Was sind Dienstleistungen im Kigo-System?
Dienstleistungen sind Positionen, die auf Rechnungen verkauft werden, aber im Gegensatz zu Artikeln keinen Lagerbestand haben. Typische Beispiele für Dienstleistungen sind: Service, Montage, Transport, Beratung, Abonnements und Ähnliches. Dienstleistungen werden in einem separaten Modul geführt, um sie klar von physischen Waren zu unterscheiden.
Wesentliche Unterschiede zwischen Dienstleistungen und Artikeln:
- Dienstleistungen haben keinen Lagerbestand – die Menge wird nicht erfasst und nicht beim Verkauf reduziert.
- Dienstleistungen haben keine Spalten für Bestand, Reserviert und Eingang in der Liste.
- Dienstleistungen haben üblicherweise keinen Barcode (obwohl das Feld verfügbar ist).
- Dienstleistungen haben keine Felder für Umrechnungen, Verpackungen, Pfand (PET), Kommission, Lieferant, Herkunftsland, Deklaration oder Web-Integrationen.
- Dienstleistungen haben zusätzliche Typen: Dienstleistung, Anzahlung/Vorauszahlung, Durchlaufposten (PPMV), Variable Preise und Produkt.
Hinweis: Vor der Eingabe der ersten Dienstleistung muss mindestens eine aktive Gruppe (Kategorie) vorhanden sein. Die Gruppen DIENSTLEISTUNG-M und AUTO-M werden automatisch aus der Auswahl gefiltert, da sie für spezielle Typen reserviert sind.
Tab: Grunddaten – Formularfelder
Dieser Tab enthält die wichtigsten Daten zur Dienstleistung:
- Gruppe (Kategorie) – Pflichtfeld. Wählen Sie die Gruppe, zu der die Dienstleistung gehört. Unterhalb des Feldes wird die Gruppenbeschreibung angezeigt. Wenn Sie die Gruppe DURCHLAUFPOSTEN wählen, wird die MwSt. automatisch auf 0% gesetzt.
- Dienstleistungstyp – Pflichtfeld mit Optionen:
- Dienstleistung – Standardtyp.
- Anzahlung / Vorauszahlung – für Anzahlungsrechnungen und Vorauszahlungen.
- Durchlaufposten (PPMV, BP) – Durchlaufposten, die nicht der MwSt. unterliegen. Die Steuer wird automatisch auf 0% gesetzt.
- Variabler Preis – Dienstleistung, bei der der Preis variiert und der Rabatt nicht automatisch angewendet wird.
- Produkt – Dienstleistung mit Stückliste (Rezeptur). Aktiviert den Tab Stücklisten zur Definition von Materialien.
- Bezeichnung – Pflichtfeld, bis zu 255 Zeichen. Name, der auf Rechnungen und in der Liste angezeigt wird.
- Referenznummer – Pflichtfeld, eindeutig. Interne Referenz der Dienstleistung.
- KPD-Code – optional, Format xx.xx.xx. Klassifizierung nach KPD-Standard.
- Mengeneinheit – Pflichtfeld. Wählen Sie: Stk, Std, Tag, Monat usw.
- Gesetzlicher Hinweis – optional. Wählen Sie einen gesetzlichen Hinweis aus dem Dropdown-Menü zur Anzeige auf der Rechnung.
- Barcode – optionales Feld, bis zu 128 Zeichen. Sie können einen Barcode durch Klicken auf das Symbol generieren oder auf dem mobilen Gerät scannen.
Tab: Grunddaten – Bereich Preise
Der Preisbereich befindet sich im Tab Grunddaten und funktioniert ähnlich wie bei Artikeln, aber einfacher:
- Preis ohne Steuer (Einkaufspreis) – Basispreis der Dienstleistung ohne MwSt. Dies ist die Grundlage für die Gesamtpreisberechnung.
- Steuer % (MwSt. %) – MwSt.-Satz. Für neue Dienstleistungen wird automatisch der Standardsatz eingestellt. Für Durchlaufposten automatisch 0%.
- Steuer EUR (MwSt.-Betrag) – automatisch berechneter MwSt.-Betrag. Schreibgeschütztes Feld.
- VK brutto (Verkaufspreis) – Endpreis inkl. MwSt. Berechnung: VK brutto = Preis ohne Steuer + MwSt.
Bei Dienstleistungen gibt es keine Felder für Marge, VK netto, Pfand oder Menge – diese Felder sind ausgeblendet und auf Standardwerte gesetzt (Marge 0, VK netto 0, Menge 1).
Tipp: Sie können nur den Preis ohne Steuer und den MwSt.-Satz eingeben, und das System berechnet automatisch den VK brutto. Oder geben Sie den VK brutto ein, und das System rechnet rückwärts um.
Tab: Beschreibungen
Der zweite Tab enthält ein Feld für die Beschreibung der Dienstleistung:
- Beschreibung der Dienstleistung – Freitext in einem großen Textfeld (Textarea). Sie können eine detaillierte Beschreibung eingeben, was die Dienstleistung umfasst, Bedingungen, Anmerkungen und Ähnliches.
- Die Beschreibung wird nur intern verwendet – sie wird nicht auf Rechnungen angezeigt.
Tab: Stücklisten
Der Tab Stücklisten ist nur für Dienstleistungen vom Typ Produkt verfügbar:
- Für eine neue Dienstleistung sind Stücklisten nicht verfügbar, bis die Dienstleistung als Typ Produkt gespeichert wird.
- Wenn die Dienstleistung nicht vom Typ Produkt ist, ist der Tab deaktiviert und zeigt die Meldung: Stücklisten sind nur für Dienstleistungen vom Typ Produkt verfügbar.
- Stücklisten definieren die Materialien (Rohstoffe), die für eine Einheit der Dienstleistung/des Produkts benötigt werden.
- Klicken Sie auf Stückliste hinzufügen, um Materialien über das Dialogfenster hinzuzufügen.
Beispiel: Eine Dienstleistung "Regalherstellung" vom Typ Produkt kann Stücklisten haben: 2m Bretter, 4 Schrauben, 0,5l Lack. Bei der Fakturierung kann das System automatisch Rohstoffe vom Lager abziehen.
Übersicht und Suche (Liste)
Die Übersichtsseite der Dienstleistungen zeigt eine Tabelle mit folgenden Spalten:
- Referenz – interne Referenz der Dienstleistung.
- Bezeichnung – Name der Dienstleistung.
- Kategorie – Gruppe, zu der die Dienstleistung gehört. Kann über das Dropdown-Menü gefiltert werden.
- Dienstleistungstyp – zeigt den Typ (Dienstleistung, Anzahlung, Durchlaufposten, Variabler Preis, Produkt). Kann gefiltert werden.
- Einheit – Mengeneinheit.
- Barcode – nur in der erweiterten Ansicht sichtbar (Klick auf Mehr Spalten anzeigen).
- VK netto – Großhandelspreis.
- MwSt. % – MwSt.-Satz (sichtbar in der erweiterten Ansicht).
- MwSt. – MwSt.-Betrag (sichtbar in der erweiterten Ansicht).
- VK brutto – Endverkaufspreis, immer sichtbar.
Verwenden Sie das Suchfeld über der Tabelle zur Suche. Es wird nach Referenz, Bezeichnung oder Barcode gesucht.
Erweiterte Optionen und Export
- Mehr Spalten anzeigen – zeigt zusätzliche Spalten: Barcode, MwSt. %, MwSt.-Betrag.
- Export nach Excel – Export der Dienstleistungsliste im XLS-Format.
- Export als CSV – Export im CSV-Format.
- Preisliste drucken – bereitet die Tabelle für den Druck vor.
Archivierung und Aktivierung von Dienstleistungen
Dienstleistungen werden nicht dauerhaft gelöscht, sondern archiviert:
- Zum Archivieren öffnen Sie die Dienstleistung und klicken Sie auf die Schaltfläche Archivieren am unteren Rand des Formulars. Das System fordert eine Bestätigung an.
- Archivierte Dienstleistungen sind in der regulären Liste nicht sichtbar und können nicht zu Rechnungen hinzugefügt werden.
- Um auf das Archiv zuzugreifen, klicken Sie auf den Reiter Archiv in der Navigation über der Liste.
- Aus dem Archiv können Sie eine Dienstleistung durch Klicken auf Aktivieren wiederherstellen.
- Das Löschen einer Dienstleistung (Schaltfläche Löschen) ist nur möglich, wenn die Dienstleistung in keinem Dokument verwendet wurde.
Wichtig: Wenn die Dienstleistung bereits in mindestens einer Rechnung oder einem Angebot verwendet wurde, ist das Löschen nicht möglich – Sie können sie nur archivieren.
Tipps für die Arbeit mit Dienstleistungen
- Verwenden Sie den Typ Anzahlung/Vorauszahlung für Anzahlungsrechnungen – diese Dienstleistung wird bei der Fiskalisierung besonders behandelt.
- Verwenden Sie den Typ Durchlaufposten für Positionen, die nicht der MwSt. unterliegen (z.B. Gebühren, Stempel, Notarkosten).
- Der Typ Variabler Preis ist nützlich für Dienstleistungen, bei denen der Preis pro Rechnung festgelegt wird und der Rabatt nicht automatisch aus der Gruppe angewendet wird.
- Für Dienstleistungen mit Rezeptur (z.B. Cocktails, Gerichte) verwenden Sie den Typ Produkt und definieren Sie die Stücklisten.
- Die letzte Änderung der Dienstleistung wird unter dem Formular mit Datum und Uhrzeit angezeigt.