Was sind Gruppen (Kategorien) im Kigo-System?

Gruppen (Kategorien) dienen zur Organisation von Artikeln und Dienstleistungen in logische Einheiten. Jeder Artikel und jede Dienstleistung muss genau einer Gruppe zugeordnet sein. Gruppen ermöglichen:

• Logische Organisation des Sortiments (z.B. Lebensmittel, Getränke, Elektronik, Reparaturdienste...).
• Automatischen Rabatt auf alle Artikel/Dienstleistungen der Gruppe bei der Erstellung von Rechnungen oder Angeboten.
• Begrenzung des Mindestrabatts – schützt die Marge bei der Rabattgewährung.
• Gruppen-KPD-Code, der automatisch Artikeln ohne eigenen KPD-Code zugewiesen wird.
• Gesetzlichen Hinweis, der auf der Rechnung für Positionen aus dieser Gruppe angezeigt wird.
• Filtern von Artikeln und Dienstleistungen nach Gruppe in allen Listen und Berichten.

Formularfelder für Eingabe/Bearbeitung einer Gruppe

Das Formular zur Eingabe oder Bearbeitung einer Gruppe enthält folgende Felder:

• Bezeichnung – Pflichtfeld, bis zu 255 Zeichen. Der Gruppenname, der in Dropdown-Menüs bei Artikeln und Dienstleistungen sowie in Tabellenspalten angezeigt wird. Wir empfehlen kurze und klare Bezeichnungen (z.B. "Lebensmittel", "Getränke", "Elektronik").
• Status (Aktiv/Inaktiv) – Pflichtfeld. Inaktive Gruppen sind in Dropdown-Menüs bei der Eingabe neuer Artikel nicht sichtbar (bestehende Artikel bleiben jedoch in ihnen). Inaktive Gruppen sind in der Tabelle farblich besonders gekennzeichnet.
• Gruppenrabatt (%) – optional, numerischer Prozentsatz. Rabatt, der automatisch auf alle Artikel/Dienstleistungen innerhalb dieser Gruppe bei der Erstellung von Rechnungen oder Angeboten angewendet wird. Z.B. wenn Sie 10 eingeben, erhalten alle Artikel dieser Gruppe automatisch 10% Rabatt auf der Rechnung.
• Mindestmarge (%) – optional, numerischer Prozentsatz. Definiert die Mindestmarge, die Artikel/Dienstleistungen bei der Rabattgewährung auf der Rechnung haben müssen. Dies verhindert, dass Mitarbeiter zu hohe Rabatte geben, die zu einem Verkauf unter Einkaufspreis führen würden. Ein leeres Feld bedeutet keine Einschränkung.
• Gruppen-KPD-Code – optional, Format xx.xx.xx (z.B. 10.20.30). Dieser KPD-Code wird automatisch allen Artikeln und Dienstleistungen innerhalb der Gruppe zugewiesen, die noch keinen eigenen KPD-Code haben. Wenn Sie den KPD-Code der Gruppe ändern, aktualisiert das System alle Artikel in der Gruppe, die keinen eigenen KPD-Code haben.
• Beschreibung – optional, Freitext. Interne Gruppenbeschreibung, die als Hinweis bei der Gruppenauswahl im Artikel-/Dienstleistungsformular angezeigt wird. Z.B. "Lebensmittelartikel mit Standard-MwSt.-Satz".
• Gesetzlicher Hinweis – optional, Freitext (einige Zeilen). Zusätzlicher gesetzlicher Hinweis, der automatisch auf der Rechnung/dem Angebot angezeigt wird, wenn das Dokument mindestens einen Artikel aus dieser Gruppe enthält. Wird für besondere Steuerhinweise, Warnungen oder gesetzliche Pflichten verwendet.

Wie funktioniert der Gruppenrabatt?

Der Gruppenrabatt wird automatisch auf Rechnungen und Angeboten angewendet:

• Wenn Sie einen Artikel aus einer Gruppe mit z.B. 10% Rabatt hinzufügen, wendet das System automatisch 10% Rabatt auf diesen Artikel an.
• Der Gruppenrabatt kann auf der Rechnung manuell überschrieben werden – er ist nicht verbindlich.
• Wenn eine Mindestmarge definiert ist, lässt das System keinen Rabatt zu, der die Marge unter den Mindestprozentsatz senken würde.
• Der Gruppenrabatt wirkt sich auf den Endpreis aus, nicht auf den Einkaufspreis des Artikels.

Übersicht und Gruppensuche (Liste)

Die Gruppenübersichtsseite zeigt eine Tabelle mit folgenden Spalten:

• Bezeichnung – Gruppenname, kann über das Eingabefeld über der Spalte gefiltert werden.
• Gruppenrabatt – prozentualer Rabatt, der automatisch auf Artikel der Gruppe angewendet wird.
• Max. Rabatt – Mindestmarge in Prozent (angezeigt als maximaler Rabatt). Wenn nicht definiert, wird "-" angezeigt.
• KPD-Code – KPD-Code der Gruppe.
• Status – Aktiv oder Inaktiv. Kann über das Dropdown-Menü (Alle/Aktiv/Inaktiv) gefiltert werden.

Verwenden Sie das Suchfeld über der Tabelle, das nach Bezeichnung oder Beschreibung der Gruppe sucht. In der mobilen Ansicht sind die Spalten kompakter – Bezeichnung, Status, Rabatt und Max. Rabatt werden in einer Zeile angezeigt.

Neue Gruppe hinzufügen

Zum Hinzufügen einer neuen Gruppe:

• Klicken Sie auf den Reiter Neue Gruppe in der Navigation über der Liste.
• Geben Sie mindestens die Bezeichnung ein (Pflichtfeld).
• Füllen Sie bei Bedarf Rabatt, Mindestmarge, KPD-Code, Beschreibung und gesetzlichen Hinweis aus.
• Der Status ist standardmäßig auf Aktiv gesetzt.
• Klicken Sie auf Hinzufügen zum Speichern.

Verbindung der Gruppen mit anderen Modulen

Gruppen werden an vielen Stellen im System verwendet:

• Artikel und Dienstleistungen – jeder Artikel/jede Dienstleistung muss einer Gruppe zugehören. Die Gruppe wird im Dropdown-Menü des Artikel-/Dienstleistungsformulars ausgewählt.
• Rechnungen und Angebote – der Gruppenrabatt wird automatisch auf Positionen angewendet. Der gesetzliche Hinweis der Gruppe wird am Ende der Rechnung angezeigt.
• Lagerbestand – Artikel können nach Gruppe in der Bestandsübersicht gefiltert werden.
• Berichte – viele Berichte unterstützen die Filterung nach Gruppen (Umsatz, Margen, Bestand).
• Preisliste – der Ausdruck der Preisliste kann nach Gruppe gefiltert werden.
• Massenpreisänderung – Preisänderungen können auf eine ganze Gruppe gleichzeitig angewendet werden.

Export und Druck

• Als Excel speichern – Export der Gruppenliste im XLS-Format. Der Export berücksichtigt die aktuellen Filter (Bezeichnung, Status).
• A4 drucken – bereitet die Tabelle für den Druck im A4-Format vor.

Spezielle Systemgruppen

Kigo erstellt automatisch einige spezielle Gruppen für interne Zwecke:

• DIENSTLEISTUNG-M – Gruppe für Margendienstleistungen. Die MwSt. wird nur auf die Preisdifferenz berechnet. In Dropdown-Menüs bei Artikeln ausgeblendet.
• DURCHLAUFPOSTEN – Gruppe für Durchlaufposten mit Null-MwSt. Wenn Sie diese Gruppe wählen, wird die MwSt. automatisch auf 0% gesetzt.
• AUTO und AUTO-M – Gruppen für Fahrzeuge. In Dropdown-Menüs bei regulären Artikeln ausgeblendet.

Tipps und bewährte Praktiken

• Erstellen Sie Gruppen nach Ihrem Sortiment – z.B. nach Abteilungen, Produkttypen oder Dienstleistungsarten.
• Verwenden Sie den Gruppenrabatt für automatische Aktionen – es ist einfacher, einen Rabatt auf eine Gruppe festzulegen als auf jeden einzelnen Artikel.
• Verwenden Sie die Mindestmarge zum Schutz vor zu hohen Rabatten – besonders nützlich, wenn Mitarbeiter selbst Rabatte an der Kasse gewähren.
• Der Gruppen-KPD-Code spart Ihnen Zeit – legen Sie ihn auf der Gruppe fest statt auf jedem einzelnen Artikel.
• Verwenden Sie inaktive Gruppen für saisonale Kategorien – deaktivieren Sie die Gruppe außerhalb der Saison statt sie zu löschen.
• Verwenden Sie den gesetzlichen Hinweis für Gruppen mit besonderer MwSt.-Behandlung (z.B. Befreiungen, Nullsatz).