Što je račun za predujam (avans)?

Račun za predujam (avansni račun) je fiskalizirani račun koji se izdaje kada kupac unaprijed uplati dio ili cijeli iznos za robu ili uslugu koja još nije isporučena. U Hrvatskoj je zakonski obvezan kada se primi uplata prije isporuke.

Tipični scenariji korištenja:

• Kapara/polog – kupac plaća dio iznosa unaprijed kao jamstvo za buduću isporuku
• Predujam za robu po narudžbi – roba se naručuje tek nakon primljene uplate
• Avans za uslugu – usluga se pruža naknadno, a uplata je unaprijed (npr. graditeljstvo, konzalting)
• Djelomična uplata – kupac plaća 30-50% unaprijed, ostatak po završetku posla

Prema hrvatskim propisima, pri primitku predujma nastaje obveza za PDV, pa avansni račun mora sadržavati ispravan porezni obračun. Kada se izvrši isporuka, izdaje se konačni račun na kojem se umanjen iznos prethodno uplaćenog predujma.

Nacini izrade avansnog računa

Kigo nudi tri nacina za izradu računa za predujam:

1. Novi avansni račun iz glavnog izbornika

U glavnom izborniku otvorite Prodaja → Novi avansni račun. Sustav automatski kreira prazan račun s posebnim artiklom "Predujam" (usluga tipa avans). Račun dobiva interni broj i oznaku avansa.

Na novom računu možete:

• Promijeniti iznos predujma (uredite cijenu stavke "Predujam")
• Dodati klijenta
• Odabrati zaposlenika
• Unijeti napomenu

Nacin placanja automatski se postavlja na Transakcijski račun, ali možete ga promijeniti.

2. Avansni račun iz ponude ili narudžbe kupca

Otvorite zatvorenu ponudu ili narudžbu kupca, kliknite na izbornik Ostale akcije i odaberite Izradi avansni račun.

Sustav tada:

• Kreira novi račun tipa avans
• Preuzima klijenta iz izvornog dokumenta
• Postavlja vezu na izvorni dokument i dijeli isti interni broj koji povezuje sva dokumenta u lancu
• Dodaje u napomenu referencu na izvorni dokument (npr. "Vezano na Ponudu: PO-00123")
• Dodaje artikl "Predujam" s pretpostavljenim iznosom – uredite iznos prema dogovoru s kupcem

3. Pretvaranje postojeceg računa u avansni

Ako ste već izdali obični račun i naknadno utvrdite da je zapravo trebao biti avansni, otvorite račun, kliknite Ostale akcije → Promijeni u Avansni Račun. Ova opcija je dostupna samo za obične račune (ne već avansne) sa statusom zatvoren ili storniran.

Sustav ce postaviti oznaku avansa na taj račun bez stvaranja novog dokumenta.

Što se događa tehnički pri kreiranju avansa?

Kada Kigo kreira avansni račun, u pozadini se odvijaju sljedeći koraci:

1. Kreira se novi dokument s tipom Račun i pomoćnom oznakom AVANS
2. Sustav trazi artikl s posebnim tipom "avans". Ako ne postoji, automatski ga kreira pod nazivom "Predujam" s PDV-om 25%
3. Taj artikl se dodaje kao jedina stavka računa s količinom 1
4. Ako je avans izrađen iz ponude/narudžbe, postavljaju se veze:
   • Direktna veza – povezuje avans s izvornim dokumentom
   • Interni broj – zajednički broj koji povezuje sva dokumenta u lancu (ponuda → avans → storno → konačni račun)
5. Račun se otvara u editoru i možete prilagoditi iznos predujma, dodati napomenu, itd.

Izrada konačnog računa iz avansa

Kada je roba/usluga isporučena, potrebno je izdati konačni račun. Ovaj proces ima dva puta ovisno o statusu avansnog računa:

Put A: Konačni račun iz aktivnog (zatvorenog) avansa

Otvorite avansni račun u pregledu računa. Na dnu se prikazuje gumb Izradi konačni račun.

1. Kliknite na gumb – otvara se dijalog za potvrdu
2. Ako imate vise aktivnih zaposlenika, unesite PIN zaposlenika koji izvrsava akciju
3. Sustav automatski:
   • Stornira avansni račun (kreira storno dokument s negativnim iznosima)
   • Ako postoji vise avansa s istim internim brojem, stornira sve zatvorene avanse iz grupe – uključujuci i avanse iz prošle godine
   • Kreira novi račun s oznakom konačnog računa iz avansa
   • Ako je avans bio vezan na ponudu, preuzima sve stavke iz ponude na konačni račun
   • Upisuje u napomenu reference na sve stornirane avanse i njihove storno dokumente
4. Otvara se editor s novim konačnim računom – dodajte/uredite stavke i zatvorite račun

Put B: Konačni račun iz storno avansa

Ako je avans već storniran (npr. stornirali ste ga ručno ili iz drugog razloga), otvorite storno dokument avansa. Gumb Izradi konačni račun bit ce dostupan na storno dokumentu.

Sustav tada:

• Trazi originalni avans prema direktnoj vezi ili prema internom broju
• Ako je originalni avans u prošloj godini (arhivi), sustav automatski pretražuje arhivsku tablicu
• Kreira konačni račun koristeci podatke iz originalnog avansa

Put C: Konačni račun iz ponude (novi)

Na ponudi koja ima vezane predujmove (avanse) prikazuje se gumb Izradi konačni račun (u arhivskom pregledu: Izradi konačni račun u [tekuća] godini). Klikom se otvara modal s detaljnim pregledom koji prikazuje:

• Iznos ponude – ukupna vrijednost ponude
• Popis svih predujmova – aktivni (zatvoreni) i već stornirani, s iznosima
• Koliko ce se stornirati – lista aktivnih predujmova koji ce biti automatski stornirani
• Preostalo za platiti – razlika između ponude i ukupno uplaćenih predujmova

Nakon potvrde (i unosa PIN-a zaposlenika ako ima vise zaposlenika), sustav automatski stornira aktivne predujmove i kreira konačni račun sa svim stavkama iz ponude.

Prikaz predujma na konačnom računu

Kada je konačni račun izrađen iz avansa, sustav automatski prikazuje posebne redove na dnu računa:

• Za svaki avans koji je bio vezan na isti interni broj prikazuje se red "Predujam (BR-RAČUNA)" s negativnim iznosom
• Ako je avans iz prošle godine, uz broj računa prikazuje se i godina (npr. "Predujam (RN-00045/2025)")
• Na kraju se prikazuje red "Ukupno za platiti" s iznosom umanjenim za sve predujmove

Primjer za dva avansa od 500,00 EUR (jedan iz prošle godine) i konačni račun od 2.000,00 EUR:

Ovi iznosi se automatski računaju pretraživanjem svih avansa s istim internim brojem koji su u statusu Zatvoreno ili Stornirano – uključujuci avanse iz prošle godine (arhive).

Višestruki avansi za jedan konačni račun

Kigo podrzava vise avansnih računa vezanih na isti konačni račun. To je korisno kada kupac plaća u vise rata prije isporuke.

Kako to funkcionira:

1. Iz iste ponude ili narudžbe izradite vise avansnih računa – svaki ce dobiti isti interni broj
2. Prilikom izrade konačnog računa, sustav pretražuje sve avanse s istim internim brojem koji su u statusu Zatvoreno ili Stornirano – u obje tablice (tekuća godina i arhiva prošle godine)
3. Svi pronađeni avansi se automatski storniraju (ako već nisu)
4. Na konačnom računu svaki avans se prikazuje kao zasebni red umanjenja
5. U napomenu konačnog računa upisuju se reference na sve avanse i njihove storno dokumente

Storno avansnog računa

Avansni račun se može stornirati na vise nacina:

1. Automatski storno (pri izradi konačnog računa)

Kada kliknete Izradi konačni račun, sustav automatski stornira avans. Ručno storniranje nije potrebno i ne smijete ga raditi prije izrade konačnog računa.

2. Storno kao greška

Ako je avansni račun izdan s pogrešnim iznosom ili pogrešnim klijentom, koristite opciju Ostale akcije → Storniraj kao grešku!. Ova opcija je posebna jer:

• U napomenu storna upisuje se "STORNO (KAO GREŠKA) OD: ..." umjesto običnog "STORNO OD: ..."
• Regenerira se interni broj originalnog avansa – time se prekida veza s ostalim dokumentima u lancu (ponuda, narudžba). To sprečava da pogrešni avans utjece na buduci konačni račun
• Opcija je dostupna samo na zatvorenim avansnim računima i nije vidljiva na običnim računima

3. Storno predujma iz arhive u tekuću godinu

Kada pregledavate avansni račun u arhivskom pregledu (prosla godina), u izborniku Ostale akcije pojavljuju se dvije opcije:

• Storniraj predujam u [tekuća godina] godinu – standardni storno, zadržava interni broj i veze
• Storniraj predujam kao grešku u [tekuća godina] godinu – prekida sve veze s lancem

Obje opcije kreiraju storno dokument u tekućoj godini, a originalni avans u arhivi dobiva status "Storniran".

Polja i oznake specifične za avansne račune

Avansni računi koriste nekoliko posebnih polja koja ih razlikuju od običnih računa:

Interni broj (internal_number) je zajednički identifikator koji povezuje sve dokumente u avansnom lancu: ponudu, narudžbu, jedan ili vise avansa, storna i konačni račun. Zahvaljujuci tom broju sustav može pronaci sve povezane dokumente i automatski izračunati iznose predujma na konačnom računu – cak i kada su dokumenti raspoređeni preko vise godina.

Veza između dokumenata (parent_id_pos) omogućava direktno povezivanje i navigaciju – klikom na broj dokumenta u pregledu vezanih dokumenata možete se prebaciti na bilo koji dokument u lancu.

Prijelaz godine: avans u jednoj, konačni račun u drugoj godini

Čest scenarij: avans je izdan u prosincu, a konačni račun se izdaje u sijecnju sljedeće godine. Kigo podrzava ovaj scenarij u potpunosti s automatskim pretraživanjem obje godine.

Automatsko pretraživanje svih predujmova (cross-year)

Prilikom izrade konačnog računa, sustav automatski pretražuje obje tablice – tekuću godinu i arhivu prošle godine – po internom broju. To znaci da:

• Avansi iz prošle godine se automatski pronalaze i prikazuju u dijalozima za potvrdu
• Svaki pronađeni avans nosi oznaku godine iz koje dolazi (npr. RN-00045/2025)
• Storniranje avansa iz prošle godine kreira storno dokument u tekućoj godini
• Na konačnom računu i na ispisu (print/eRačun) ispravno se prikazuju predujmovi iz obje godine

Izrada avansa iz arhive u tekuću godinu

Kada ste u arhivskom pregledu (pregledavate proslu godinu), na ponudama se pojavljuje opcija Ostale akcije → Izradi predujam u [tekuća godina] godini.

Ova akcija:

• Deaktivira arhivski pogled i vraća se u tekuću godinu
• Cita podatke iz arhivskog dokumenta (ponuda iz prošle godine)
• Kreira avansni račun u tekućoj godini s vezom na arhivski dokument
• U napomenu upisuje referencu na izvorni dokument zajedno s oznakom godine (npr. "Vezano na Ponudu: PO-00123/2025")

Konačni račun iz ponude u arhivi

Na ponudi u arhivskom pregledu koja ima vezane predujmove prikazuje se gumb Izradi konačni račun u [tekuća] godini. Modal za potvrdu prikazuje sve predujmove iz obje godine. Konačni račun se kreira u tekućoj godini sa stavkama iz ponude.

Storno predujma iz arhive

Na avansnom računu u arhivi dostupne su opcije Storniraj predujam u [tekuća godina] godinu i Storniraj predujam kao grešku u [tekuća godina] godinu u izborniku Ostale akcije.

PDV obračun kod avansa i konačnog računa

PDV na avansni račun obračunava se u trenutku primitka predujma. Artikl "Predujam" koji sustav automatski kreira ima PDV stopu od 25%.

Kod konačnog računa:

• Konačni račun sadrži ukupnu vrijednost isporuke s punim PDV obračunom
• Na računu se prikazuju umanjenja za svaki prethodno uplaćeni predujam
• Ako je konačni račun izrađen iz ponude iz prošle godine (prijelaz godine), u napomenu se automatski upisuje detaljan PDV obračun:
  • Iznos predujma bez PDV-a
  • Razlika PDV-a između konačnog računa i predujma
  • Ukupan iznos predujma
  • Konačni iznos za platiti

Kompletni tijek rada: od ponude do konačnog računa

Evo tipičnog scenarija korak po korak:

1. Izradite ponudu s potpunim popisom stavki i zatvorite je
2. Na ponudi kliknite Ostale akcije → Izradi avansni račun
3. Uredite iznos predujma (npr. 30% ukupne ponude) i zatvorite/fiskalizirajte avans
4. Po potrebi ponovite korak 2-3 za dodatne avanse (npr. druga rata)
5. Kada je roba/usluga isporučena, otvorite ponudu ili avansni račun
6. Kliknite Izradi konačni račun – otvara se modal s pregledom svih predujmova, iznosa za stornirati i preostalom za platiti
7. Unesite PIN zaposlenika (ako je potrebno) i potvrdite
8. Sustav automatski stornira sve aktivne avanse (uključujuci iz prošle godine) i kreira konačni račun
9. Na konačnom računu već su preuzete stavke iz ponude – pregledajte, uredite po potrebi
10. Zatvorite i fiskalizirajte konačni račun

Svi dokumenti (ponuda, avansi, storna, konačni račun) ostaju povezani i vidljivi u tabu Vezani dokumenti na pregledu bilo kojeg dokumenta iz lanca.

Scenarij s prijelazom godine

1. U prosincu 2025: Izradite ponudu i jedan ili vise avansa, fiskalizirajte ih
2. Napravite prijelaz godine (arhiviranje)
3. U sijecnju 2026: Otvorite arhivu, pronađite ponudu iz 2025.
4. Po potrebi izradite dodatni avans: Ostale akcije → Izradi predujam u 2026 godini
5. Kliknite Izradi konačni račun u 2026 godini na ponudi – modal prikazuje sve avanse iz 2025. i 2026.
6. Potvrdite – sustav stornira sve aktivne avanse i kreira konačni račun u 2026. sa stavkama iz ponude

Česta pitanja

Mogu li uredivati avansni račun nakon što je zatvoren?

Da, kao i svaki drugi račun, možete koristiti opciju Ostale akcije → Otvori i uredi dok račun nije storniran. Međutim, ako je račun već fiskaliziran, promjena iznosa zahtijeva storno i izdavanje novog avansa.

Što ako je iznos predujma pogrešan?

Koristite opciju Storniraj kao grešku na avansnom računu. Ova akcija prekida vezu s ponudom/narudžbom i označava avans kao pogrešno izdan. Zatim izradite novi avans s ispravnim iznosom.

Kako postupiti s djelomičnom isporukom?

Ako je isporučen samo dio robe, na konačnom računu uredite stavke tako da odražavaju samo isporučeni dio. Preostali iznos predujma možete riješiti novim avansnim računom ili dogovorom s kupcem.

Mogu li izraditi konačni račun ako iznos prelazi predujam?

Da. Konačni račun može imati veci ukupni iznos od predujma. Razlika (Ukupno za platiti) prikazat ce se na računu i to je iznos koji kupac treba doplatiti.

Što ako je konačni iznos manji od predujma?

I to je moguće. U tom slučaju ce "Ukupno za platiti" biti negativan iznos, što znači da morate kupcu vratiti razliku.

Mogu li stornirati konačni račun?

Da, konačni račun se stornira kao obični račun. Međutim, imajte na umu da se već stornirani avansi ne vraćaju automatski u aktivno stanje – po potrebi izradite nove avanse.

Zašto ne vidim gumb "Izradi avansni račun"?

Gumb je vidljiv samo na zatvorenim ponudama i narudžbama kupca, i to isključivo kada nije aktivna arhiva. U arhivskom pregledu koristite opciju "Izradi predujam u [tekuća godina] godini".

Zašto ne vidim gumb "Izradi konačni račun" na ponudi?

Gumb se prikazuje samo na ponudama koje imaju vezane predujmove (avanse). Ako ponuda nema predujmove, vidjet cete standardni gumb "Izradi račun". Također, provjerite da ponuda ima interni broj (internal_number).

Što ako su avansi u prošloj godini, a konačni račun trebam u tekućoj?

Sustav automatski pronalazi avanse iz obje godine. Možete kliknuti Izradi konačni račun s bilo kojeg avansa ili s ponude (uključujuci ponudu u arhivi) i sustav ce ispravno obraditi sve predujmove iz obje godine.