Masovni unos artikala

Ako trebate unijeti veći broj artikala odjednom (npr. 500, 1000 ili više), to se rješava CSV importom. CSV (Comma Separated Values) je jednostavan tekstualni format koji se može izvesti iz Excela, Google Sheets ili bilo kojeg drugog programa za tablice.

Kako funkcionira CSV import?

CSV import je usluga koju za vas odrađuje naš tim. Postupak je sljedeći:

1. Pripremite tablicu s artiklima u Excelu ili Google Sheets
2. Izvezite tablicu kao .csv datoteku (UTF-8 kodiranje)
3. Pošaljite nam CSV datoteku na e-mail
4. Mi učitavamo artikle u vaš sustav – obično isti dan

Koje podatke treba sadržavati tablica?

Tablica mora imati zaglavlje (prvi red s nazivima kolona). Minimalno potrebne kolone su:

Naknadna ažuriranja cijena

Ako vam se cijene često mijenjaju i trebate redovito ažurirati artikle iz dobavljačevih cjenika, i to se može riješiti CSV importom – pošaljete nam novu tablicu, a mi ažuriramo cijene u sustavu.

Unos artikala putem eRačuna (UBL XML)

Ako od dobavljača primate eRačune (elektroničke račune u UBL XML formatu), sustav može automatski kreirati primku iz eRačuna i pritom unijeti nove artikle.

Postupak je sljedeći:

1. Otvorite Primke → Nova primka → Ručni unos (PRM)
2. Kliknite Učitaj XML i odaberite UBL XML datoteku dobavljačevog računa
3. Sustav automatski čita artikle iz XML-a i pokušava ih spariti s postojećim artiklima po barkodu, šifri ili dobavljačevoj šifri
4. Artikle koje sustav ne prepozna prikazuje u pregledu – možete ih ručno povezati s postojećim artiklima ili kreirati nove
5. Potvrdite import i primka se kreira s količinama i cijenama iz eRačuna

Pretraga artikala po nazivu, šifri ili barkodu

Pri izradi računa, primke ili bilo kojeg drugog dokumenta, artikle možete pretraživati na tri načina istovremeno:

• Po šifri (SKU/referenca) – upišite dio ili cijelu šifru artikla
• Po nazivu – upišite dio naziva artikla (npr. "majica" ili "samsung")
• Po barkodu – upišite ili skenirajte barkod artikla

Sva tri načina pretrage rade istovremeno – sustav pretražuje po svim poljima odjednom i prikazuje sve artikle koji odgovaraju unesenom pojmu.

Na blagajni (POS)

Na blagajni postoji polje za brzo dodavanje artikala. Upišite šifru, naziv ili barkod i pritisnite Enter. Ako sustav pronađe točno jedan artikl, odmah ga dodaje na račun. Ako ima više rezultata, prikazuje listu za odabir.

Na primki i ostalim dokumentima

Pri dodavanju stavki na primku, nivelaciju ili drugi dokument, kliknite gumb za dodavanje artikla. Otvara se pregled svih artikala s poljem za pretragu. Upišite pojam i sustav filtrira listu u realnom vremenu.

Barkod čitači (skeneri)

Kigo u potpunosti podržava rad s barkod čitačima. Postoje dva načina skeniranja barkodova:

1. Ručni barkod čitač (USB ili Bluetooth)

Ručni barkod čitač – bilo žičani (USB) ili bežični (Bluetooth) – funkcionira kao tipkovnica. Kada skenirate barkod, čitač pretvara sliku barkoda u niz znakova i "otipka" ih u aktivno polje na ekranu, kao da ste ih sami utipkali na tipkovnici. Na kraju automatski šalje Enter.

To znači da ne trebate nikakav poseban softver ni konfiguraciju – jednostavno:

1. Spojite čitač na računalo (USB) ili uparite putem Bluetootha
2. Kliknite u polje za unos artikla na blagajni ili bilo gdje u sustavu
3. Skenirajte barkod – čitač automatski upisuje sadržaj barkoda i potvrđuje unos

Ovo funkcionira na bilo kojem uređaju koji ima USB priključak ili Bluetooth: stolno računalo, laptop, tablet. Radi s bilo kojim operativnim sustavom (Windows, macOS, Linux, Android, iOS).

2. Kamera uređaja (Kigo Android aplikacija)

Ako koristite Kigo Android aplikaciju, dostupno je skeniranje barkoda putem kamere uređaja. Na ekranu blagajne pritisnite gumb Scan – aplikacija aktivira kameru, vi usmjerite kameru prema barkodu, i aplikacija automatski očita barkod i doda artikl na račun.

Gdje sve radi barkod čitač?

Barkod čitač (bilo ručni bilo kamera) možete koristiti u svim dijelovima sustava gdje postoji polje za unos artikla:

• Blagajna (POS) – dodavanje artikala na račun
• Primke – pretraga artikala pri dodavanju na primku
• Kartica artikla – upisivanje barkoda na artikl (korisno za brzo unošenje barkodova u sustav)
• Deklaracije – pretraga artikala za ispis naljepnica

Česta pitanja

Mogu li sam uvesti artikle iz Excel tablice?

Trenutno ne postoji mogućnost samostalnog importa u KigoCloud. Import obavlja naš tim nakon što nam pošaljete CSV datoteku.

U kojem formatu trebam pripremiti datoteku?

Najbolje je pripremiti podatke u Excelu ili Google Sheets, a zatim izvesti kao CSV (UTF-8). Ako imate podatke u XLS, XLSX ili XML formatu, otvorite ih u Excelu i spremite kao CSV. Separator polja treba biti zarez ili točka-zarez.

Koliko artikala mogu uvesti odjednom?

Nema ograničenja na broj artikala. Možete uvesti 100, 1.000 ili 10.000 artikala – bitno je samo da su podaci ispravno formatirani.

Mogu li ažurirati cijene postojećih artikala putem importa?

Da. Ako u CSV-u artikli imaju iste šifre kao postojeći artikli u sustavu, import ažurira cijene i ostale podatke. Artikli koji još ne postoje automatski se kreiraju kao novi.

Koji barkod čitač preporučujete?

Bilo koji USB ili Bluetooth čitač koji podržava 1D (EAN-13, Code 128) i opcionalno 2D (QR kod) barkodove. Popularni modeli su Honeywell Voyager, Zebra DS2208, Inateck BCST-70 i slični. Cijena se kreće od 20 do 80 EUR ovisno o modelu.

Može li čitač skenirati barkodove s mobitela ili ekrana?

Da, ali samo 2D čitači (koji čitaju i QR kodove). Stariji laserski 1D čitači ne mogu čitati s ekrana – rade samo s tiskanim barkodovima.

Trebam li posebno konfigurirati barkod čitač?

Ne. Čitač radi odmah nakon spajanja (plug & play). Jedina preporuka je provjeriti da je čitač postavljen na HID način rada (keyboard emulation), što je zadana postavka kod gotovo svih čitača.