Was ist das Archiv und wozu dient es?

Am Ende jedes Geschäftsjahres werden die Daten dieses Jahres (Rechnungen, Belege, Lagerbestand) ins Archiv verschoben, und das neue Jahr beginnt mit einer eigenen Rechnungsnummerierung ab 1. Das Archiv bewahrt alle früheren Jahre dauerhaft auf und Sie können jederzeit zur Ansicht zurückkehren.

Ich habe das Jahr abgeschlossen und frühere Rechnungen sind nicht mehr sichtbar. Sind sie verloren?

Nein. Keine Rechnung wird gelöscht. Die Rechnungen eines abgeschlossenen Jahres befinden sich im Archiv dieses Jahres. Um sie anzusehen und zu drucken, öffnen Sie das Archiv des gewünschten Jahres (Schritte unten).

Mit welcher Nummer beginnt die Rechnungsnummerierung im neuen Jahr?

Standardmäßig beginnt die Nummerierung bei 1. Sie muss es aber nicht: die Startnummer kann auf eine beliebige Zahl gesetzt werden, wenn eine Situation es erfordert (sie wird durch Ihren internen Akt bestimmt). Im Programm wird sie im Feld Ab Rechnungsnummer starten in den Einstellungen festgelegt (wenn leer, beginnt sie bei 1).

Ist das Öffnen des Archivs sicher?

Ja. Das Öffnen des Archivs ist nur eine Ansicht. Es wird nichts geändert, abgeschlossen oder gelöscht. Sie öffnen ein altes Jahr, um Belege anzusehen und zu drucken, und verlassen es danach wieder, um ins laufende Jahr zurückzukehren.

Wie öffne und verlasse ich das Archiv?

1. Öffnen Sie das Menü Optionen > Unternehmen > Archiv.
2. Klicken Sie neben dem gewünschten Jahr auf Archiv ansehen.
3. Im Archiv erscheint oben eine Leiste Archiv für das Jahr 2025! mit dem Link Archiv verlassen.
4. Sehen Sie die benötigten Rechnungen an und drucken Sie sie.
5. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Archiv verlassen und kehren ins laufende Jahr zurück.

Ich habe das Vorjahr nicht rechtzeitig abgeschlossen und habe bereits Rechnungen im neuen Jahr. Was nun?

Wenn das Vorjahr nicht rechtzeitig abgeschlossen wurde und Sie im neuen Jahr bereits Rechnungen ausgestellt haben, setzen diese die alte Nummernfolge fort. Wenn Sie das Jahr später abschließen, bleiben diese Rechnungen im Archiv des alten Jahres, aber die Steuerverwaltung hat sie im neuen Jahr erfasst.

Beispiel: am 31.12. ist die letzte Rechnung 560, und am 1.1. haben Sie 561 ausgestellt. Nach dem Abschluss bleibt 561 im alten Jahr, die Steuerverwaltung führt sie aber als Rechnung des neuen Jahres. Damit die Reihenfolge korrekt ist, tragen Sie im Feld Ab Rechnungsnummer starten die nächste Nummer ein (im Beispiel 562).

Wenn Sie nicht sicher sind, wenden Sie sich vor dem Abschluss an den Support ([email protected]).

Wirkt sich die Archivierung auf Fiskalisierung und MwSt aus?

Nein. Bereits ausgestellte und fiskalisierte Rechnungen bleiben gültig und unverändert. Die Archivierung ordnet nur die Datenspeicherung in der Anwendung neu und ändert nichts an dem, was an die Steuerverwaltung gemeldet wurde.