Was sind Artikel im Kigo-System?

Artikel (Waren) sind physische Produkte, die im Lager geführt und über Rechnungen verkauft werden. Im Gegensatz zu Dienstleistungen haben Artikel eine Lagerbestandsmenge, die bei Wareneingang, Verkauf und Inventur automatisch aktualisiert wird. Jeder Artikel gehört zu einer Gruppe (Kategorie) und hat eine eindeutige Referenznummer.

Das Eingabeformular für Artikel ist in 4 Tabs unterteilt: Grundlagen, Zusätzlich, Web und Stücklisten. Jeder Tab enthält verschiedene Felder, die im Folgenden ausführlich beschrieben werden.

Tab: Grundlagen – Formularfelder

Dieser Tab enthält die wichtigsten Daten zum Artikel:

• Gruppe (Kategorie) – Pflichtfeld. Wählen Sie die Gruppe, zu der der Artikel gehört, aus dem Dropdown-Menü. Unterhalb des Feldes wird die Gruppenbeschreibung angezeigt (falls vorhanden). Gruppen wie DIENSTLEISTUNG-M, DURCHLAUFPOSTEN, AUTO und AUTO-M sind ausgeblendet, da sie für spezielle Typen reserviert sind.
• Artikeltyp – Pflichtfeld. Wählen Sie den Typ: Ware (Standardartikel) oder Produkt (Artikel mit Stückliste). Der Typ bestimmt, welche zusätzlichen Optionen verfügbar sind (z.B. ist der Tab Stücklisten nur für den Typ Produkt aktiv).
• Bezeichnung – Pflichtfeld, bis zu 255 Zeichen. Der Artikelname, der auf Rechnungen, in der Artikelliste und in Suchergebnissen angezeigt wird.
• Referenznummer – Pflichtfeld, eindeutig. Interne Artikelreferenz. Bei der Eingabe eines neuen Artikels prüft das System automatisch, ob bereits ein Artikel mit derselben Referenz existiert. Duplikate sind nicht möglich.
• KPD-Code – optionales Feld im Format xx.xx.xx (z.B. 10.20.30). Wird zur Produktklassifizierung nach dem KPD-Standard verwendet. Wenn ein Artikel keinen eigenen KPD-Code hat, kann er von der Gruppe übernommen werden.
• Barcode – optionales Feld, bis zu 128 Zeichen. Geben Sie den Barcode manuell ein oder klicken Sie auf das Symbol neben dem Feld, um automatisch einen 15-stelligen numerischen Barcode zu generieren. Auf mobilen Geräten ist eine Scan-Taste zum Scannen des Barcodes mit der Kamera verfügbar.
• Mengeneinheit – Pflichtfeld. Wählen Sie die Mengeneinheit: Stk, kg, l, m, m2, m3, Paar, Std usw. Die Mengeneinheit bestimmt, wie der Artikel auf Rechnungen und im Lager gemessen wird.
• Gesetzlicher Hinweis (Steuerkategorie) – optional. Wählen Sie einen gesetzlichen Hinweis aus dem Dropdown-Menü, der auf der Rechnung neben diesem Artikel angezeigt wird (z.B. für steuerbefreite Positionen, Nullsatz-MwSt. usw.).

Tab: Grundlagen – Bereich Preise

Der Preisbereich befindet sich im Tab Grundlagen und enthält alle Felder zur Berechnung des endgültigen Verkaufspreises:

• Menge – wird nur angezeigt, wenn das Lager nicht aktiv ist. Wenn das Lager aktiv ist, wird die Menge ausschließlich über Wareneingänge verwaltet und kann nicht manuell geändert werden.
• Einkaufspreis (EK) – der Preis, zu dem Sie den Artikel eingekauft haben, ohne MwSt. und Marge. Bei bestehenden Artikeln wird unter dem Feld der Durchschnittliche EK aus allen Wareneingängen angezeigt.
• Marge % – der Margenanteil, der auf den Einkaufspreis aufgeschlagen wird. Eine Änderung dieses Feldes berechnet automatisch die Marge EUR und umgekehrt.
• Marge EUR – der absolute Margenbetrag in der Währung. Verknüpft mit Marge % – die Änderung eines Werts aktualisiert automatisch den anderen.
• VK netto (Großhandelspreis) – wird automatisch berechnet: VK netto = Einkaufspreis. Das Feld ist schreibgeschützt.
• Steuer % (MwSt. %) – MwSt.-Satz. Für neue Artikel wird automatisch der Standardsatz eingestellt (üblicherweise 25%). Für Durchlaufposten (PPMV) wird automatisch 0% eingestellt.
• Steuer EUR (MwSt.) – automatisch berechneter MwSt.-Betrag. Das Feld ist schreibgeschützt.
• Pfand (PET) – Pfandbetrag für Verpackung. Nur verfügbar, wenn die PET-Option in den Systemeinstellungen aktiviert ist.
• VK brutto (Endverkaufspreis) – endgültiger Verkaufspreis inkl. MwSt. Berechnung: VK brutto = EK + Marge + MwSt. + PET. Sie können den VK brutto auch manuell eingeben, und das System berechnet EK, Marge und MwSt. automatisch rückwärts.

Tab: Zusätzlich

Der Tab Zusätzlich enthält Hilfsdaten und Beschreibungen des Artikels:

• Kommission – Bereich nur sichtbar, wenn die Kommission in den Einstellungen aktiviert ist:
  • Lieferant – wählen Sie einen Lieferanten aus der Liste der aktiven Lieferanten.
  • Kommission (Ja/Nein) – markieren Sie, ob der Artikel ein Kommissionsartikel ist. Kommissionsartikel werden im Lager und in Berichten besonders behandelt. Dieses Feld kann nur bei neuen Artikeln oder bei löschbaren Artikeln bearbeitet werden.
• Umrechnungen und Verpackungen – Bereich zur Definition alternativer Mengeneinheiten:
  • Umrechnungsfaktor – Umrechnungsverhältnis zwischen Basis- und Relationseinheit (z.B. 1 Karton = 12 Stk, geben Sie 12 ein).
  • Relationseinheit – wählen Sie die sekundäre Mengeneinheit.
  • Preis pro Relationseinheit – automatisch berechneter VK brutto pro Relationseinheit. Schreibgeschütztes Feld.
  • Verpackung (Stk) – Anzahl der Stücke pro Verpackung. Wird zur Berechnung des Pfands pro Einheit verwendet.
  • Pfand pro Einheit – automatisch berechnetes PET-Pfand pro Stück. Schreibgeschütztes Feld.
• Beschreibungen – Bereich für Textdaten:
  • Beschreibung – Freitext, Artikelbeschreibung für den internen Gebrauch.
  • Herkunftsland – wählen Sie das Land aus dem Dropdown-Menü.
  • Deklaration – Freitext für Produktdeklarationsdaten.

Tab: Web

Der Tab Web ist nur für Benutzer mit Premium-Paket verfügbar. Er dient zur Integration von Artikeln mit Webshops (Shopify, WooCommerce):

• Web-Titel (www_title) – Artikelname, der im Webshop angezeigt wird. Kann sich vom internen Namen unterscheiden. Klicken Sie auf das Symbol , um den internen Namen in dieses Feld zu kopieren.
• Im Web sichtbar (www_visible) – Ja/Nein-Schalter, der bestimmt, ob der Artikel im Webshop angezeigt wird. Wenn Sie einen mit dem WooCommerce-Shop verknüpften Artikel mit Nein speichern, erscheint die Frage Was soll im Webshop geschehen? mit den Möglichkeiten Im Shop ausblenden, Bestand auf 0 setzen und Nichts ändern.
• Web-Beschreibung (www_description) – Rich-Text-Editor mit Formatierung für eine detaillierte Beschreibung im Webshop. Unterstützt HTML-Formatierung.
• Beschreibung auf alle anwenden – Häkchen, das die Web-Beschreibung auf alle Artikel mit demselben Web-Titel kopiert. Nützlich für Gruppenprodukte (z.B. verschiedene Größen desselben Artikels).
• Hersteller/Marke (brand) – wählen oder fügen Sie einen neuen Hersteller/eine neue Marke hinzu. Das Feld unterstützt Suche und das Erstellen neuer Einträge im laufenden Betrieb.
• Attribute (1-5) – bis zu 5 Name-Wert-Paare für zusätzliche Eigenschaften (z.B. Farbe: Rot, Größe: XL). Unterstützen Suche und das Erstellen neuer Attribute im laufenden Betrieb.
• Gruppencode (www_group) – wird zur Gruppierung von Varianten desselben Produkts im Webshop verwendet.

Tab: Stücklisten

Der Tab Stücklisten ist nur für Artikel vom Typ Produkt verfügbar. Stücklisten definieren, aus welchen Materialien (Rohstoffen) sich das Produkt zusammensetzt:

• Für einen neuen Artikel sind Stücklisten nicht verfügbar, bis der Artikel als Typ Produkt gespeichert wird.
• Wenn der Artikel nicht vom Typ Produkt ist, ist der Tab deaktiviert und zeigt eine Meldung zur Typänderung an.
• Klicken Sie auf Stückliste hinzufügen, um ein Dialogfenster zu öffnen, in dem Sie Materialien (Rohstoffe) suchen und dem Produkt hinzufügen können.
• Für jede Stücklistenposition definieren Sie die Materialmenge, die zur Herstellung einer Einheit des Produkts benötigt wird.

Übersicht und Artikelsuche (Liste)

Die Artikelübersichtsseite zeigt eine Tabelle mit folgenden Spalten:

• Referenz – interne Artikelreferenz. In der erweiterten Ansicht wird auch der KPD-Code unter der Referenz angezeigt.
• Bezeichnung – Artikelname. Auf mobilen Geräten werden auch Referenz und Menge in Klammern angezeigt.
• Barcode – nur in der erweiterten Ansicht sichtbar. Zeigt die Barcode-Nummer und eine SVG-Darstellung des Barcodes für den Druck.
• Kategorie – Name der Gruppe, zu der der Artikel gehört. Kann über das Dropdown-Menü gefiltert werden.
• Bestand – aktuelle Lagermenge. Bei mehreren Lagern wird der Bestand pro Filiale / gesamt angezeigt.
• Reserv. – reservierte Menge (sichtbar, wenn Reservierungen aktiviert sind).
• Eingang – erwartete Menge (sichtbar, wenn Eingänge aktiviert sind).
• Einheit – Mengeneinheit des Artikels.
• EK – Einkaufspreis (sichtbar in der erweiterten Ansicht).
• Marge – Margenanteil (sichtbar in der erweiterten Ansicht).
• VK netto – Großhandelspreis.
• Pfand – Pfand (sichtbar in der erweiterten Ansicht).
• MwSt. % – MwSt.-Satz (sichtbar in der erweiterten Ansicht).
• MwSt. – MwSt.-Betrag (sichtbar in der erweiterten Ansicht).
• VK brutto – Endverkaufspreis, immer sichtbar.

Verwenden Sie das Suchfeld über der Tabelle zur Suche. Es wird nach Referenz, Bezeichnung oder Barcode gesucht. Auf mobilen Geräten ist eine Scan-Taste zum Barcode-Scannen verfügbar.

Erweiterte Optionen und Export

• Mehr Spalten anzeigen – klicken Sie für die erweiterte Ansicht, die zusätzliche Spalten zeigt: EK, Marge, Barcode, MwSt. %, MwSt., Pfand.
• Export nach Excel – Datenexport im Excel-Format (XLS). Der Export berücksichtigt die aktuellen Filter (z.B. ausgewählte Kategorie).
• Export als CSV – Datenexport im CSV-Format zum Import in andere Systeme.
• Preisliste drucken – bereitet die Tabelle für den Druck im Querformat vor. Blendet unnötige Elemente aus und zeigt nur druckgeeignete Daten an.

Archivierung und Aktivierung von Artikeln

Artikel werden nicht dauerhaft gelöscht, sondern archiviert. Archivierte Artikel sind in der regulären Liste nicht sichtbar und können nicht zu Rechnungen hinzugefügt werden.

• Zum Archivieren öffnen Sie den Artikel und klicken Sie auf die Schaltfläche Archivieren (rote Schaltfläche am unteren Rand des Formulars). Das System fordert eine Bestätigung an.
• Um auf archivierte Artikel zuzugreifen, klicken Sie auf den Reiter Archiv in der Navigation über der Liste.
• Aus dem Archiv können Sie einen Artikel durch Klicken auf Aktivieren (orangefarbene Schaltfläche am unteren Rand des Formulars) wiederherstellen.
• Das Löschen eines Artikels (Schaltfläche Löschen) ist nur möglich, wenn der Artikel in keinem Dokument (Rechnung, Wareneingang, Angebot usw.) verwendet wurde.

Tipps und bewährte Praktiken

• Verwenden Sie Gruppen zur Organisation von Artikeln nach Typen (z.B. Lebensmittel, Getränke, Elektronik...). Jede Gruppe kann einen eigenen Rabatt und eine Mindestmarge haben.
• Wenn Sie mehrere Lager verwenden, zeigt die Menge in der Liste den Bestand Ihrer Filiale / Gesamtbestand an.
• Der Barcode muss nicht eindeutig im System sein, aber wir empfehlen die Verwendung eindeutiger Barcodes für einfacheres Scannen.
• Der Artikelpreis kann manuell im Formular geändert werden, wird aber beim nächsten Wareneingang für diesen Artikel automatisch auf den neuen Einkaufspreis aktualisiert.
• Für Massenpreisänderungen verwenden Sie die Preisänderungsfunktion auf Gruppenebene (verfügbar in den Gruppeneinstellungen).
• Die letzte Änderung des Artikels wird unter dem Formular mit Datum und Uhrzeit der letzten Änderung angezeigt.