Inventur – Schritt-für-Schritt-Vorgehensweise

Die Inventur ist der Vorgang der physischen Zählung von Waren im Lager und des Vergleichs mit dem Bestand im Kigo-System. Dieser Leitfaden beschreibt die vollständige Vorgehensweise von der Vorbereitung bis zur abschließenden Buchung der Differenzen.

Schritt 1: Vorbereitung vor der Inventur

Vor dem Start der Inventur empfehlen wir Folgendes:

• Alle offenen Wareneingänge abschließen – stellen Sie sicher, dass alle eingegangenen Waren im System erfasst sind, damit der Bestand in Kigo aktuell ist.
• Alle ausgestellten Rechnungen abschließen – stellen Sie sicher, dass alle verkauften Artikel fakturiert sind, damit der Lagerbestand nicht fehlerhaft ist.
• Das richtige Lager auswählen – wenn Sie mehrere Lager haben, wird die Inventur für jedes Lager einzeln durchgeführt.
• Zählliste vorbereiten – Sie können den aktuellen Bestand nach Excel exportieren (Als Excel speichern) und als Grundlage für die physische Zählung verwenden.
• Datum wählen – die Inventur erfasst den Bestand zu einem bestimmten Datum. Üblicherweise wird sie am Monats- oder Jahresende durchgeführt.

Schritt 2: Inventurliste erstellen

Öffnen Sie Lager → Inventur → Inventurlisten → Neue Inventurliste.

1. Überprüfen Sie den Lagerbestand – verwenden Sie Filter für Datum, Kategorie, Artikel ohne Bestand 0, Referenz und Sortierung.
2. Klicken Sie auf Anzeigen, um den aktuellen Artikelbestand im Lager zu sehen.
3. Überprüfen Sie, dass alle Artikel angezeigt werden, die Sie erfassen möchten.
4. Füllen Sie die Felder aus: Datum, Beschreibung (z.B. "Jahresinventur") und Lager.
5. Klicken Sie auf Speichern – das System erstellt die Inventurliste und übernimmt automatisch alle angezeigten Artikel mit aktuellem Bestand.

Schritt 3: Physische Zählung und Bestandseingabe

Nach der Erstellung hat die Inventur den Status Offen. Führen Sie nun die physische Zählung durch:

1. Öffnen Sie die Inventurliste (klicken Sie in der Übersicht darauf).
2. Klicken Sie für jeden Artikel auf das Feld Inv. Bestand oder das Stiftsymbol.
3. Geben Sie den tatsächlich gezählten Bestand ein.
4. Drücken Sie Enter zum Speichern – das System speichert die Änderung automatisch.
5. Verwenden Sie das Suchfeld, um Artikel schnell nach Bezeichnung, Referenz oder Barcode zu finden.

Nützliche Schaltflächen während der Zählung:

• Alle auf 0 setzen – wenn Sie bei Null beginnen und nur gezählte Artikel eingeben möchten. Ideal für kleine Lager, wo es schneller geht, nur den vorhandenen Bestand einzugeben.
• Inv. Bestand zurücksetzen – setzt alle Inventurbestände auf die Systemwerte zurück. Verwenden Sie dies, wenn Sie von vorne beginnen möchten.
• Alle nicht gelisteten Artikel hinzufügen – fügt Artikel hinzu, die zum Zeitpunkt der Erstellung nicht im Lager waren, aber inzwischen im System hinzugefügt wurden.

Schritt 4: Inventur abschließen

Wenn Sie die Zählung abgeschlossen und alle eingegebenen Mengen überprüft haben:

1. Überprüfen Sie die Liste – gelb markierte Zeilen zeigen Differenzen zwischen System- und Inventurbestand.
2. Klicken Sie am unteren Seitenrand auf die grüne Schaltfläche Schließen.
3. Der Status der Inventur ändert sich zu Geschlossen.

Nach dem Abschluss können die Inventurbestände nicht mehr geändert werden. Wenn Sie einen Fehler korrigieren müssen, verwenden Sie die Schaltfläche Öffnen zum Wiedereröffnen.

Schritt 5: Differenzverarbeitung (Überschuss und Fehlbestand)

Nach dem Abschluss erscheinen am unteren Seitenrand Schaltflächen zur Differenzverarbeitung. Wählen Sie die passende Option:

• Inventur-Wareneingang erstellen – erstellt einen Standard-Wareneingang mit Differenzen. Nur Artikel mit Differenz werden übernommen.
• Inv. Überschuss erstellen (Typ IV) – für Artikel, von denen Sie mehr haben als das System zeigt. Beispiel: System zeigt 8 Stk, Sie haben 10 Stk gezählt → Überschuss 2 Stk. Überschuss erhöht den Lagerbestand.
• Inv. Fehlbestand erstellen (Typ IM) – für Artikel, von denen Sie weniger haben als das System zeigt. Beispiel: System zeigt 8 Stk, Sie haben 6 Stk gezählt → Fehlbestand 2 Stk. Fehlbestand reduziert den Lagerbestand.

Bewährte Praktiken und Tipps

• Führen Sie die Inventur in Zeiten geringer Aktivität durch – idealerweise außerhalb der Geschäftszeiten oder am Ende des Arbeitstages, wenn kein Verkauf stattfindet.
• Verwenden Sie die Strategie "Auf 0 setzen" für kleine Lager – setzen Sie alles auf 0, geben Sie dann nur das ein, was Sie zählen.
• Verwenden Sie die Strategie "Nur Differenzen" für große Lager – belassen Sie alles auf dem aktuellen Bestand, ändern Sie dann nur Artikel, bei denen Sie eine Differenz feststellen.
• Führen Sie die Inventur regelmäßig durch – empfohlen mindestens einmal jährlich, idealerweise am Ende des Geschäftsjahres vor dem Jahresabschluss.
• Überprüfen Sie alle Wareneingänge und Rechnungen vor der Inventur, damit der Systembestand aktuell ist.
• Exportieren Sie nach Excel vor dem Abschluss als Sicherungskopie der Daten.
• Trennen Sie Überschuss von Fehlbestand – wenn Sie beides haben, können Sie separate Dokumente für jeden Typ erstellen.
• Beachten Sie den Archivmodus – im Archivmodus (Ansicht früherer Jahre) können Inventurbestände nicht geändert und Inventuren nicht geschlossen werden.