Postavke ovise o tri odgovora: jeste li u sustavu PDV-a, kome izdajete račune (krajnjim kupcima ili poslovnim subjektima) i kako naplaćujete (gotovina i kartice na blagajni ili uplata na vaš IBAN, takozvano transakcijsko plaćanje). Iz toga slijedi trebate li Fiskalizaciju 1.0, Fiskalizaciju 2.0 ili obje.

Fiskalizacija 1.0 je fiskalizacija računa u trenutku izdavanja: Kigo račun potpisuje vašim FINA certifikatom i šalje ga Poreznoj upravi, a na računu se ispisuju JIR i ZKI. Fiskalizacija 2.0 je razmjena eRačuna: račun poslovnom subjektu ne ide na papir, nego kao eRačun kroz ovlaštenog informacijskog posrednika, koji ga dostavlja kupcu i fiskalizira. U Kigu se takvi računi označavaju kao F1 odnosno F2.

Račun tvrtki koja plaća na blagajni ide kroz Fiskalizaciju 1.0, samo s OIB-om kupca. Ako naplaćujete i gotovinom i transakcijski od poslovnih subjekata, trebate oboje.

Sustav PDV-a. Ako ste u sustavu PDV-a, u Kigu ostavite postavku Poslovni subjekt u sustavu PDVa na Da: svakom artiklu i usluzi zadajete stopu PDV-a, cijene unosite s PDV-om i PDV se obračunava i ispisuje na svakom računu. Ako niste u sustavu PDV-a (na primjer paušalni obrt), postavite je na Ne: PDV se ne obračunava niti prikazuje na računima. Napomenu o oslobođenju koju zakon traži na vašim računima dodajete kako je opisano u članku Oslobođenje od PDV-a i zakonske napomene. Prema vodiču Porezne uprave, porezni obveznici izvan sustava PDV-a od 1.1.2026. moraju zaprimati eRačune, a izdavati ih od 1.1.2027. Zato registraciju kod posrednika (Fiskalizacija 2.0) napravite već sada, a postavku Poslovni subjekt obveznik slanja eRačuna držite na Ne dok ne počnete izdavati eRačune; ona samo gasi podsjetnike o neposlanim eRačunima. Obje postavke uređujete u Poslovnica.

Pregled rokova i razlika između Fiskalizacije 1.0 i 2.0: Fiskalizacija 2.0 - vremenska linija.

Otvorite Opcije → Postavke sustava → Opće postavke, kartica Opći podaci. Postavke se mijenjaju izravno u retku: kliknite vrijednost ili ikonu olovke, upišite i spremite gumbom Spremi. Da/Ne postavke imaju prekidač koji sprema odmah. Unesite:

• Naziv poslovnog subjekta, Adresa poslovnog subjekta i OIB: ispisuju se u zaglavlju svakog računa i ponude, točno onako kako ih upišete. Ako vam trebaju i podaci poslovnice u zaglavlju (na primjer naziv trgovine i njena adresa, različita od sjedišta), upišite ih u Poslovnica i Adresa poslovnice
• OIB Prefiks: upišite HR ako želite da se OIB na računima ispisuje s prefiksom HR, inače ostavite prazno
• IBAN: ispisuje se na uplatnici uz račun i ide u eRačun
• Kontakt e-mail i Kontakt telefon: Kigo ih unaprijed popunjava u obrazac registracije kod informacijskog posrednika; e-mail je ujedno adresa za odgovor kad račun ili ponudu šaljete e-poštom i kontakt u eRačunu
• Brojčana oznaka naplatnog uređaja: oznaka blagajne u broju računa; postavljena je pri otvaranju licence i tu se samo vidi, ne mijenja se
• Logo: učitajte sliku logotipa; ispisuje se u zaglavlju A4 računa i ponuda

Opis svake postavke: Postavke programa.

U Opcije → Postavke sustava → Opće postavke otvorite karticu Poslovnica / Fiskal. 1.0. Tu se nalaze podaci koji ulaze u fiskalizaciju i u broj računa:

• Ulica, Kućni broj, Naselje, Poštanski broj, Općina: adresa poslovnog prostora, ista koju prijavljujete u ePoreznu
• Radno vrijeme: onako kako ga navodite u prijavi poslovnog prostora (na primjer pon-pet 8-16, sub 8-13)
• Skraćena oznaka poslovnice: oznaka poslovnog prostora, na primjer POSL1 ili P1. Postavljena je pri otvaranju licence (unijeli ste je pri registraciji ili smo je unijeli prema vašem dogovoru) i tu se samo vidi, ne mijenja se. Ista oznaka ide u interni akt i prijavljuje se u ePoreznoj jer ulazi u broj računa i u fiskalizaciju. Više o oznaci: Poslovni prostor i interni akt
• Sljednost računa: Na razini poslovnice znači da svi naplatni uređaji u poslovnici dijele jedan niz brojeva (1/POSL1/1, 2/POSL1/2, 3/POSL1/1 ...). Na razini naplatnog uređaja znači da svaki naplatni uređaj ima svoj niz (1/POSL1/1, 2/POSL1/1 ... i zasebno 1/POSL1/2, 2/POSL1/2 ...). Ako imate jednu blagajnu, razlike u praksi nema
• Format slijednosti dokumenata: kosa crta (1/1/1) ili crtica (1-1-1) kao razdjelnik u broju računa
• Poslovni subjekt u sustavu PDVa: Da ili Ne, prema Što vam treba
• Poslovni subjekt obveznik slanja eRačuna: Da ili Ne, prema Što vam treba. Kod Ne sustav ne prikazuje podsjetnike o neposlanim eRačunima na početnoj stranici i popisu računa, a slanje po želji i dalje je moguće
• Status prijave: samo informativno; prijava poslovnog prostora radi se u ePoreznoj (Fiskalizacija 1.0)

Ako sustav preuzimate usred godine i računi trebaju nastaviti postojeću numeraciju, u kartici Ostalo postavite Kreni od broja računa. Bez te postavke prvi račun dobiva broj 1.

Potrebno svima koji izdaju račune uz naplatu gotovinom ili karticom, kao i za račune krajnjim kupcima uz uplatu na IBAN. Sve se radi jednom, prije prvog računa, ovim redom:

1. Interni akt. Dokument u kojem sami određujete oznake poslovnih prostora, oznake naplatnih uređaja i pravila numeracije računa (sljednost). Ne šalje se Poreznoj upravi, ali ga morate imati i pokazati na zahtjev. Oznake prostora i uređaja već su u Kigu; dopunite adresu, radno vrijeme i sljednost (Poslovnica) i unesite djelatnike (Djelatnici), a zatim Kigo sastavi akt za vas: u Opcije → Postavke sustava → Opće postavke, kartica Poslovnica / Fiskal. 1.0, kliknite Izradi interni akt (ili otvorite stranicu Interni akt izravno), provjerite prikazane podatke, upišite tko donosi odluku i datume, kliknite Izradi interni akt i ispišite dokument. Potpišite ga i čuvajte u poslovnici. Kako odabrati oznake i što akt sadrži: Poslovni prostor i interni akt.
2. Obrazac prijave podataka u sustavu fiskalizacije. Porezna uprava uz prijavu poslovnog prostora traži i podatke o proizvođaču i održavatelju programa kojim izdajete račune. Preuzmite obrazac s već upisanim podacima o Kigu: Obrazac prijave podataka u sustavu fiskalizacije (Word). U dio Podatci o obvezniku fiskalizacije upišite svoj OIB, naziv i adresu, oznaku i adresu poslovnog prostora, tip prostora, vrstu djelatnosti, radno vrijeme i radne dane, datum otvaranja i status prostora. Dijelovi Podatci o proizvođaču i Podatci o održavatelju programskog rješenja već su popunjeni.
3. Prijava poslovnog prostora u ePoreznoj (Fiskalizacija, Prijava poslovnih prostora), s istom oznakom, adresom i radnim vremenom koje ste unijeli u Poslovnica, uz obrazac iz prethodne točke. Prijavu radite vi ili vaš knjigovođa; Kigo je ne šalje umjesto vas. Prostor prijavite prije nego što iz njega izdate prvi račun.
4. Certifikat za fiskalizaciju. Aplikacijski certifikat za fiskalizaciju izdaje FINA i vrijedi 5 godina. Zahtjev podnosi obveznik fiskalizacije (vlasnik obrta ili osoba ovlaštena za zastupanje tvrtke), na jedan od dva načina:
   • Online, na FINA-inom portalu OSPD (ospd.fina.hr), ako imate napredni elektronički potpis: učitavate potpisani Zahtjev za izdavanje certifikata za fiskalizaciju, Ugovor o obavljanju usluga certificiranja, dokaz o uplati naknade i presliku osobne iskaznice osobe koja će biti skrbnik certifikata.
   • Osobno u poslovnici FINA-e (popis poslovnica), s istim dokumentima u papirnatom obliku (ugovor u dva primjerka).
   Obrasci, upute i cjenik nalaze se na stranici Izdavanje certifikata za fiskalizaciju. Nakon obrade skrbnik certifikata dobiva aktivacijske podatke (e-poštom i SMS-om, ili osobno u registracijskom uredu) i na portalu usercert.fina.hr preuzima certifikat kao .p12 datoteku, pri čemu sam određuje lozinku certifikata. Datoteku i lozinku spremite; trebaju vam za sljedeći korak, a i za obnovu nakon 5 godina.
5. Učitavanje certifikata u Kigo. U Opcije → Postavke sustava → Opće postavke, kartica Poslovnica / Fiskal. 1.0, dio Fiskal 1 certifikat, kliknite Postavi certifikat. Na sljedećem ekranu kliknite Zamijeni certifikat, odaberite .p12 datoteku, u polje Lozinka upišite lozinku certifikata i kliknite Spremi. Kartica potom prikazuje Fiskalizacija 1.0 aktivna i certifikat postavljen, naziv datoteke i rok valjanosti (Vrijedi od ... do ...). Ako je lozinka pogrešna, kartica to javlja; kliknite Izmijeni certifikat pa Promijeni lozinku i upišite je ponovno.

Od 1.1.2026. svi porezni obveznici moraju moći zaprimati eRačune, a oni u sustavu PDV-a i izdavati ih poslovnim subjektima i javnoj upravi uz transakcijsko plaćanje (izvan sustava PDV-a izdavanje je obvezno od 1.1.2027.). eRačuni se razmjenjuju isključivo preko ovlaštenog informacijskog posrednika; Kigo je povezan s posrednikom ePoslovanje.hr i sve korake pokrećete iz aplikacije. Prije ovog koraka dovršite Opći podaci, jer se podaci o tvrtki prenose u registraciju.

1. Registracija kod posrednika. Otvorite Opcije → Postavke sustava → Postavke eRačuna / Fiskal 2.0. Stranica Postavke e-Računa prikazuje podržane posrednike; kliknite Registracija na ePoslovanje.hr. Obrazac je popunjen podacima o tvrtki (naziv, OIB, IBAN, adresa); dopunite podatke o odgovornoj osobi (ime, prezime, e-mail, telefon), odaberite korisničko ime i lozinku za svoj ePoslovanje račun, prihvatite uvjete korištenja i kliknite Napravi korisnički račun. Registraciju obavezno pokrećete iz Kiga jer se tako veza s posrednikom uspostavlja sama, bez dodatnog ručnog unosa. Korisničko ime i lozinku zabilježite, Kigo ih ne pohranjuje, a trebat će vam za izravnu prijavu na portal ePoslovanja.
2. Ugovor. Na e-poštu koju ste upisali u obrazac ePoslovanje šalje ugovor. Potpišite ga (digitalno ili ručno pa skenirano, original poštom) i vratite prema uputama iz poruke.
3. Potvrda posrednika u ePoreznoj. Nakon što zaprimi ugovor, ePoslovanje vas prijavljuje u registar Porezne uprave i šalje upute što potvrditi kroz FiskApp na ePoreznoj: tu potvrđujete ePoslovanje kao svog informacijskog posrednika i dajete mu ovlaštenje da eRačune potpisuje svojim certifikatom. Vlastiti potpisni certifikat vam ne treba. Upute iz e-pošte pratite do kraja.
4. Paket eRačuna. Slanje eRačuna troši paket koji unaprijed kupujete, slično bonu za mobitel. Na stranici Postavke e-Računa kliknite Naruči paket i odaberite paket prema očekivanom broju eRačuna; stanje vidite pod Vaš trenutni Saldo. Primanje eRačuna uključeno je u modul i ne troši paket.
5. KPD oznake na artiklima i uslugama. Svaka stavka eRačuna nosi KPD klasifikaciju, pa je upišite artiklima i uslugama (polje KPD šifra, oblik xx.xx.xx) prije prvog eRačuna: KPD klasifikacija.

Kako izgleda u radu. Račun poslovnom subjektu uz transakcijsko plaćanje zaključite kao i svaki drugi (Prvi račun i ponuda). Kigo ga označi kao F2, a na pregledu računa dobivate gumb Pošalji kao e-Račun. Dok eRačun nije poslan, na popisu izdanih računa uz njega stoji crvena oznaka F2 s porukom Potrebno poslati kao eRačun!; nakon slanja oznaka je zelena. Poslane i primljene eRačune, njihove statuse i preuzimanje pratite u Prodaja → eRačuni → Poslani eRačuni i Prodaja → eRačuni → Primljeni eRačuni.

Ako još niste obveznik izdavanja eRačuna (izvan sustava PDV-a do 1.1.2027.), registraciju i potvrdu posrednika ipak napravite zbog zaprimanja, a paket eRačuna kupite kad počnete slati. Postavku iz koraka 3 do tada držite na Ne; gumb za slanje ostaje dostupan ako eRačun ipak želite poslati. Rad s primljenim i poslanim eRačunima: eRačuni.

Svaki račun i ponuda nose ime djelatnika koji ih je izdao, pa unesite sve koji će izdavati dokumente. OtvoriteOpcije → Tvrtka → Djelatnici i kliknite Novi djelatnik. Unesite ime, prezime, PIN i OIB, Status postavite na Aktivno (neaktivnog djelatnika nije moguće odabrati) i klikniteDodaj.

• PIN je brojčana šifra kojom se djelatnik potvrđuje kao osoba koja izdaje račun, ponudu ili drugi dokument; mora biti jedinstven za svakog djelatnika
• OIB djelatnika ispisuje se na računu dok je u postavkama ispisa uključeno Printaj OIB djelatnika

Detalji i statusi djelatnika: Upravljanje zaposlenicima.

U Opcije → Postavke sustava → Opće postavke, kartica Postavke printanja, prvo odaberite Tip printera: pos za termalni printer na blagajni, a4 za ispis na običan printer ili u PDF, mobile za mobilni ispis. Zatim podesite:

• Termalni (POS) printer: Naziv printera, Broj kolona na POS printeru (širina papira u znakovima), Broj kopija ispisa, Broj praznih redova nakon računa i Tekst ispod računa. Povezivanje printera s preglednikom: Instalacija POS printera
• A4 račun: tekst na dnu računa (obično IBAN, web, temeljni kapital), zaglavlje s logotipom i kolone koje se ispisuju (postavka Na A4 računu ručno podesi kolone ispisa). Postavkom Printanje R1 računa isključivo na A4 računi za poslovne subjekte idu na A4 i kad blagajna ima termalni printer

Sve postavke ispisa s opisom: Postavke programa.

Redoslijed je važan: prvo grupa, pa artikli i usluge u njoj. Bez barem jedne grupe unos artikla nije moguć.

1. Grupa: Skladište → Šifrarnici → Grupe, gumb Nova grupa. Grupa je kategorija po kojoj kasnije pretražujete artikle i gledate izvještaje o prodaji.
2. Artikl (roba koja se vodi na stanju): Skladište → Šifrarnici → Artikli, gumb Novi artikal. Unosite Grupa, Tip artikla, Naziv, Šifra, Jed.mj. i po potrebi Barcode; u dijelu Cijene nabavnu cijenu, maržu, veleprodajnu cijenu, stopu PDV-a i maloprodajnu cijenu (Kigo ih preračunava jednu iz druge). Ako šaljete eRačune, upišite i KPD šifra.
3. Usluga (rad, najam, sve što nema stanje): Skladište → Šifrarnici → Usluge, gumb Nova usluga. Uz grupu, naziv, cijenu i PDV birate Tip usluge: obična usluga, predujam, prolazna stavka ili usluga s cijenom koja se upisuje na svakom računu.

Vodič s primjerima izračuna cijena i marže te opisom svakog polja: Grupe, Artikli i Usluge. Za veći broj artikala postoji uvoz iz CSV datoteke i rad s barkod čitačem: Unos artikala, pretraga i barkod čitači. KPD oznake: KPD klasifikacija.

Kupci. Krajnjem kupcu račun izdajete bez unosa kupca. Poslovnom subjektu (tvrtki, obrtu, ustanovi) kupca prvo unesete: Klijenti → Partneri, ili izravno s računa gumbom Kupac R1 (tipka F2). Kod unosa odaberite Tip klijenta B2B - Tvrtka / Pravna osoba (za državu i javnu upravu B2G - Država i javna uprava) i upišite ispravan OIB; bez toga račun ne može biti F2.

Račun. Otvorite Prodaja → Računi → Novi račun. Dodajte artikl upisom šifre ili barkoda i tipkom Enter, ili odabirom iz popisa artikala (tipka F4); količinu promijenite u polju uz stavku. Za poslovnog subjekta odaberite kupca gumbom Kupac R1. Zatim kliknite Zatvori i ispiši (tipka F6), u prozoru odaberite način plaćanja (Gotovina, Kartica, Transakcija, Ostalo) i potvrdite. Račun se zaključi, fiskalizira i ispiše. Ako račun želite poslati e-poštom umjesto ispisati, kliknite Zatvori i pošalji. Krivo izdani račun ne brišete, nego ga stornirate gumbom Storno (tipka F12).

Oznake na popisu računa. U Prodaja → Računi → Izdani računi uz broj računa stoji oznaka: zelena f1 znači da je račun fiskaliziran, crvena f1 da nije fiskaliziran; zelena F2 da je eRačun poslan, crvena F2 da ga treba poslati kao eRačun.

Ponuda. Otvorite Prodaja → Ponude → Nova ponuda, dodajte stavke i kupca (gumb Kupac R1), pa kliknite Spremi. Spremljenu ponudu možete ispisati, poslati kupcu e-poštom gumbom Pošalji, a kad kupac prihvati, na pregledu ponude kliknite Izradi račun i račun nastaje sa svim stavkama ponude. Ponuda se ne fiskalizira. Sve ponude nalaze se u Prodaja → Ponude → Izdane ponude.

Sve mogućnosti blagajne: Računi. Rad s ponudama: Ponude.