentvorlagen → Neue Vorlage. Definieren Sie:

• Vorlagenname – beschreibender Name zur einfachen Erkennung.
• Bezogen auf – Dokumenttyp (Rechnungen/Angebote, Kunden, Artikel, Mitarbeiter, Serviceaufträge).
• Vorlagenstil – "Vordefiniert" verwendet den Standardrahmen, "Aus Vorlage" vollständig angepasstes HTML.
• Inhalt (HTML) – geben Sie den HTML-Code der Vorlage mit Variablen ein.
• Status – aktivieren oder deaktivieren Sie die Vorlage.

Verfügbare Variablen

Im Vorlageninhalt können Sie Variablen einfügen, die beim Druck automatisch durch tatsächliche Daten ersetzt werden:

• Firma: {LOGO}, {COMPANY_INFO}, {COMPANY_NAME}, {COMPANY_ADDRESS}, {COMPANY_OIB}
• Kunde: {CLIENT_NAME}, {CLIENT_ADDRESS}, {CLIENT_OIB}, {CLIENT_CONTACT}
• Rechnung: {INVOICE_DATE}, {INVOICE_NUMBER}, {INVOICE_ITEMS}
• Artikel: {ITEM_TITLE}, {ITEM_REFERENCE}, {ITEM_BARCODE}, {ITEM_BARCODE_IMAGE}, {ITEM_DECLARATION}
• Sonstiges: {EMPLOYEE_FULLNAME}, {CURRENT_DATE}, {CURRENT_DATETIME}, {NOTES_AND_EVENTS}

Vorlagenstile

Das System bietet zwei Vorlagenstile:

• Vordefiniert – die Vorlage wird innerhalb des Standardrahmens mit Firmenkopf, Logo und Fußzeile angezeigt. Geeignet für die schnelle Erstellung ohne die gesamte Seite gestalten zu müssen.
• Aus Vorlage (Custom) – vollständige Kontrolle über das Erscheinungsbild. Sie definieren das gesamte HTML einschließlich Kopfzeile, Körper und Fußzeile. Ideal für vollständig angepasste Dokumente.

Drucken aus Vorlage

Vorlagen werden beim Drucken von Dokumenten verwendet. Je nach Vorlagentyp ist die Druckoption verfügbar bei:

• Rechnungen/Angebote – wählen Sie in der Rechnungs- oder Angebotsansicht die Vorlage zum Drucken.
• Kunden – wählen Sie auf der Kundenkarte den Druck nach Vorlage.
• Artikel – auf der Artikelkarte zum Drucken von Etiketten oder Deklarationen.

Die Vorlage kann als PDF oder direkt auf dem Drucker ausgegeben werden.