Što je oznaka poslovnog prostora

Oznaka poslovnog prostora je kratka šifra za svaki prostor iz kojeg izdajete fiskalizirane račune. U Kigu je postavljena pri otvaranju licence (unijeli ste je pri registraciji ili smo je unijeli prema vašem dogovoru) i vidite je u postavkama, u kartici Poslovnica / Fiskal. 1.0 kao Skraćena oznaka poslovnice; ne mijenja se. Ista oznaka ide u interni akt i u prijavu poslovnog prostora u ePoreznoj, i mora biti jedinstvena za svaki vaš prostor.

Oznaka smije sadržavati samo slova i brojeve, bez razmaka, dijakritike i posebnih znakova. Neka bude kratka i prepoznatljiva, na primjer P1, P2, POSL1, TRG1 ili WEB. Neispravno je POSL 1 (razmak), KASA#1 (poseban znak) ili SKLADIŠTE (dijakritika).

Primjeri oznaka: P1, P2, POSL1, INTERNET. Neispravno: POSL 1, KASA#1, SKLADIŠTE.

Uz oznaku prostora svaka blagajna (naplatni uređaj) ima svoju oznaku naplatnog uređaja, najčešće redni broj 1, 2, 3. Broj računa sastavlja se od rednog broja, oznake prostora i oznake uređaja, na primjer 1/POSL1/1 ili, ako ste kao razdjelnik odabrali crticu, 1-POSL1-1.

Što je interni akt i zašto ga trebate

Interni akt je odluka koju donosi vlasnik obrta ili odgovorna osoba tvrtke i u kojoj su zapisani:

• popis poslovnih prostora s oznakom, adresom i radnim vremenom
• oznake naplatnih uređaja u svakom prostoru
• operateri na naplatnim uređajima (djelatnici koji izdaju račune) s OIB-om
• pravilo slijednosti brojeva računa: broje li se računi na razini poslovnog prostora ili svaki naplatni uređaj ima svoj niz, te kako izgleda broj računa

Akt se ne šalje Poreznoj upravi, ali ga morate imati potpisanog, čuvati u poslovnici i pokazati na zahtjev nadzora. Pri svakoj promjeni prostora, uređaja, operatera ili pravila numeracije donosi se novi.

Kigo sastavlja interni akt za vas

Sve što akt sadrži Kigo već zna iz postavki i popisa djelatnika, pa ga ne morate pisati sami. Redoslijed:

1. Provjerite i dopunite postavke. U Opcije → Postavke sustava → Opće postavke, kartica Poslovnica / Fiskal. 1.0: Skraćena oznaka poslovnice je već postavljena (samo provjerite), upišite adresu i radno vrijeme prostora, Sljednost računa (na razini poslovnice ili na razini naplatnog uređaja) iFormat slijednosti dokumenata (kosa crta ili crtica u broju računa). U kartici Opći podaci: Brojčana oznaka naplatnog uređaja. Ako imate više poslovnica, isto napravite u svakoj.
2. Unesite djelatnike koji će izdavati račune, s OIB-om i statusom Aktivno: Opcije → Tvrtka → Djelatnici. Oni ulaze u akt kao operateri na naplatnim uređajima.
3. Otvorite stranicu Interni akt: u Opcije → Postavke sustava → Opće postavke, kartica Poslovnica / Fiskal. 1.0, kliknite gumb Izradi interni akt, ili odmah: Izradi interni akt. Stranica prikazuje sve podatke koji ulaze u akt, sa svim aktivnim poslovnicama i primjerom broja računa za svaku; ako nešto nedostaje, ispravite to u postavkama ili kod djelatnika i vratite se.
4. Upišite podatke o odluci: ime i prezime osobe koja je donosi, funkciju (direktor, vlasnik obrta), mjesto, datum donošenja i datum od kojeg se primjenjuje. Pravna osnova je unaprijed upisana; po potrebi je uskladite sa svojim knjigovođom.
5. Kliknite Izradi interni akt. Otvara se odluka s točkama I. do VI., spremna za ispis; gumb Ispiši šalje je na printer ili u PDF. Potpišite je i čuvajte u poslovnici.

Prijava poslovnog prostora u ePoreznoj

Svaki poslovni prostor prijavljujete u ePoreznoj (Fiskalizacija, Prijava poslovnih prostora) prije prvog računa iz tog prostora, s istom oznakom, adresom i radnim vremenom koje ste upisali u interni akt i u Kigo. Prijavu radite vi ili vaš knjigovođa; Kigo je ne šalje umjesto vas.

Uz prijavu Porezna uprava traži i podatke o proizvođaču i održavatelju programa kojim izdajete račune. Preuzmite Obrazac prijave podataka u sustavu fiskalizacije (Word): podaci o programu već su upisani, vi dopunite dio Podatci o obvezniku fiskalizacije (OIB, naziv, adresa, oznaka i adresa prostora, tip prostora, djelatnost, radno vrijeme, datum otvaranja, status).

Za fiskalizaciju vam je uz to potreban FINA certifikat učitan u Kigo; cijeli tijek od prijave do prvog fiskaliziranog računa opisan je u vodiču Kako početi?, korak 4.

Najčešće pogreške

• Oznaka u Kigu nije ista kao oznaka prijavljena u ePoreznoj, ili se ista oznaka koristi za dva prostora.
• Razmak, dijakritika ili poseban znak u oznaci.
• Razdjelnik i sljednost broja računa nisu određeni prije prvog dokumenta; nakon što izdate prvi dokument ne mogu se mijenjati.
• Nema internog akta ili nije obnovljen nakon promjene prostora, uređaja ili djelatnika.
• Račun je izdan iz prostora koji još nije prijavljen u ePoreznoj.

Predlošci za ručno pisanje

Ako akt ipak želite napisati sami: predložak u Wordu ili primjerak Porezne uprave (PDF). Sadržaj mora odgovarati onome što je upisano u Kigo i prijavljeno u ePoreznoj.