Ukratko

• Kupac unesen dvaput, jednom kao "Prezime Ime", drugi put kao "Ime Prezime" ili kroz webshop, više nije problem: modul ih pronađe i spoji u jedan zapis, a svi računi, ponude, primke i ostali dokumenti prelaze na zapis koji ostaje.
• Isto vrijedi za vozila u servisu s istom registracijom ili brojem šasije.
• Prije spajanja vidite oba zapisa jedan uz drugi i popis dokumenata na kojima se koji koristi, pa sami odlučujete koji ostaje.
• Svako spajanje je u dnevniku i može se poništiti.
• Povijest izmjena pokazuje tko je, kada i s kojeg ekrana izmijenio ili obrisao koji zapis, polje po polje.

Uključivanje

Modul je dio paketa Business i viših. Uključuje ga administrator sam: u izborniku korisnika (ime u gornjem desnom kutu) otvorite Moduli i na kartici Održavanje podataka kliknite Aktiviraj. Odmah nakon toga stavka je u izborniku Opcije → Tvrtka → Održavanje podataka, a na kartici modula je gumb Otvori.

Ekran vidi samo administrator i nije dostupan dok ste u pregledu arhivske godine. Kartica Vozila postoji samo uz uključen modul Servis vozila.

Kupci: mogući duplikati

Kartica Kupci prikazuje grupe mogućih duplikata. U istu grupu ulaze kupci s istim OIB-om, istom e-mail adresom, istim telefonom ili istim imenom i prezimenom bez obzira na redoslijed riječi. Iznad popisa su oznake pravila ("Isti OIB", "Isti e-mail", "Isti telefon", "Isto ime i prezime") kojima popis suzite na jedno pravilo.

U svakoj grupi prvi zapis je najstariji i predlaže se kao onaj koji ostaje. Stupac Dokumenti pokazuje koliko glavnih dokumenata tekuće godine ima svaki zapis. Uz zapis su gumbi:

• Spoji u prvi: otvara usporedbu u kojoj ovaj zapis prelazi u prvi zapis grupe.
• Kao podružnicu: ovaj zapis postaje podružnica prvog, a njegovi dokumenti se vežu uz tu podružnicu.
• Spoji s drugim: sami birate kupca u koji se zapis spaja, upisom naziva, OIB-a ili oznake.

Usporedba i spajanje

Ekran usporedbe prikazuje polja oba zapisa jedno uz drugo; polja koja se razlikuju su označena. Gumb Zamijeni strane mijenja koji zapis ostaje, a koji se spaja. Ispod polja su broj dokumenata po vrsti za oba zapisa i popis "Gdje se zapisi koriste" s konkretnim računima, ponudama, primkama i drugim dokumentima, uključujući arhivske godine. Red "Posljednje izmjene" pokazuje tko je zapise nedavno mijenjao.

Opcije spajanja:

• Prebaci sve dokumente spojenog zapisa na zapis koji ostaje. Bez ove kvačice dokumenti ostaju na spojenom zapisu, a on ide u arhivu kao duplikat. Kad spojeni kupac ima dokumente u zatvorenim godinama, kvačica je zadano isključena.
• Prazna polja zapisa koji ostaje dopuni podacima spojenog zapisa.
• Naziv, telefon i e-mail spojenog kupca sačuvaj kao kontakt osobu kupca koji ostaje.
• Spojeni kupac postaje podružnica kupca koji ostaje. Podružnica dobiva njegov naziv, adresu i kontakt, a svi dokumenti prelaze na kupca koji ostaje i vežu se uz tu podružnicu. Zadano je uključeno kad oba zapisa imaju isti OIB, a drugi grad.

Gumb Spoji zapise traži potvrdu, a zatim prebacuje dokumente. Brojevi i stavke dokumenata ostaju isti; dokument je dalje vezan uz kupca koji ostaje. Spojeni kupac odlazi u arhivu s napomenom u koji je kupac spojen i više se ne nudi na blagajni ni u popisima.

Vozila

Kartica Vozila grupira vozila s istom registarskom oznakom ili istim brojem šasije. Usporedba i spajanje rade isto kao kod kupaca: prijemi vozila, reklamacije i narudžbe prelaze na vozilo koje ostaje, a spojeno vozilo odlazi u arhivu.

Dnevnik spajanja i poništavanje

Kartica Dnevnik spajanja ima za svako spajanje datum, vrstu, zapis koji je ostao, spojeni zapis, način ("Dokumenti prebačeni" ili "Samo arhiviran"), broj prebačenih dokumenata i tko je spajanje napravio.

Gumb Poništi spajanje vraća sve kako je bilo: dokumenti se vraćaju na spojeni zapis, on izlazi iz arhive, a podružnica ili kontakt stvoreni spajanjem se uklanjaju. Spajanje se ne može poništiti ako je neki od ta dva zapisa poslije sudjelovao u drugom spajanju; tada se prvo poništava novije spajanje.

Povijest izmjena

Kartica Povijest izmjena bilježi svaku izmjenu i svako brisanje zapisa kroz program dok je modul uključen: datum i vrijeme, tko, ekran s kojeg je promjena napravljena, tablica, zapis, radnja (Izmjena ili Brisanje) i promjene u obliku "polje: staro → novo". Kod brisanja se čuva snimka cijelog zapisa.

Popis se sužava datumom od i do, traženjem u promjenama te filterima iznad stupaca (tko, ekran, tablica, zapis, radnja). Tako na pitanje "tko je promijenio cijenu na ovom računu" ili "tko je obrisao ovog kupca" dobivate točan odgovor.

Zalihe, redovi čekanja i statusi koje vodi sam sustav se ne bilježe, pa je povijest pregledna. Bilježenje počinje uključivanjem modula; starije promjene nisu u povijesti.