Massenimport von Artikeln

Wenn Sie eine große Anzahl von Artikeln auf einmal eingeben müssen (z. B. 500, 1.000 oder mehr), erfolgt dies über einen CSV-Import. CSV (Comma Separated Values) ist ein einfaches Textformat, das aus Excel, Google Sheets oder jeder anderen Tabellenkalkulationsanwendung exportiert werden kann.

Wie funktioniert der CSV-Import?

Der CSV-Import ist eine Dienstleistung, die von unserem Team durchgeführt wird. Der Ablauf ist wie folgt:

1. Bereiten Sie eine Tabelle mit Ihren Artikeln in Excel oder Google Sheets vor
2. Exportieren Sie die Tabelle als .csv-Datei (UTF-8-Kodierung)
3. Senden Sie uns die CSV-Datei per E-Mail
4. Wir laden die Artikel in Ihr System – in der Regel noch am selben Tag

Welche Daten sollte die Tabelle enthalten?

Die Tabelle muss eine Kopfzeile haben (erste Zeile mit Spaltennamen). Die mindestens erforderlichen Spalten sind:

Nachträgliche Preisaktualisierungen

Wenn sich Ihre Preise häufig ändern und Sie regelmäßige Aktualisierungen aus Lieferantenpreislisten benötigen, kann dies ebenfalls per CSV-Import erfolgen – senden Sie uns die aktualisierte Tabelle und wir aktualisieren die Preise in Ihrem System.

Artikeleingabe über eRechnung (UBL XML)

Wenn Sie von Ihren Lieferanten eRechnungen (elektronische Rechnungen im UBL-XML-Format) erhalten, kann das System automatisch einen Wareneingang aus der eRechnung erstellen und dabei neue Artikel anlegen.

Der Ablauf ist wie folgt:

1. Öffnen Sie Wareneingänge → Neuer Wareneingang → Manuelle Eingabe (PRM)
2. Klicken Sie auf XML laden und wählen Sie die UBL-XML-Datei der Lieferantenrechnung
3. Das System liest automatisch die Artikel aus der XML-Datei und versucht, sie anhand von Barcode, Referenz oder Lieferantencode mit bestehenden Artikeln abzugleichen
4. Artikel, die das System nicht erkennt, werden in einer Vorschau angezeigt – Sie können sie manuell mit bestehenden Artikeln verknüpfen oder neue erstellen
5. Bestätigen Sie den Import und der Wareneingang wird mit Mengen und Preisen aus der eRechnung erstellt

Artikelsuche nach Name, Referenz oder Barcode

Bei der Erstellung einer Rechnung, eines Wareneingangs oder eines anderen Dokuments können Sie Artikel auf drei Arten gleichzeitig suchen:

• Nach Referenz (SKU/Code) – geben Sie einen Teil oder den gesamten Artikelcode ein
• Nach Bezeichnung – geben Sie einen Teil des Artikelnamens ein (z. B. "T-Shirt" oder "Samsung")
• Nach Barcode – geben Sie den Barcode ein oder scannen Sie ihn

Alle drei Suchmethoden funktionieren gleichzeitig – das System durchsucht alle Felder auf einmal und zeigt alle Artikel an, die dem eingegebenen Begriff entsprechen.

An der Kasse (POS)

An der Kasse gibt es ein Schnelleingabefeld. Geben Sie eine Referenz, einen Namen oder Barcode ein und drücken Sie Enter. Wenn das System genau einen Treffer findet, wird der Artikel sofort zur Rechnung hinzugefügt. Bei mehreren Ergebnissen wird eine Auswahlliste angezeigt.

Bei Wareneingängen und anderen Dokumenten

Beim Hinzufügen von Artikeln zu einem Wareneingang, einer Preisänderung oder einem anderen Dokument klicken Sie auf die Schaltfläche zum Hinzufügen. Eine Artikelübersicht mit Suchfeld öffnet sich. Geben Sie Ihren Suchbegriff ein und das System filtert die Liste in Echtzeit.

Barcode-Scanner

Kigo unterstützt Barcode-Scanner vollständig. Es gibt zwei Möglichkeiten, Barcodes zu scannen:

1. Handscanner (USB oder Bluetooth)

Ein Handscanner – ob kabelgebunden (USB) oder kabellos (Bluetooth) – funktioniert wie eine Tastatur. Wenn Sie einen Barcode scannen, wandelt der Scanner das Barcode-Bild in eine Zeichenfolge um und "tippt" sie in das aktive Feld auf dem Bildschirm ein, als hätten Sie sie selbst auf der Tastatur eingegeben. Anschließend sendet er automatisch Enter.

Das bedeutet, Sie benötigen keine spezielle Software oder Konfiguration – einfach:

1. Schließen Sie den Scanner an Ihren Computer an (USB) oder koppeln Sie ihn über Bluetooth
2. Klicken Sie in das Artikeleingabefeld an der Kasse oder an einer beliebigen Stelle im System
3. Scannen Sie den Barcode – der Scanner gibt den Barcode-Inhalt automatisch ein und bestätigt die Eingabe

Dies funktioniert auf jedem Gerät mit USB-Anschluss oder Bluetooth: Desktop, Laptop, Tablet. Es funktioniert mit jedem Betriebssystem (Windows, macOS, Linux, Android, iOS).

2. Gerätekamera (Kigo Android-App)

Wenn Sie die Kigo Android-App verwenden, ist das Barcode-Scannen über die Gerätekamera verfügbar. Drücken Sie auf dem Kassenbildschirm die Taste Scan – die App aktiviert die Kamera, Sie richten sie auf den Barcode, und die App liest den Barcode automatisch und fügt den Artikel zur Rechnung hinzu.

Wo kann ich den Barcode-Scanner verwenden?

Ein Barcode-Scanner (Handscanner oder Kamera) kann in allen Bereichen des Systems verwendet werden, in denen ein Artikeleingabefeld vorhanden ist:

• Kasse (POS) – Artikel zur Rechnung hinzufügen
• Wareneingänge – Artikelsuche beim Hinzufügen zum Wareneingang
• Artikelkarte – Barcode auf einem Artikel eintragen (nützlich für die schnelle Erfassung von Barcodes im System)
• Deklarationen – Artikelsuche für den Etikettendruck

Häufig gestellte Fragen

Kann ich Artikel selbst aus einer Excel-Tabelle importieren?

Derzeit gibt es in Kigo keinen Self-Service-Import. Der Import wird von unserem Team durchgeführt, nachdem Sie uns eine CSV-Datei gesendet haben.

In welchem Format soll ich die Datei vorbereiten?

Am besten bereiten Sie die Daten in Excel oder Google Sheets vor und exportieren dann als CSV (UTF-8). Wenn Sie Daten im XLS-, XLSX- oder XML-Format haben, öffnen Sie sie in Excel und speichern Sie als CSV. Das Feldtrennzeichen sollte ein Komma oder Semikolon sein.

Wie viele Artikel kann ich auf einmal importieren?

Es gibt keine Begrenzung der Artikelanzahl. Sie können 100, 1.000 oder 10.000 Artikel importieren – Voraussetzung ist lediglich, dass die Daten korrekt formatiert sind.

Kann ich Preise bestehender Artikel per Import aktualisieren?

Ja. Wenn Artikel in der CSV dieselben Referenzen wie bestehende Artikel im System haben, aktualisiert der Import Preise und andere Daten. Artikel, die noch nicht existieren, werden automatisch als neu angelegt.

Welchen Barcode-Scanner empfehlen Sie?

Jeden USB- oder Bluetooth-Scanner, der 1D- (EAN-13, Code 128) und optional 2D-Barcodes (QR-Code) unterstützt. Beliebte Modelle sind Honeywell Voyager, Zebra DS2208, Inateck BCST-70 und ähnliche. Die Preise liegen zwischen 20 und 80 EUR je nach Modell.

Kann ein Scanner Barcodes von einem Handy oder Bildschirm lesen?

Ja, aber nur 2D-Scanner (die auch QR-Codes lesen). Ältere Laser-1D-Scanner können nicht von Bildschirmen lesen – sie funktionieren nur mit gedruckten Barcodes.

Muss ich den Barcode-Scanner konfigurieren?

Nein. Der Scanner funktioniert sofort nach dem Anschließen (Plug & Play). Die einzige Empfehlung ist, zu überprüfen, ob der Scanner auf den HID-Modus (Tastaturemulation) eingestellt ist, was bei praktisch allen Scannern die Standardeinstellung ist.