Ponavljajuće ponude i računi – korisnička dokumentacija
Modul Ponavljajuće ponude/računi omogućuje automatsko generiranje ponuda ili računa prema unaprijed definiranim pravilima i rasporedu. Ova funkcionalnost je idealna za ponavljajuće usluge ili proizvode koji se periodično naplaćuju.
Glavne opcije i tabovi
- Ponavljajuće ponude – upravljanje predlošcima za automatsko generiranje ponuda (tab "Lista ponavljajućih ponuda").
- Ponavljajući računi – upravljanje predlošcima za automatsko generiranje računa (tab "Lista ponavljajućih računa").
- Za svaku vrstu (ponuda/račun) dostupne su opcije: pregled, kreiranje, uređivanje i brisanje predložaka.
- Svaki predložak može biti vezan uz postojeću ponudu/račun ili se može kreirati potpuno novi predložak.
Pregled predložaka
- Na početnoj stranici svakog taba prikazuje se popis svih ponavljajućih ponuda ili računa u tabličnom prikazu.
- Svaki red sadrži osnovne podatke: naziv, opis, frekvenciju, datum početka, idući termin, vrijeme kreiranja i zadnje izmjene.
- Klikom na naziv predloška otvarate detaljan prikaz s dodatnim informacijama, uključujući poveznicu na originalnu ponudu/račun i klijenta, status slanja e-maila i raspored ponavljanja.
- U dnu detaljnog prikaza nalazi se tablica s popisom svih dosadašnjih i budućih termina generiranja ponude/računa.
- Filtri iznad tablice omogućuju pretragu po broju, datumu, klijentu i drugim kriterijima.
Kreiranje novog predloška
- Odaberite opciju "Nova ponavljajuća ponuda" ili "Novi ponavljajući račun" za definiranje novog predloška.
- Možete odabrati postojeću ponudu/račun kao osnovu ili kreirati potpuno novi predložak.
- Unesite naziv, opis, frekvenciju (npr. tjedno, mjesečno), datum i vrijeme početka, te opciju automatskog slanja e-maila klijentu.
- Za automatsko slanje e-maila klijentu, potrebno je da klijent ima ispravno postavljenu e-mail adresu.
- Nakon spremanja, predložak će biti prikazan u odgovarajućem popisu i automatski će generirati ponude/račune prema rasporedu.
Uređivanje predloška
- Odaberite predložak koji želite urediti i kliknite na opciju "Uredi".
- Možete izmijeniti sve podatke: naziv, opis, frekvenciju, datum početka, opcije slanja e-maila.
- Promjene će biti primijenjene na buduće generirane ponude/račune.
Brisanje predloška
- Odaberite predložak koji želite obrisati i kliknite na opciju "Obriši".
- Brisanje je nepovratno – predložak i svi budući termini generiranja bit će uklonjeni.
- Za povratak na popis predložaka koristite izbornik ili breadcrumbs na vrhu stranice.
Pretraga i filtriranje
- Filtri iznad tablice omogućuju pretragu po broju, datumu, klijentu i drugim kriterijima.
- Prilikom kreiranja predloška možete pretražiti postojeće ponude/račune prema broju, datumu ili klijentu i koristiti ih kao osnovu za novi predložak.
Prava pristupa i ovlasti
- Pristup ovom modulu i svim akcijama (pregled, kreiranje, uređivanje, brisanje) imaju samo korisnici s admin ulogom.
- Za svaku akciju sustav provjerava ovlasti i prikazuje odgovarajuće poruke.
Napomene i savjeti
- Ako je arhiva godine aktivna, nije moguće kreirati ili uređivati predloške dok se arhiva ne zatvori.
- Svaki predložak može biti vezan uz određenu poslovnicu i korisnički profil.
- Za pomoć ili dodatne informacije obratite se administratoru sustava.