Inventur – Verwaltung der Bestandsaufnahme

Die Inventur (Bestandsaufnahme) ist der Vorgang zur Feststellung des tatsächlichen Lagerbestands und zum Vergleich mit dem im Kigo-System erfassten Bestand. Ziel der Inventur ist es, Differenzen (Überschuss oder Fehlbestand) festzustellen und korrekt zu verbuchen.

Die Inventur führen Sie über das Menü durch: Lager → Inventur → Inventurlisten.

Übersicht der Inventurlisten

Auf der Seite Inventurlisten sehen Sie eine Tabelle aller Inventurdokumente mit folgenden Spalten:

• # – Laufende Nummer (Dokumentnummer), automatisch vergeben.
• Datum – Erstellungsdatum der Inventur. Sie können nach Datumsbereich filtern.
• Beschreibung – Kurzbeschreibung der Inventur (z.B. "Bestand zum 15.03.2026").
• Status – kann Offen oder Geschlossen sein. Filterung nach Status ist verfügbar.

Aktionen in der Tabelle:

• Anzeigen – öffnet die Details der Inventurliste.
• Löschen – löscht eine geschlossene Inventur (nur für geschlossene Inventuren sichtbar).

Tab-Navigation: Startseite | Inventurlisten | Neue Inventurliste.

Neue Inventur erstellen

Klicken Sie auf den Tab Neue Inventurliste zum Erstellen. Auf der Seite werden angezeigt:

• Dokumentnummer – automatisch generiert, kann nicht manuell geändert werden.
• Datum – Inventurdatum, kann geändert werden.
• Beschreibung – Freitext für die Inventurbeschreibung (z.B. "Jahresinventur 2026").
• Lager – Auswahl des Lagers, in dem die Inventur durchgeführt wird.

Filterung des Lagerbestands

Vor dem Erstellen der Inventur können Sie den Lagerbestand mit verschiedenen Filtern überprüfen:

• Datum – zeigt den Bestand zu einem bestimmten Datum an.
• Kategorie – Filterung nach Artikelkategorie (Dropdown-Menü "Alle Kategorien").
• Ohne Bestand 0 – Artikel mit Bestand 0 ausblenden.
• Referenz – Filterung nach Artikelreferenz (Textfeld).
• Sortierung – Sortierung nach Referenz (A-Z oder Z-A) oder Bezeichnung (A-Z oder Z-A).

Klicken Sie auf Anzeigen, um die Filter anzuwenden. Die Bestandstabelle zeigt: Laufende Nummer, Referenz, Barcode, Bezeichnung, Kategorie, VK brutto, VK-Gesamtwert und aktuellen Bestand mit Mengeneinheit.

Klicken Sie auf Speichern, um die Inventurliste zu erstellen. Alle angezeigten Artikel mit aktuellem Bestand werden automatisch in die Inventurliste übernommen.

Arbeit mit offener Inventur – Zählung

Nach dem Erstellen hat die Inventur den Status Offen. Auf der Detailseite der Inventur sehen Sie eine Tabelle mit folgenden Spalten:

• Referenz – Artikelreferenznummer.
• Barcode – Artikelbarcode.
• Bezeichnung – Artikelname (Klick öffnet die Artikelbearbeitung).
• Kategorie – Gruppe/Kategorie des Artikels.
• Bestand – aktueller Bestand im System (im Kigo erfasste Menge).
• Inv. Bestand – Inventurbestand, den Sie nach der physischen Zählung eingeben. Klicken Sie auf das Feld oder das Stiftsymbol , um eine neue Menge einzugeben. Drücken Sie Enter oder klicken Sie auf das Häkchen zum Speichern.

Die Zeilen sind farblich markiert:

• Rot – Artikel hat Bestand 0 (aktuell oder Inventur).
• Gelb – es gibt eine Differenz zwischen aktuellem Bestand und Inventurbestand.

Artikelsuche

Verwenden Sie das Suchfeld oben, um Artikel schnell nach Bezeichnung, Referenz oder Barcode zu finden. Auf dem mobilen Gerät ist auch eine Scan-Taste zum Barcode-Scannen verfügbar.

Aktionsschaltflächen bei offener Inventur

Während die Inventur offen ist, stehen folgende Schaltflächen zur Verfügung:

• Alle auf 0 setzen – setzt den Inventurbestand aller Artikel auf 0. Nützlich, wenn Sie bei Null beginnen und nur das physisch Gezählte eingeben möchten. Vor der Ausführung wird ein Bestätigungsdialog angezeigt.
• Inv. Bestand zurücksetzen – setzt alle Inventurbestände auf die Originalwerte (Systembestand) zurück. Nützlich, wenn Sie alle manuellen Änderungen rückgängig machen und von vorne beginnen möchten. Vor der Ausführung wird ein Bestätigungsdialog angezeigt.
• Alle nicht gelisteten Artikel hinzufügen – fügt alle aktiven Artikel, die sich derzeit nicht auf der Liste befinden, mit Bestand 0 zur Inventurliste hinzu. Nützlich, wenn Sie neue Artikel haben, die zum Zeitpunkt der Inventurerstellung nicht im Lager waren.

Inventur abschließen

Wenn Sie die Zählung abgeschlossen und alle Inventurbestände eingegeben haben, schließen Sie die Inventur ab:

• Klicken Sie am unteren Seitenrand auf die Schaltfläche Schließen (grüne Schaltfläche, rechte Seite).
• Der Status der Inventur ändert sich von Offen zu Geschlossen.
• Nach dem Abschluss können die Inventurbestände nicht mehr geändert werden.

Zusätzliche Schaltflächen bei offener und geschlossener Inventur:

• A4 drucken – druckt die Inventurliste im A4-Format (nur auf dem Desktop).
• Als Excel speichern – exportiert die Inventurliste in eine Excel-Datei.

Verarbeitung der Differenzen – Überschuss und Fehlbestand

Nach dem Abschluss der Inventur erscheinen am unteren Seitenrand drei Schaltflächen zur Verarbeitung der Differenzen:

• Inventur-Wareneingang erstellen – erstellt einen Wareneingang aus den Differenzen. Nur Artikel mit einer Differenz zwischen Systembestand und Inventurbestand werden übernommen.
• Inv. Fehlbestand erstellen – erstellt ein Dokument für Inventurfehlbestand (Typ IM). Wird für Artikel verwendet, von denen weniger vorhanden ist als das System zeigt. Der Fehlbestand verringert den Lagerbestand.
• Inv. Überschuss erstellen – erstellt ein Dokument für Inventurüberschuss (Typ IV). Wird für Artikel verwendet, von denen mehr vorhanden ist als das System zeigt. Der Überschuss erhöht den Lagerbestand.

Beispiel: Wenn das System 8 Stk zeigt und Sie 10 Stk gezählt haben, wird die Differenz von 2 Stk in den Inventur-Wareneingang (Überschuss) übernommen. Wenn Sie 6 Stk gezählt haben, geht die Differenz von 2 Stk in den Inventurfehlbestand.

Wiedereröffnen und Löschen

Bei einer geschlossenen Inventur stehen zusätzliche Schaltflächen zur Verfügung:

• Öffnen – öffnet die geschlossene Inventur wieder zur Bearbeitung. Sie können mit der Zählung fortfahren oder Fehler korrigieren.
• Löschen – löscht die Inventur dauerhaft. Nur für die letzte Inventur (höchste Dokumentnummer) und nur auf dem Desktop verfügbar.

Nützliche Hinweise

• Sie können mehrere offene Inventuren gleichzeitig haben.
• Jede Inventur ist an ein bestimmtes Lager gebunden.
• Der Inventurbestand wird automatisch (AJAX) gespeichert, sobald Sie Enter drücken oder außerhalb des Feldes klicken.
• Verwenden Sie die Suche, um Artikel schneller zu finden, statt durch die Liste zu scrollen.
• Schließen Sie die Inventur unbedingt ab, bevor Sie Wareneingänge für Überschuss/Fehlbestand erstellen.
• Exportieren Sie die Inventur nach Excel für zusätzliche Analyse oder Archivierung.
• Im Archivmodus (Ansicht früherer Jahre) können Inventurbestände nicht geändert und Inventuren nicht geschlossen werden.